Menu
Blog Werkgevers

Doorstaat uw arbeidsreglement een inspectie?

Doe de 4 checks
Werkgevers | 07 mei 2021 | Geschreven door Frederik Dhont

Een inspecteur van Toezicht op de sociale wetten komt bij uw onderneming over de vloer en wil graag een kopie van uw arbeidsreglement bekijken. 

Wat wordt het oordeel van de inspecteur: een duim omhoog of omlaag?

Doorstaat uw arbeidsreglement een inspectie?

Heeft u ooit een arbeidsreglement opgesteld om ‘in orde’ te zijn met de sociale wetgeving, maar ligt dat intussen al enige tijd stof te verzamelen in een lade? Dan zou een inspectie wel eens aan het licht kunnen brengen dat er wettelijk verplichte vermeldingen in ontbreken, want de sociale wetgeving stond de voorbije jaren niet stil. Naar gelang de ernst van de inbreuk krijgt u ofwel een waarschuwing en een strikte deadline om uw reglement in orde te brengen, ofwel een onmiddellijke boete.

Als u daarentegen uw arbeidsreglement  ziet als een verzekering tegen misverstanden en een voortdurend evoluerend communicatiemiddel met uw werknemers, dan heeft uw reglement meer kans om de test te doorstaan!

Doe daarom minstens elke twee jaar de volgende controles, zodat uw arbeidsreglement steeds in topvorm is om een inspectie te doorstaan:

 

Zijn alle verplichte vermeldingen opgenomen?

De betalingsmodaliteiten van het loon, de opzegtermijnen, de regels rond vakantie, een preventiebeleid voor psychosociale risico’s, … Het zijn maar enkele voorbeelden van vermeldingen die volgens de wet verplicht in een arbeidsreglement moeten staan. Wat betreft de arbeidsduur moeten de aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden, de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid worden vermeld.

Een volledige opsomming van alle verplichte vermeldingen vindt u hier.
Voorbeeld
Jan heeft zijn arbeidsreglement in 2010 opgesteld en het sindsdien nooit meer aangepast. Verwijzingen naar de nieuwe wetgeving over opzegtermijnen zijn er dus niet in te vinden, evenmin als het beleid van zijn bedrijf rond psychosociale risico's. Zijn arbeidsreglement vermeldt ook niet wie de dienstverlener van de elektronische archivering is, terwijl zijn werknemers hun loonfiches nochtans al enkele jaren via Doccle ontvangen. En dat zijn nog maar enkele voorbeelden.

Jan kan zijn arbeidsreglement best snel aanpassen, want het hinkt enorm achter op de werkelijkheid. Een eventuele inspectie afwachten is niet verstandig, want die zal hem een strikte timing opleggen om zijn reglement in orde te brengen. En mogelijk zelfs een onmiddellijke boete! Bovendien heeft Jan dan te lang een arbeidsreglement gehad dat nergens toe diende.

Wilt u uw oude arbeidsreglement inruilen voor een nieuw? Onze Securex experts maakten voor u een volledig document, met alle verplichte vermeldingen en een praktische  wegwijzerBestel het nu in onze e-Shop! Heeft u nog hulp nodig bij het invullen? Dan kunt u terecht bij uw Securex Legal Advisor of Consultant.


Zijn er specifieke regels nodig voor uw onderneming? 

Soms moet uw arbeidsreglement regels bevatten voor specifieke situaties in uw bedrijf, zoals inhaalrustdagen. Heeft u eraan gedacht om ook die regels in uw arbeidsreglement op te nemen?

Andere specifieke situaties, zoals camerabewaking, kunt u ook regelen in een ander document dan uw arbeidsreglement. Maar het voor deel om dit toch via uw arbeidsreglement te regelen, is dat u uw medewerkers slechts naar één centraal document moet verwijzen. Dat voorkomt misverstanden, want uw arbeidsreglement verzamelt dan alle rechten en plichten die in uw onderneming gelden.

Voorbeeld

Jan maakt gebruik van zogenaamde ‘glijdende’ werkroosters. Hij heeft daar specifieke regels over in zijn arbeidsreglement. Dit is perfect! Niet alleen is hij ‘in orde’, maar ook zijn personeel kan deze regels in het arbeidsreglement raadplegen.

Securex heeft bijlagen bij het arbeidsreglement uitgewerkt om specifieke situaties te regelen die u in uw arbeidsreglement moet aansnijden. Ze zijn ook voorhanden in onze e-Shop. Zo beschikt u over een arbeidsreglement dat perfect op uw bedrijf is afgestemd. Heeft u een woordje uitleg nodig? Contacteer uw Securex Legal Advisor of Consultant!


Denk ook aan nieuwe technologieën 

Sommige extra vermeldingen, bijvoorbeeld rond internetgebruik, zijn niet wettelijk verplicht in een arbeidsreglement maar in de praktijk wel populair omdat ze bijdragen tot een goede verstandhouding met het personeel. Het gaat om uitleg die een echte toegevoegde waarde geeft aan uw arbeidsreglement, zodat het een ultieme verzameldocument wordt met alle rechten en plichten in uw onderneming.

Voorbeeld

Jan ondervond veel reputatieschade voor zijn bedrijf, nadat één van zijn medewerker negatieve berichten plaatste op Facebook. Hij heeft daarom met zijn sociaal secretariaat een beleid uitgewerkt over het gebruik van sociale media. Dankzij dat beleid zijn de spelregels nu duidelijk en weet het personeel precies wat wordt getolereerd en wat niet.

De beste manier om uw bedrijf te beschermen is uw personeel schriftelijk te informeren door middel van het arbeidsreglement of een bijlage daarbij.


Procedure en bekendmakingsregels 

Een laatste check is of u de procedure voor de invoering/wijziging van het arbeidsreglement heeft gevolgd. Het is niet voldoende om een volledig document te hebben, de wet vereist dat u een specifieke procedure volgt. Die procedure verschilt naargelang u wel of niet een ondernemingsraad hebt.

Last but not least moet het reglement ook worden meegedeeld aan de werknemers en aan het Toezicht op de sociale wetten.

Voorbeeld

Jan heeft gedacht aan een beleid om de deelname van zijn personeel aan sociale media te regelen... maar volgde niet de procedure voor het wijzigen van het arbeidsreglement om het beleid in te voeren. Bovendien bezorgde hij geen kopie van de wijzigingen aan zijn werknemers. Zijn werknemers moeten juridisch gezien dus helemaal geen rekening houden met dit nieuw beleid.

Het woord procedure schrikt veel mensen af, maar dat is nergens voor nodig! In het pakket in onze Securex e-Shop vindt u naast een arbeidsreglement ook een wegwijzer en de alle proceduredocumenten. De formaliteiten hebben dan geen geheimen meer voor u!

En als u zich liever niet wilt bezighouden met de administratieve rompslomp, dan kunnen onze Securex Legal Advisors en Consultants u bijstaan.