Na een rekruteringsprocedure is het zover: je staat op het punt om je eerste medewerker in dienst te nemen. Een belangrijk moment voor je bedrijf. Een moment waarop je ook maar beter goed voorbereid bent op juridisch en administratief vlak. Als werkgever moet je immers voldoen aan deze zeven verplichtingen.
#1 De arbeidsovereenkomst
De arbeidsovereenkomst bepaalt duidelijk de arbeidsrelatie tussen de werkgever en de werknemer. Dat contract geeft beide partijen de zekerheid dat ze elk hun verplichtingen zullen nakomen en biedt tegelijkertijd een reeks garanties, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. De arbeidsovereenkomst bepaalt de functie van de werknemer, zijn uurrooster, zijn werkplek en zijn loon. Daarnaast legt ze de hiërarchische relatie met de werkgever vast.
Een arbeidsovereenkomst wordt opgesteld in twee exemplaren.
#2 Het arbeidsreglement
Het arbeidsreglement is verplicht en moet worden ingediend bij het regionale kantoor van de Arbeidsinspectie en de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten. Het arbeidsreglement bevat alle elementen die moeten zorgen voor de goede dagelijkse werking van het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan de uurroosters, de verloven, de rechten en plichten van de werknemers, maar ook aan sancties wanneer het reglement niet wordt nageleefd. Weet je niet goed hoe een arbeidsreglement in de vereiste vorm op te stellen? Jouw sociaal secretariaat beschikt over modeldocumenten en kan je daarbij helpen.
#3 De inschrijving bij de RSZ
Als werkgever moet je ingeschreven zijn bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid of RSZ. Iedere werknemer moet ook worden aangegeven bij de RSZ. De werkgever moet zorgen voor de afhouding van de werkgeversbijdragen bij de opstelling van de loonbrieven.
#4 De DIMONA-aangifte
De DIMONA-aangifte is een elektronisch bericht waarmee de werkgever elke in- en uitdiensttreding van een werknemer meedeelt aan de RSZ. Ze is verplicht voor alle werkgevers in de openbare en privésector.
#5 De verzekeringen
Een arbeidsongevallenverzekering is verplicht, zowel om de werknemer als de werkgever te beschermen. Als optie kun je uiteraard ook andere risico's verzekeren, zoals de burgerlijke aansprakelijkheid, een bestuurdersverzekering als jouw werknemer een bedrijfswagen heeft, enz.
#6 De aansluiting bij een vakantiefonds (voor arbeiders)
Het vakantiefonds berekent de duur van de vakantie en het bedrag van het vakantiegeld voor iedere werknemer op basis van de prestaties die hij in dat jaar heeft verricht. Voor bedienden wordt het recht op vakantie vastgelegd door de werkgever.
#7 De Externe Dienst voor Preventie en Bescherming
Om toe te zien op de gezondheid van het personeel en de naleving van de regels inzake welzijn op het werk, moet de werkgever een contract afsluiten met een externe dienst. Die dienst zal iedere werknemer ontmoeten en ook ter plaatse komen om na te gaan of alles in orde is.
Hulp nodig om al deze formaliteiten te vervullen? Securex staat voor je klaar om jou alle nodige ondersteuning te bieden in dit proces.
