Voorwaarden voor vrijwilligerswerk
Om een activiteit als vrijwilligerswerk te kunnen beschouwen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- De activiteit wordt uitgevoerd zonder vergoeding of verplichting.
- Ze wordt uitgevoerd ten voordele van één of meerdere personen, een groep, een organisatie of de gemeenschap.
- Ze wordt georganiseerd door een non-profitorganisatie (bv. een sportclub) en niet in familie- of privéverband.
- De vrijwilliger mag niet aan dezelfde organisatie gebonden zijn door een arbeidsovereenkomst, een dienstenovereenkomst of een statutaire aanstelling voor dezelfde activiteit.
Terugbetaling van de gemaakte kosten
Een vrijwilliger mag een vergoeding ontvangen voor onkosten die hij/zij daadwerkelijk heeft gemaakt voor de organisatie, maar die vergoeding mag in geen geval een beloning zijn voor het uitgevoerde werk.
Er zijn twee terugbetalingssystemen: de terugbetaling van werkelijke kosten en de forfaitaire terugbetaling.
Terugbetaling van werkelijke kosten
Vrijwilligers krijgen hun onkosten terugbetaald op vertoon van bewijsstukken (factuur, kasticket, treinticket enz.). In dat geval is er geen maximum dat moet worden gerespecteerd.
De organisatie moet een boekhouding bijhouden van die onkosten en de vrijwilligers om bewijsstukken en onkostendeclaraties vragen, met vermelding van ten minste de activiteit die de vergoeding rechtvaardigt en de datum.
Bovendien hoeft de vereniging daarvan geen aangifte te doen bij de RSZ of de belastingdienst.
Forfaitaire vergoeding
Voor 2025 is het maximumbedrag van die onkostenvergoeding € 42,31 per dag en € 1.692,51 per jaar (bedragen worden jaarlijks in januari geïndexeerd).
Verhoogde forfaitaire vergoeding
Het jaarlijkse plafond voor forfaitaire kosten kan worden verhoogd tot € 3.108,44 (bedrag voor 2025) voor bepaalde categorieën vrijwilligers:
- Sportfuncties: sporttrainer, -lesgever, -coach, -scheidsrechter, jeugdsportcoördinator, jurylid, steward, terreinverantwoordelijke, seingever (met uitzondering van vrijwilligers die een sociale of een bijstandsuitkering ontvangen: die mogen het standaardplafond niet overschrijden);
- Die dag/nachtoppas zijn bij hulpbehoevende mensen;
- Die niet-dringend liggend ziekenvervoer verzorgen (van of naar een ziekenhuis).
Eén vrijwilliger = één vergoedingssysteem
Tijdens hetzelfde kalenderjaar (of belastingjaar) mag een vrijwilliger slechts gebruikmaken van één soort vergoeding: ofwel de terugbetaling van werkelijke kosten, ofwel de forfaitaire vergoeding. Als hij of zij in meerdere verenigingen actief is, moet hij/zij ervoor zorgen dat hij/zij overal hetzelfde systeem toepast.
Het is echter mogelijk om de forfaitaire vergoeding te combineren met de vergoeding van werkelijke verplaatsingskosten voor maximaal 2.000 km per jaar.
De werkelijke verplaatsingskosten zijn vastgesteld op basis van de kilometervergoedingen die de overheid aan haar ambtenaren toekent. Die vergoedingen hangen af van het gebruikte vervoermiddel:
- Voor zakelijke verplaatsingen met een privéauto, -motorfiets of -bromfiets bedraagt de kilometervergoeding € 0,4309 (bedrag geldig van 1 juli 2025 tot en met 30 september 2025).
- Voor fietsen bedraagt de vergoeding € 0,36 per gereden kilometer (inkomsten 2025)
Voorbeeld
Nicole is vrijwillig coach bij haar sportclub, waar ze een forfaitaire vergoeding krijgt. Ze zit ook in de oudervereniging op de school van haar kinderen, waar ze ook kosten maakt. Ze zal er geen terugbetaling van werkelijke kosten kunnen vragen (behalve mogelijk voor verplaatsingskosten). Anderzijds kan ze er wel een forfaitaire onkostenvergoeding krijgen. Door de twee forfaits (club + vereniging) te combineren, moet ze voldoen aan de wettelijke plafonds:
- het dagelijkse plafond
- het jaarlijkse plafond
- en wordt er maximaal 2.000 km voor verplaatsingen terugbetaald.
Overschrijding van de maximumbedragen
Als de toegestane maxima worden overschreden, moet de vrijwilliger alle gemaakte kosten kunnen verantwoorden, en niet alleen de kosten die de vastgestelde maxima overschrijden. Als de vrijwilliger niet kan bewijzen dat al zijn of haar kosten zijn gemaakt, verliest die zijn/haar statuut als vrijwilliger. Die situatie kan leiden tot een herclassificatie van zijn/haar statuut als loontrekkende of zelfstandige. De ontvangen bedragen worden dan beschouwd als beroepsinkomsten en zijn onderworpen aan sociale bijdragen en inkomstenbelasting.
Voor meer informatie over vrijwilligerswerk, zie onze fiche.