Login
Service Contact Lex4You
Login

Auteursrechten en verloning: betekenis, kosten & voordelen

Voor alle werknemers die iets creëren

Bij auteursrechten denk je vermoedelijk aan schrijvers en kunstenaars. En toch zijn auteursrechten relevant voor jou als werkgever, want het is een heel voordelige manier om te verlonen. De belangrijkste voorwaarde? Je werknemers moeten een persoonlijke asset creëren. Maar architecten, web developers, marketers, fotografen en journalisten (en meer) doen dat ook. Ontdek alles over auteursrechten.  

Meer weten over slim verlonen? Download het gratis Ebook. 

Download het Ebook

Waarom je als werkgever auteursrechten kan overwegen

Je werknemer krijgt meer netto aan het einde van de maand aangezien auteursrechten worden belast aan 15% (roerende voorheffing).

Als werkgever kan je in samenspraak met je werknemer een lager brutoloon vastleggen zolang je het voorziene baremaloon respecteert (auteursrechten tellen hier niet bij mee).

Wat zijn auteursrechten?

Auteursrechten zijn een vorm van alternatief verlonen waarbij sommige werken van de werknemer aan de werkgever worden overgedragen. Die overdracht kan op een fiscaal vriendelijke manier vergoed worden, tot een bedrag van maximaal 64.070 euro (bedrag voor 2022). Dat is voordelig omdat de vergoeding beschouwd wordt als roerende inkomsten met een fiscaal tarief van 15%. 

Wie komt in aanmerking voor auteursrechten?

De auteurswet beschermt elk concreet werk dat via een intellectuele activiteit van een persoon een persoonlijke stempel heeft meegekregen: denk aan boeken, teksten, brochures, toneel, dans, opera, muziek, logo's, reclameborden, tv-programma’s, meubelen, kledij, scenario’s, strippersonages, bouwplannen, films, tekeningen, schilderijen, gebouwen, websites, beeldhouwwerken, foto’s …

Het gaat om het werk van auteurs, componisten, regisseurs, fotografen, schilders, maar ook architecten, web developers, grafisch ontwerpers, journalisten, marketeers. De wettelijke definitie stelt dat een werk auteursrechtelijke bescherming geniet zodra er sprake is van ‘originaliteit’.

Auteursrechten kunnen binnen verloning ingezet worden als je werknemer:

  • Teksten schrijft voor je website, brochures en campagnes
  • Grafisch materiaal zoals afbeeldingen, video’s of foto’s creëert
  • Werkt aan een softwareapplicatie of website voor je organisatie

Auteursrechten zijn dus een interessante manier om loonbeleid te optimaliseren. Hier vind je 5 andere tips om te snoeien in je personeelskosten.

Aan de slag met je verloning?

Slimmer verlonen doe je dankzij dit Ebook


Auteursrecht opeisen

Auteursrecht is minder formeel geregeld dan het merken- of octrooirecht. Het voordeel is dat een auteur sneller beschermd is. Je hoeft bijvoorbeeld geen copyright-teken (©) op je werk aan te brengen. 

Het nadeel is dat het moeilijker is om te bewijzen dat jij de (originele) auteur van een werk bent. Denk bijvoorbeeld aan een brochure of video. Daarom is het aangewezen om altijd je naam en de publicatiedatum te vermelden. In dat geval geldt er immers een wettelijk vermoeden dat jij de auteur bent.

Auteursrechten binnen een arbeidsovereenkomst

Binnen de relatie tussen werkgever en werknemer is het belangrijk om alles op een correcte manier op papier te zetten. Zo vermijd je discussies achteraf.

Het belangrijkste is om zeker de overdracht van auteursrechten van werknemer naar werkgever goed vast te leggen. Hierdoor ontvang je de auteursrechten als werkgever en kan je dus vrij beschikken over de creaties van je werknemer. Leg je de overdracht niet op papier vast, dan blijven de rechten bij je werknemer. Als jouw werknemer software ontwikkelt, zijn de regels net omgekeerd. Dan ben jij als werkgever in principe eigenaar van de auteursrechten. Maar ook dat kan je anders schriftelijk vastleggen.

Wil je als organisatie een deel van het loon uitbetalen in de vorm van auteursrechten? Dan volg je deze 5 stappen (en lees je het voorbeeld hieronder):

  1. Breng de activiteiten in kaart waarbij werknemers auteursrechtelijke werken creëren 
  2. Ga na hoeveel arbeidstijd je werknemer spendeert aan de creaties waarop er auteursrechten van toepassing zijn (in functie van verloning)
  3. Bepaal hoe je die werken zal vergoeden 
  4. Stel een cessie-contract op waarin je expliciet de overdrachtof licentie van auteursrecht voorziet en een specifieke vergoeding afspreekt 
    1. Ofwel voeg je individueel een clausule toe aan de arbeidsovereenkomst
    2. Ofwel regel je de overdracht collectief via een addendum in het arbeidsreglement. Het geldt dan voor alle personeelsleden. Tip: Vergeet alleen niet de procedure voor de wijziging van je arbeidsreglement te volgen voor alle werknemers die al bij jou in dienst zijn. Zorg ook voor een bewijs dat jouw werknemers op de hoogte zijn van die bepaling. Je laat ze dus best een ontvangstbewijs ondertekenen. 
  5. Verwerk de vergoeding van auteursrechten in je payroll: 
    1. Berekening van de vergoeding voor auteursrechten 
    2. Aangifte van de roerende voorheffing 
    3. Opmaak van de fiche 281.4 

Opgelet. Het toepassen van auteursrechten is niet altijd sluitend:

  • Klopt je verhouding tussen auteursrechten en verloning wel? 
  • Is je inschatting van welke activiteiten van toepassing zijn wel correct?

Om meer rechtszekerheid te hebben, kan je een ruling aanvragen. Securex helpt je vlot doorheen het volledige proces.

Verlonen via auteursrechten

Kies voor zekerheid en comfort


Impact van auteursrechten op verloning

Om het je helemaal duidelijk te maken, heb je hier 2 voorbeelden:

  • Hoe je de verhouding bepaalt van het werk dat via auteursrechten uitbetaald kan worden
  • Hoe voordelig auteursrechten zijn als vorm van verloning

Voorbeeld: verdeling verloning via auteursrechten

Je hebt een werknemer als desktop-publisher in dienst. Ze geeft brochures en presentaties vorm ter ondersteuning van sales. Dit omvat o.a. het creëren van visuals en beperkte tekstverwerking. Haar bruto maandloon is €4000 en werkt 5 dagen in de week voor jou.

Ga je na wat haar wekelijks takenpakket is, bereken je dat ze 4 dagen per week werkt aan creatieve opdrachten en 1 dag aan administratie, vergaderingen en opleidingen.

Het resultaat:

  • Haar creatieve tijdsbesteding is 80% (= 4/5) 
  • 1/4 van wat ze daarvoor krijgt, mag betaald worden via auteursrechten
  • 1/4 van 80% is 20% of €800

Je hebt dan 2 opties:

  • Je kan het brutoloon, in overleg met de werknemer verminderen tot €3.200. Dat kan enkel als die €3.200 minstens gelijk is aan het baremaloon voor die werknemer. Daarnaast betaal je maandelijks €800 aan auteursrechten. Netto houdt je werknemer hier meer aan over.
  • Of je behoudt het brutoloon van €4.000 en voorziet een loonsverhoging van bijvoorbeeld €1.000 per maand via auteursrechten.

Voorbeeld: verloning via auteursrechten

Nu, hoe voordelig is verlonen via auteursrechten? Een voorbeeld. Opnieuw starten we aan €4000 per maand, zonder en met auteursrechten.

De overheid voorziet ook een systeem van forfaitaire kosten die afgetrokken mogen worden. Voor de inkomsten geïnd in 2022 geldt:

  • 50% op de inkomstenschijf van € 0 tot € 17.090
  • 25% op de inkomstenschijf van € 17.090 tot € 34.170

Boven de € 34.170 kunnen er geen forfaitaire beroepskosten meer worden afgetrokken.

Dit betekent dat in onderstaand voorbeeld van het bedrag van €695,44 er een forfaitaire beroepskost van 50% wordt afgetrokken. De roerende voorheffing 15% wordt dus berekend op de helft van het belastbaar bedrag.


 

Zonder auteursrechten (in €)Met auteursrechten (in €)

 

 

Loon

Auteursrechten

Brutobedragen

4.000€

3.200€

800€

Bijdragen RSZ (13,07%)

-522,80€

-418,24€

-104,56€

Belastbaar bedrag

3.477,20€

2.781,76€

695,44€

Bedrijfsvoorheffing of roerende voorheffing

-982,41€

-650,18€

-52,16€ (15% van 50% van belastbaar bedrag)

Bijzondere bijdrage

-36,24€

-36,24€

/

Netto

2.458,55€

2.095,34€

643,28€

Netto totaal

2.458,55€

2.738,62€

Verschil

 

280,07€

Je werknemer houdt dus op het einde van de maand netto €280,07 (of 7%) meer over. 

Fiscale gevolgen

Het belangrijkste fiscale gevolg van een vergoeding van de auteursrechten is dat het een voordelige vorm van bijkomende verloning is, aangezien een deel van de prestatie aan 15% roerende  voorheffing belast wordt. Dat is een stuk voordeliger dan 35-50% bedrijfsvoorheffing onder het gewone stelsel en betekent natuurlijk dat de belastingdienst hier kritisch tegenover staat.

Belangrijk: De fiscus gaat waarschijnlijk auteursrechten vaker en strenger onder de loep nemen, omdat de regeling vermoedelijk te vaak of niet helemaal correct toegepast wordt. 

Wat betekent dat voor jou?

  • Zorg van bij de invoering voor een onderbouwd dossier, bijvoorbeeld met de steun van Securex. Dan voorkom je dat je na een vraag van de fiscale administratie op 1 maand tijd alle informatie moet verzamelen. Wat heb je nodig?
    • De schriftelijke overeenkomst met betrekking tot de overdracht van auteursrechten
    • Een gedetailleerde berekening van het verloningsmechanisme
    • Bewijs van het gecreëerde auteursrechtelijk beschermd werk en van het feit dat je dit werk effectief ook gebruikt.

Ook nog interessant om te weten:

  • Grenzen roerende voorheffing
  • Fiscale fiche voor auteursrechten

Grenzen roerende voorheffing

Tot het grensbedrag van €64.070 (inkomstenjaar 2022) zijn de inkomsten uit het afstaan van auteursrechten roerende inkomsten onderworpen aan 15% roerende voorheffing. De schijf boven dit bedrag wordt beschouwd als beroepsinkomsten en is onderworpen aan de standaardtarieven van de bedrijfsvoorheffing.

Fiscale fiche voor auteursrechten

Om de begunstigden (je werknemers) in staat te stellen naar behoren te voldoen aan hun aangifteplicht in de personenbelasting voert de fiscus de verplichting in om een fiscale fiche op te stellen voor inkomsten uit auteursrechten en naburige rechten. Met andere woorden, je bent als werkgever sinds 1 januari 2022 verplicht om een individuele fiche 281.45 en een samenvattende opgave 325.45 op te maken.

Vragen over je fiscale verplichtingen?

Onze Securex-experts staan voor je klaar


Auteursrechten invoeren doe je samen met Securex

Voer je samen met Securex auteursrechten in, krijg je altijd:

  • Correcte documentatie en modelcontracten
  • Een zorgvuldige berekening van welke verhouding van het loon kan worden uitbetaald  als auteursrechten

Verder heb je 2 opties:

  • Ofwel wil je echt 100% zekerheid, dan vragen we voor jou een ruling aan bij de FOD Financiën
  • Ofwel wens je voorlopig geen ruling aan te vragen

Als je kiest voor een ruling, krijg je naast een zekere gemoedsrust ook een rimpelloze uitvoering. Want wij nemen het volledige proces voor onze rekening. Reken op zo’n 3 tot 6 maanden vanaf het eerste gesprek tot en met de implementatie in je payroll.  

Wat is een ruling?

In sommige geval laat de Belgische wetgeving ruimte voor interpretatie. Ook bij auteursrechten is dat het geval. Om toch rechtszekerheid te hebben, kan je dan als onderneming een ruling aanvragen. De ‘Dienst voorafgaandelijke beslissingen’ binnen de FOD financiën gaat na of je geen regels overtreedt. Een ruling moet wel zelf aangevraagd worden. 

Je dient een dossier in, waarbij je de functies die in aanmerking komen opsomt, inclusief de weging van de auteursrechten. De dienst neemt vervolgens een beslissing en deelt je mee of hij daarmee akkoord gaat.. Na een positieve beslissing ben je als werkgever zo goed als zeker dat je interpretatie en uitvoering conform regelgeving zijn.

Nog meer over rulings:

  • Zo’n beslissing is in principe 5 jaar geldig. Daarna moet je opnieuw een ruling aanvragen, want de kans bestaat dat de wetgeving ondertussen wijzigde.
  • De behandeling van een ruling-aanvraag duurt ongeveer 1 maand.
Slimmer verlonen doe je met Securex

Download het gratis Ebook waarin je alle opties op een rij krijgt

Download het Ebook
Dit zou je ook kunnen interesseren: