Wat zijn auteursrechten?
Inkomsten uit auteursrechten zijn inkomsten uit de overdracht of licentieverlening van de gebruiksrechten op een creatief werk door de oorspronkelijke eigenaar, zijn erfgenamen of legatarissen van auteursrechten, inclusief naburige rechten en wettelijk voorgeschreven, verplichte licenties.
De rechten omvatten:
- Originele literaire of artistieke werken
- Uitvoeringen van uitvoerende kunstenaars (naburige rechten)
Vanaf 1 januari 2023 gaat het alleen om inkomsten uit de overdracht van auteursrechten op werken van letterkunde of kunst met het oog op de exploitatie of het daadwerkelijke gebruik van deze rechten.
Voor werkgevers zijn auteursrechten een vorm van alternatief verlonen waarbij je werknemer de rechten op specifieke werken aan jou overdraagt. Aangezien de wet auteursrechten ziet als roerende inkomsten, betaal je een fiscaal voordeliger tarief van 15% tot het grensbedrag van € 70.220 (inkomstenjaar 2023). De schijf daarboven wordt beschouwd als beroepsinkomsten en valt onder de progressieve standaardtarieven van de bedrijfsvoorheffing.
Wie komt in aanmerking voor auteursrechten?
Vanaf 1 januari 2023 is het toepassingsgebied van het auteursrecht beperkt tot houders van een kunstwerkattest. Als de auteur van een beschermd werk niet over zo’n attest beschikt, moet die nu het auteursrecht overdragen of in licentie geven aan een derde met het oog op mededeling aan het publiek, openbare uitvoering of reproductie.
Tot 2022 interpreteerden velen het begrip ‘auteursrecht’ namelijk te ruim in de praktijk. Daardoor gebruikten heel wat beroepsgroepen het voordelige auteursrechtregime:
- Architecten
- Webontwikkelaars
- Marketeers
- Fotografen
- Journalisten
- …
Daarom kreeg het auteursrechtregime een grondige hervorming. Het doel van deze hervorming was het toepassingsgebied en het maximum van het auteursrecht te beperken. Deze nieuwe maatregelen zijn van toepassing sinds 1 januari 2023.
Beperking van het maximumbedrag van de auteursrechten
Naast de invoering van een absoluut grensbedrag van € 70.220 (bedrag voor 2023), waarboven de inkomsten uit auteursrechten worden belast als beroepsinkomsten, worden 2 nieuwe plafonds ingevoerd:
- De vergoeding voor de overdracht van auteursrechten mag niet meer bedragen dan een bepaald percentage van de totale vergoeding, inclusief de vergoeding voor de verleende dienst. Dat percentage is 50% in 2023 (inkomstenjaar), 40% in 2024 en 30% in 2025. De rest ziet de fiscus als beroepsinkomen
- Het gemiddelde van je inkomsten uit de overdracht van auteursrechten of licentiekosten over de laatste 4 jaar (vóór de toepassing van het plafond en het percentage) mag niet hoger liggen dan het absolute maximum van € 70.220 (bedrag voor 2023)
Er is echter een overgangsregeling van een jaar ingevoerd voor iedereen die in 2022 al inkomsten uit auteursrechten ontving en die vanaf 2023 niet meer in aanmerking komt voor de nieuwe regeling. Zij genieten in 2023 nog van de voordelen van auteursrechten, maar met enkele beperkingen. Zo wordt onder meer het grensbedrag van € 70.220 (bedrag voor 2023) in de overgangsregeling gehalveerd tot € 35.110.
Auteursrechten binnen een arbeidsovereenkomst
Binnen de relatie tussen werkgever en werknemer is het belangrijk om alles op een correcte manier op papier te zetten. Zo vermijd je discussies achteraf.
Het belangrijkste is om zeker de overdracht van auteursrechten van werknemer naar werkgever goed vast te leggen. Hierdoor ontvang je de auteursrechten als werkgever en kan je dus vrij beschikken over de creaties van je werknemer. Leg je de overdracht niet op papier vast, dan blijven de rechten bij je werknemer.
Wil je als organisatie een deel van het loon uitbetalen in de vorm van auteursrechten? Dan volg je deze 5 stappen (en lees je het voorbeeld hieronder):
- Breng de activiteiten in kaart waarbij werknemers auteursrechtelijke werken creëren
- Ga na welk deel van de tijd je werknemer besteedt aan creatieve en niet-creatieve taken (creativiteitsratio)
- Bepaal hoe je die werken wil vergoeden
- Stel een cessie-contract op waarin je expliciet de overdracht of licentie van auteursrecht voorziet en een specifieke vergoeding afspreekt
a. Ofwel voeg je individueel een clausule toe aan de arbeidsovereenkomst
b. Ofwel regel je de overdracht collectief via een addendum in het arbeidsreglement. Het geldt dan voor alle personeelsleden. Tip: Vergeet alleen niet de procedure voor de wijziging van je arbeidsreglement te volgen voor alle werknemers die al bij jou in dienst zijn. Zorg ook voor een bewijs dat jouw werknemers op de hoogte zijn van die bepaling. Je laat ze dus best een ontvangstbewijs ondertekenen - Verwerk de vergoeding van auteursrechten in je payroll:
a. Berekening van de vergoeding voor auteursrechten
b. Aangifte van de roerende voorheffing
c. Opmaak van de fiche 281.45
Opgelet. Het toepassen van auteursrechten is niet altijd sluitend:
- Klopt je verhouding tussen auteursrechten en verloning wel?
- Is je inschatting van welke activiteiten van toepassing zijn wel correct?
Om meer rechtszekerheid te hebben, kan je een ruling aanvragen.
Voorbeeld: verdeling verloning via auteursrechten
Je hebt een werknemer als desktop-publisher in dienst. Ze geeft brochures en presentaties vorm ter ondersteuning van sales. Dat omvat onder andere de creatie van visuals en beperkte tekstverwerking. Haar bruto maandloon is € 4.000 en ze werkt 5 dagen in de week voor jou.
Als je nagaat wat haar wekelijks takenpakket is, bereken je dat ze 4 dagen per week werkt aan creatieve opdrachten en 1 dag aan administratie, vergaderingen en opleidingen.
Het resultaat:
- Haar creatieve tijdsbesteding is 80% (= 4/5)
- 1/4 van wat ze daarvoor krijgt, mag je betalen via auteursrechten
- 1/4 van 80% is 20% of € 800
Je hebt dan 2 opties:
- Je kan het brutoloon, in overleg met de werknemer verminderen tot € 3.200. Dat kan enkel als die € 3.200 minstens gelijk is aan het baremaloon voor die werknemer. Daarnaast betaal je maandelijks € 800 aan auteursrechten. Netto houdt je werknemer daar meer aan over
- Of je behoudt het brutoloon van € 4.000 en voorziet een loonsverhoging van bijvoorbeeld € 1.000 per maand via auteursrechten
Voorbeeld: verloning via auteursrechten
Opnieuw starten we aan € 4.000 per maand, zonder en met auteursrechten.
De overheid voorziet ook een systeem van forfaitaire kosten die je mag aftrekken. Voor de inkomsten geïnd in 2022 geldt:
- 50% op de inkomstenschijf van € 0 tot € 18.720
- 25% op de inkomstenschijf van € 18.720 tot € 37.450
Boven de € 34.170 kan je geen forfaitaire beroepskosten meer aftrekken.
Dit betekent dat de werkgever in onderstaand voorbeeld van het bedrag van € 695,44 een forfaitaire beroepskost van 50% aftrekt. De roerende voorheffing 15% wordt dus berekend op de helft van het belastbaar bedrag.
Zonder auteursrechten (in €) | Met auteursrechten (in €) | ||
| Loon | Auteursrechten | ||
| Brutobedragen | 4.000 | 3.200 | 800 |
| Bijdragen RSZ (13,07%) | -522,80 | -418,24 | -104,56 |
| Belastbaar bedrag | 3.477,20 | 2.781,76 | 695,44 |
| Bedrijfsvoorheffing of roerende voorheffing | -982,41 | -650,18 | -52,16 (15% van 50% van belastbaar bedrag) |
| Bijzondere bijdrage | -36,24 | -36,24 | / |
| Netto | 2.458,55 | 2.095,34 | 643,28 |
| Netto totaal | 2.458,55 | 2.738,62 | |
| Verschil | 280,07 | ||
Je werknemer houdt dus op het einde van de maand netto € 280,07 (of 7%) meer over.
In de overgangsregeling die in 2023 (inkomstenjaar) van toepassing is, verminderen de schijven voor de toepassing van de forfaitaire vergoeding met de helft. Dat geldt voor iedereen die in 2022 al inkomsten uit auteursrechten ontving, maar vanaf 1 januari 2023 niet meer in aanmerking komt voor de nieuwe regeling.
Fiscale gevolgen
Het belangrijkste fiscale gevolg van een vergoeding van de auteursrechten, is dat het een voordelige vorm van bijkomende verloning is aangezien een deel van de prestatie aan 15% roerende voorheffing belast wordt. Dat is een stuk voordeliger dan 35-50% bedrijfsvoorheffing onder het gewone stelsel en betekent natuurlijk dat de belastingdienst er kritisch tegenover staat.
Wat betekent dat voor jou?
- Zorg van bij de invoering voor een onderbouwd dossier, bijvoorbeeld met de steun van Securex. Dan voorkom je dat je na een vraag van de fiscale administratie op 1 maand tijd alle informatie moet verzamelen
- Wat heb je nodig?
- De schriftelijke overeenkomst met betrekking tot de overdracht van auteursrechten
- Een gedetailleerde berekening van het verloningsmechanisme
Bewijs van het gecreëerde auteursrechtelijk beschermd werk en van het feit dat je dit werk effectief ook gebruikt.Om de begunstigden (je werknemers) te helpen voldoen aan hun aangifteplicht in de personenbelasting, voert de fiscus de verplichting in om een fiscale fiche op te stellen voor inkomsten uit auteursrechten en naburige rechten. Met andere woorden, je bent als werkgever sinds 1 januari 2022 verplicht om een individuele fiche 281.45 en een samenvattende opgave 325.45 op te maken.
Auteursrechten invoeren doe je samen met Securex
Voer je samen met Securex auteursrechten in, krijg je altijd:
- Correcte documentatie en modelcontracten
- Een zorgvuldige berekening van welke verhouding van het loon kan worden uitbetaald als auteursrechten
Verder heb je 2 opties:
- Ofwel wil je echt 100% zekerheid, dan vragen we voor jou een ruling aan bij de FOD Financiën
- Ofwel wens je voorlopig geen ruling aan te vragen
Als je kiest voor een ruling, krijg je naast een zekere gemoedsrust ook een rimpelloze uitvoering. Want wij nemen het volledige proces voor onze rekening. Reken op zo’n 3 tot 6 maanden vanaf het eerste gesprek tot en met de implementatie in je payroll.
