Conditions pour être volontaire
Pour qu'une activité soit considérée comme du volontariat, les conditions suivantes doivent être remplies :
- L'activité est exercée sans rétribution, ni obligation
- Elle bénéficie à une ou plusieurs personnes, un groupe, une organisation ou la collectivité
- Elle est organisée par une organisation sans but lucratif (p. ex. un club sportif) et non dans un cadre familial ou privé
- Le volontaire ne doit pas être lié à la même organisation par un contrat de travail, un contrat de services ou une désignation statutaire pour la même activité
Remboursement des frais
Un volontaire peut recevoir un défraiement pour les frais réellement supportés pour l'organisation, mais ce défraiement ne doit en aucun cas constituer une rétribution pour le travail effectué.
Il existe deux systèmes de remboursement, à savoir le remboursement des frais réels et le remboursement forfaitaire.
Remboursement des frais réels
Le volontaire est remboursé de ses frais contre remise de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train…). Dans ce cas, il n’y a pas de plafond maximum à respecter.
L’organisation doit tenir une comptabilité de ces dépenses et demander aux volontaires des pièces justificatives et notes de frais reprenant au minimum l’activité qui justifie le remboursement et la date.
Par ailleurs, l’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc.
Défraiement forfaitaire
Pour l’année 2025, le montant maximum de ce défraiement est de 42,31 euros par jour et 1.692,51 euros par an (montants indexés annuellement en janvier).
Défraiement forfaitaire majoré
Le plafond annuel de défraiement forfaitaire peut être relevé à 3.108,44 € (montant 2025) pour certaines catégories de volontaires :
- Fonctions sportives : entraîneur, professeur, coach, coordinateur des sports pour les jeunes, arbitre, membre du jury, steward, responsable de terrain, signaleur (exception faite des volontaires qui perçoivent une allocation de sécurité sociale ou d’aide sociale : ceux-là ne peuvent pas dépasser le plafond standard).
- Qui exercent des gardes de jour/de nuit chez des personnes ;
- Qui assurent le transport médical non urgent de patients couchés (depuis ou vers un site hospitalier).
Un volontaire = un seul régime de défraiement
Durant une même année civile (ou fiscale), un volontaire ne peut bénéficier que d’un seul type de défraiement : soit le remboursement des frais réels, soit le forfait. S’il est actif dans plusieurs associations, il doit veiller à utiliser le même régime partout.
Néanmoins, il est possible de cumuler le défraiement forfaitaire avec le remboursement des frais de déplacement réels pour maximum 2000 kms par an.
Les frais réels de déplacements sont fixés sur la base des indemnités kilométriques octroyées par l'Etat à ses fonctionnaires. Ces indemnités varient en fonction du moyen de transport utilisé :
- Pour les déplacements professionnels effectués avec une voiture, motocyclette ou vélomoteur privés, l'indemnité kilométrique est de 0,4309 euros (montant valable du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2025 inclus)
- En cas d'utilisation d'un vélo, elle est de 0,36 euros par kilomètre entamé (revenus 2025)
Exemple
Nicole est coach bénévole dans son club sportif, où elle est défrayée au forfait. Elle s’engage aussi dans l’association de parents de l’école de ses enfants, où elle occasionne également des frais. Elle ne pourra pas y demander un remboursement au réel (sauf éventuellement pour les frais de déplacement). En revanche, elle peut y être défrayée forfaitairement. En combinant les deux forfaits (club + association), elle doit respecter les plafonds légaux :
- Le plafond journalier
- Le plafond annuel
- Et un maximum de 2000 km de déplacements remboursables.
Dépassement des montants maximum
En cas de dépassement des plafonds autorisés, le volontaire doit être en mesure de justifier l’intégralité des frais engagés, et non uniquement ceux excédant les limites fixées. À défaut de pouvoir prouver la réalité de l’ensemble de ses dépenses, il perd sa qualité de volontaire. Cette situation peut entraîner une requalification de son statut, soit en tant que salarié, soit en tant qu’indépendant. Les montants perçus seront alors considérés comme des revenus professionnels et soumis aux cotisations sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.
Pour en savoir plus sur le volontariat, consultez notre fiche.