Principe fondamental : pas de proratisation si respect des jours fixés
Selon la réglementation en vigueur, les entreprises sont tenues de verser une indemnité annuelle correspondant à minimum 10 fois l'indemnité mensuelle pour les programmes en alternance comprenant entre 40% et 60% de jours en entreprise sur le cycle d'études.
L'entreprise doit avoir versé l'intégralité de l'indemnité annuelle minimale fixée en fin d'année académique, à condition que l'étudiant ait effectivement presté le nombre de jours d'immersion stipulé dans la convention cadre d'alternance.
Incapacité de travail
Lorsque l'étudiant a été en incapacité de travail mais a compensé ses jours d'absence en entreprise, aucune proratisation de l'indemnité ne peut être appliquée puisque la totalité des jours d'immersion prévus a été effectuée. En revanche, si les jours d'absence ne sont pas récupérés, une proratisation devient possible.
Périodes d'examens et de blocus
Aucune proratisation ne peut être effectuée durant les blocus et examens. L'alternant conserve son droit à l'indemnité annuelle complète s'il a accompli l'ensemble des jours d'immersion stipulés dans la convention d'alternance.
Vacances scolaires
Les vacances scolaires n'empêchent pas l'étudiant d'atteindre le nombre de jours d'immersion prévu. Durant ces périodes, l'horaire hebdomadaire complet en entreprise doit être maintenu selon les modalités définies dans la convention d'alternance. Par conséquent, aucune proratisation de l'indemnité mensuelle n'est justifiée.
Congés payés
Les congés payés constituent un droit acquis qui doit être rémunéré par l'entreprise. Ces jours sont intégrés dans le forfait annuel et ne peuvent donner lieu à une proratisation. Ils doivent être pris pendant les périodes d'immersion en entreprise prévues au calendrier académique.
Signature tardive de la convention d’alternance (hors première bachelier)
Quand la convention cadre d'alternance est conclue tardivement à la suite des difficultés de l'étudiant à trouver une entreprise d'accueil en début d'année académique, il est possible de prévoir une compensation des jours d'immersion manqués pendant les mois de juillet et/ou août. Cette approche garantit le respect du volume total de jours d'immersion stipulé dans la convention.
Si l'étudiant accomplit le même nombre de jours d'immersion qu'un étudiant ayant débuté dès septembre, il conserve son droit à l'indemnité annuelle minimale intégrale. L'indemnité annuelle sera alors divisée par le nombre de mois d’immersion repris dans la convention d’alternance afin d’obtenir la somme à verser chaque mois à l’étudiant.
En revanche, si le nombre de jours prestés reste inférieur à celui d'un autre étudiant du même cursus, l'entreprise peut procéder à une proratisation de l'indemnité.
Démarrage différé de l’immersion professionnelle (hors première bachelier)
Certains programmes prévoient un début d'immersion décalé dans l'année, par exemple en octobre ou novembre. Malgré ce démarrage tardif, l'entreprise reste obligée de verser la totalité du montant annuel minimum avant la fin de l'année académique.
Le calcul s'effectue en divisant l'indemnité annuelle totale par le nombre réel de mois d'immersion prévus dans la convention, ce qui détermine le montant mensuel à verser à l'alternant.
Début d’immersion en première année de bachelier
La législation exige que l'immersion ne commence qu'après validation d'au moins 30 crédits par l'étudiant. L'obligation de versement d'indemnités ne débute donc qu'avec l'application effective de l’alternance. Par conséquent, si l’immersion débute en février, l'entreprise versera l'indemnité mensuelle de février à juin inclus.
Mois de juillet et août
Si aucune activité n'est prévue (ni cours théoriques ni immersion pratique) durant juillet et août, l'entreprise n'est pas tenue de verser d'indemnité pour ces mois.
En revanche, si des activités d'apprentissage sont organisées durant cette période, l'indemnité mensuelle s'obtient en divisant l'indemnité annuelle par le nombre total de mois d'immersion.
Exemple
Un étudiant de master en immersion de septembre à juillet percevra 9.440 € / 11 mois = 858,18 € mensuels.
Méthode de calcul en cas d'absences non compensées (recommandée)
Le calcul doit être effectué sur une base annuelle afin d’éviter toute forme de discrimination. Ce choix permet de garantir une cohérence des montants et d’éviter les écarts liés à une approche mensuelle.
Exemple de calcul sur base annuelle
Considérons un étudiant en master devant effectuer 95 jours d'immersion sur les 10 mois de l'année académique 2025-2026. Le calcul de la perte d'indemnisation se fait comme suit :
- Indemnité journalière : 9.440 € ÷ 95 jours = 99,37 € par jour
- Absence de 3 jours en octobre : 99,37 € × 3 jours = 298,11 €
- Indemnité d'octobre après déduction : 944 € - 298,11 € = 645,89 €
Cette méthode garantit une application uniforme du calcul de proratisation. Que l'absence survienne en octobre, en février ou en mai, la déduction sera systématiquement identique, assurant ainsi une parfaite équité entre tous les alternants.
Exemple avec un calcul sur base mensuelle (à éviter)
Scénario 1 - Octobre 2025
Un alternant tombe malade 3 jours durant son mois d'octobre 2025 alors qu'il a 13 jours d'immersion à devoir réaliser. L'indemnité mensuelle, pour l'année 2025-2026 est de 944 €. Ainsi, le résultat du calcul suivant : 944 € mensuels /13 jours correspond à un montant de 72,62 € par jour. L'absence de 3 jours entrainerait une perte d'indemnisation pour le mois d'octobre de 217,86 €
Scénario 2 - Avril 2026
L’alternant tombe malade un jour au cours du mois d'avril 2026 qui ne comprend que 2 jours d'immersion à effectuer, un jour d'immersion équivaudrait à 944 €/2 jours = 472 €. La perte d'indemnité serait dès lors plus importante si l'étudiant en alternance était malade en avril, ce qui est discriminatoire.