Daarnaast zijn er nog dingen waarop je moet letten bij je keuze. Want niet iedere boekhouder of accountant past bij jou of jouw activiteiten. De zeven stappen hieronder zetten je op weg.
1. Zoek het niet te ver
Vraag of iemand in jouw netwerk een goede boekhouder kent. En vraag meteen ook waarom die persoon tevreden is. Let wel: iedereen heeft andere eisen en verwachtingen. Klikt het niet? Zoek dan een andere boekhouder.
En denk ook aan de afstand. Je verspilt tijd als een bezoek aan jouw boekhouder een hele dag inneemt.
2. Ga voor een erkende expert
Iemand met een diploma economie kan wel overweg met cijfers, maar is niet automatisch een goede boekhouder. Controleer dus of jouw kandidaat erkend is door een van de volgende beroepsinstituten:
- boekhouders: www.bibf.be
- accountants: www.iec-iab.be
- bedrijfsrevisoren: www.ibr-ire.be
Al die boekhouders en accountants volgden nog een bijkomende opleiding en scholen zich continu bij. Zo kan je zeker zijn dat ze jouw dossier correct, veilig en discreet behandelen.
3. Neem je tijd
Idealiter staat jouw boekhouder je voor lange tijd bij. Kies dus niet de eerste de beste. Ga eens langs bij boekhouders die je aanspreken. En praat met hen over alles wat je belangrijk vindt en verwacht. Controleer of ze voeling hebben met jouw expertise of sector. En of ze actief luisteren en mee nadenken over jouw plannen.
Ten slotte: begrijp je alles wat ze zeggen? Advies in mensentaal is cruciaal.
4. Bepaal je verwachtingen
De meeste boekhouders en accountants nemen de volledige boekhouding op zich. Je kan er op elk moment bij terecht met vragen en voor advies. Wil je alleen jouw jaarrekening laten opmaken en doe je de rest liever zelf? Bespreek dat dan eerst en maak duidelijke afspraken over wie wat doet.
5. Kies voor een passende werkwijze
Vraag na hoe de boekhouders werken en vergelijk dat met jouw wensen:
- Hoe vaak wil je samenzitten?
- Hoe bereikbaar is jouw boekhouder?
- Wanneer en hoe levert jij jouw boekhoudkundige stukken aan?
In deze digitale tijd maakt IT de boekhouding eenvoudiger. Kies dus geen boekhouder die alles manueel overtypt en jouw dossier alleen op zijn harde schijf bewaart. Want tegenwoordig sturen banken jouw rekeninguittreksels digitaal door en is jouw dossier 24/7 online beschikbaar. Bespreek dat goed met potentiële boekhouders. Want een werkwijze die niet aansluit bij jouw verwachtingen, lokt alleen frustratie uit.
6. Denk aan de prijs
Hoewel je jouw keuze beter niet laat afhangen van de prijs, is die wel belangrijk. Er zijn drie betaalsystemen:
- forfait: je betaalt een afgesproken bedrag, meestal per kwartaal.
- uurtarief: je vergoedt jouw boekhouder voor de gepresteerde uren.
- combinatie: je legt een vast tarief neer voor basisactiviteiten en een uurtarief voor extra werk.
Kies het systeem dat het beste bij je past. En onthoud: een goede boekhouder is de investering zeker waard. Hij zorgt ervoor dat je helemaal in orde bent en optimaliseert jouw fiscaliteit. En hij geeft je tijd terug voor jouw kernactiviteiten die meer opbrengen. Bovendien zijn boekhoudkosten volledig fiscaal aftrekbaar als beroepskosten.
7. Hou de touwtjes in handen
Onthoud dat je best mag veranderen van boekhouder of accountant. Is jouw kleine onderneming bijvoorbeeld uitgegroeid tot een grote vennootschap en is jouw boekhouder niet helemaal mee? Dan is het tijd voor een switch. Begin weer bij stap 1.
