Menu
Blog Ondernemers

Hoe uw dagelijkse werking digitaliseren

Ondernemers | 02 april 2020 | Geschreven door Oliver Op de Beeck

Dankzij de technologische vooruitgang het voorbije decennium, zijn de meeste instanties in staat om van thuis uit te werken. Hoe simuleert u uw kantoor op het wereldwijde web? Ik geef u een overzicht van handige tools. 

Hoe uw dagelijkse werking digitaliseren
1. De koffieklets in de keukenSociaal contact is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werking van een bedrijf. Hoe zorgt u ervoor dat de moraal goed blijft? Dankzij een tool als Slack of Microsoft Teams kunt u ‘kamers’ maken voor uw bedrijf waarin uw medewerkers kunnen spreken. Hierdoor blijven teams onderling op de hoogte van alle ontwikkelingen en vermijdt u dat er communicatieproblemen ontstaan. 

Het is opportuun dat u huisregels opmaakt voor deze tool, anders loopt u het risico dat de koffieklets een hele dag duurt. 

Voor een structuur van kamers kunt u volgende template gebruiken:
  1. Nieuwskanaal waarin u ontwikkelingen kan melden binnen het bedrijf
  2. Koffiehoek waar medewerkers een praatje kunnen slaan
  3. Onderverdeling van kanalen volgens team-structuur, zo kan u een kanaal maken voor marketing, sales, boekhouding en dergelijke
  4. Inspiratiehoekje, dit is een kanaal waarin u interessante artikels kan delen met uw team. Zo zorgt u ervoor dat uw team blijft bijleren, ook in deze moeilijke periode
Vraag dat uw team een berichtje nalaat in het relevante kanaal als ze bijvoorbeeld een uurtje pauze nemen om te eten of gaan wandelen met de hond. Zo is iedereen op de hoogte. 


2. Digitale meetingsFace-to-face contact is onvervangbaar, maar u kunt in de buurt komen door uw afspraken digitaal te houden. Zo kunt u tools gebruiken zoals Skype, Zoom of Google Meet om videogesprekken op te zetten. Dit is persoonlijker dan alleen te bellen.

Uw klanten zullen ook appreciĆ«ren dat u maatregelen neemt om niet met hun fysiek in contact te komen in tijden waar iedereen besmet kan worden. 

Ook hier gelden een aantal spelregels:
  1. Zoek een rustige ruimte om uw gesprek te voeren
  2. Kleed u aan zoals u normaal een meeting zou houden
  3. Hou rekening met uw achtergrond, ruim wat op zodat u een professionele indruk geeft
  4. Is het videogesprek met meerdere personen? Demp uw microfoon tot u iets moet zeggen, zo stoort u niet met eventuele geluiden

De huidige coronamaatregelen vormen een opportuniteit voor elk bedrijf om te herzien hoe ze dagdagelijks werken. Door een deel van uw zaak nu te digitaliseren, bent u beter voorbereid op de toekomst. Dit kan ook een moment zijn om te evalueren welke medewerkers vaker van thuis uit mogen werken. 

Heeft u nog verdere vragen?

  Contacteer ons