Wie zijn wij?
Groep Securex vzw, deel uitmakend van de economische entiteit Groep Securex, kortweg Securex, waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in België, te 1040 Brussel, Tervurenlaan 43, btw BE0419.678.319, RPR Brussel en die bereikbaar is via telefoon op het nr. + 32 2 729 92 11, en via e-mail op het adres info@securex.be
Securex is een internationale speler op het vlak van sociale administratie en HR voor particulieren, starters, zelfstandigen, kmo's en grote ondernemingen. Als full-service HR-partner zetten wij in op het welzijn en talent van werknemers, medewerkers, klanten en zelfstandigen. Duurzame inzetbaarheid is belangrijk, voor iedereen. Daarom ontwikkelen we diverse oplossingen om betrokkenen preventief en proactief te ondersteunen.
Securex ontwikkelt en beheert hierbij eveneens diverse HR-managementoplossingen die ondernemers en bedrijven en hun werknemers helpen om hun belangrijkste HR-processen te stroomlijnen en te ondersteunen.
Dit document heeft betrekking op de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer je onze jobsite bezoekt, wanneer je ons persoonsgegevens bezorgt als kandidaat voor een openstaande vacature of bij een spontane sollicitatie of wanneer we jouw gegevens via een derde bekomen hebben als mogelijke kandidaat voor een betrekking.
Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens
Securex hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en aan jouw feedback.
Persoonsgegevens worden door Securex verwerkt in overeenstemming met de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna GDPR) naar aanleiding van jouw bezoek aan onze jobsite of jouw sollicitatie ter versterking voor één van onze teams van enthousiaste professionals in de realisatie of ondersteuning van onze dienstverlening naar onze klanten toe.
Jouw persoonsgegevens worden verwerkt omwille van volgende doeleinden:
- Rekrutering & selectie: het vinden en aanwerven van geschikte experts en/of professionals, het doorlopen van het volledige aanwervingstraject en het voorbereiden van onboarding
- Inzicht in competenties: het verkrijgen van inzicht in vaardigheden, vereisten en professionele interesses en verwachting van kandidaten
- Screening & matchen: het screenen, evalueren en selecteren van kandidaat om de juiste expert of professional aan de juiste opdracht en/of functie toe te wijzen
- Wervingsreserve: het aanleggen van een wervingsreserve aan kandidaat-experts en professionals die interesse hebben om werknemer te worden van Securex (enkel mits jouw expliciete toestemming)
- Communicatie over vacatures: jou contacteren indien we denken dat een openstaande vacature of functie interessant kan zijn voor jou
- Beveiliging en misbruikpreventie: het monitoren van het gebruik van toepassingen of platformen en om misbruik te voorkomen en de betrouwbaarheid en veiligheid van onze dienstverlening te waarborgen
- Kwaliteitsverbetering: jou eventueel bevragen over jouw ervaringen met onze diensten en onze processen om onze communicatie, dienstverlening en rekruteringsproces verder te ontwikkelen en verbeteren
- Rapportering en statistieken: voor interne rapportering en statistische doeleinden, waarbij gegevens zoveel mogelijk geanonimiseerd worden.
Juridische grondslag voor de verwerking
De uitvoering van overeenkomst of om op basis van jouw verzoek om tot een overeenkomst te komen is de rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de volgende activiteiten:
- Voor de beoordeling van jouw CV en motivatiebrief
- Voor de communicatie over selectiecriteria en de eigenlijke aanwervingsprocedure
- Voor de organisatie en uitvoering van interviews en assessments
De rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens berust op het gerechtvaardigd belang van Securex om:
- Jouw gegevens te bewaren voor het aanleggen van een wervingsreserve
- Zijn bedrijfsvoering optimaal te organiseren, beheren, beschermen en verbeteren
- Het gebruik van zijn sites en applicaties en zijn processen te analyseren en verbeteren
- Kandidaten te helpen bij de ontwikkeling van hun professionele activiteiten en noden en verwachtingen van de betrokken partijen te matchen
Indien bepaalde gegevens moeten worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting, kan dit eveneens de rechtsgrond zijn voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan bv ter controle van arbeidsvergunningen of wanneer voor bepaalde vacatures aan wettelijke eisen moet voldaan worden en attesten, erkenningen of diploma’s moeten verwerkt worden.
Wanneer het tot een overeenkomst komt tussen jou en Securex, gaan we jouw persoonsgegevens ook verwerken in uitvoering en opvolging van de overeenkomst en de wettelijke verplichtingen hierbij.
Categorieën van betrokkenen
Securex verwerkt hierbij persoonsgegevens van kandidaat werknemers van Securex, van effectief voor bepaalde functies geïnteresseerde kandidaten of van algemene kandidaten, naar aanleiding van een spontane sollicitatie.
Jouw persoonsgegevens kunnen hierbij rechtstreeks door jouzelf aangeleverd worden, of onrechtstreeks door een andere organisatie of partner die ons ondersteunt in de zoektocht naar een geschikt profiel. We kunnen jouw gegevens eveneens verzameld hebben in onze zoektocht naar mogelijke kandidaten en experts, waarbij we ons baseren op de informatie die we online vinden door jouw gebruik van sociale media of andere platformen of openbaar beschikbare bronnen om jou vervolgens te contacteren voor een specifieke vacature.
Categorieën van verwerkte gegevens
Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene).
Securex verwerkt of kan o.a. de volgende gegevens verwerken in kader van rekrutering en selectie:
- Persoonlijke identificatiegegevens (voor- en achternaam, geboortedatum…)
- Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres, …)
- Opleidingen en beroepsgegevens (loopbaan, werkgever(s), functie(s), ervaring, referenties…)
- Gegevens met betrekking tot verwachtingen (contract, verloning…)
- Resultaten van testen, screenings en assessments
- Gerechtelijke gegevens: indien er een wettelijke verplichting is voor een vacature, bv. blanco strafregister
Bewaartermijn van de gegevens
Securex bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de verwerkingsdoeleinden en/of zolang de wet dat vereist. Zonder eigenlijke overeenkomst of opdracht kunnen we jouw persoonsgegevens tot 2 jaar na ons laatste betekenisvol contact bewaren. Indien het tot een overeenkomst kwam, worden jouw persoonsgegevens met betrekking tot deze overeenkomst bewaard tot 10 jaar na beëindiging van de laatste overeenkomst.
Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
Overeenkomstig de geldende wetgeving zorgt Securex voor een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens. Deze maatregelen omvatten de technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van, de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
Securex wijst er niettemin op dat geen enkel beveiligingssysteem 100% veiligheid kan waarborgen. Je kunt echter steeds met ons contact opnemen voor alle vragen over de vertrouwelijkheid en veiligheid van jouw persoonsgegevens.
Ontvangers van gegevens
Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt en gedeeld met medewerkers die hiervoor bevoegd voor zijn en een rechtstreeks rol hebben in het aanwervings- en selectieproces, dit in functie van de voorziene doeleinden.
Bepaalde van jouw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan onderaannemers die bepaalde diensten verlenen in de strikte context van een onderaannemingscontract en met als enig doel Securex de nodige technische bijstand te verlenen.
Jouw persoonsgegevens kunnen ook doorgegeven worden aan de HR-afdeling of aan een manager van een andere juridische entiteit van de economische groep Securex wanneer dit noodzakelijk of nuttig zou zijn voor Securex, ter voorbereiding van of in uitvoering van een opdracht of overeenkomst, en enkel wanneer dit in jouw voordeel kan zijn.
Tenzij anders overeengekomen worden jouw gegevens nooit gedeeld met klanten, prospecten of andere derden.
Het kan in uitzonderlijke gevallen ook gebeuren dat Securex bepaalde persoonsgegevens moet doorgeven aan de toezichthoudende autoriteiten, aan onze advocaten, aan onze deskundigen of aan gerechtelijke instanties.
Doorgifte van gegevens aan derde landen
Securex geeft geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte.
Indien een gegevensoverdracht naar een land buiten de EER toch noodzakelijk mocht zijn voor de uitvoering van de prestaties of dienstverlening, om de continuïteit te waarborgen, zal Securex of de betrokken onderaannemer passende waarborgen treffen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en ervoor zorgen dat er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor de betrokkenen beschikbaar zijn.
Om te garanderen dat er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor de betrokkenen zijn, kan de verwerking en doorgifte dan enkel onder één van volgende voorwaarden:
- De doorgifte is naar landen die een passend beschermingsniveau bieden op basis van adequaatheids-besluiten van de Europese Commissie
- De doorgifte is naar een (sub-)verwerker waarop bindende bedrijfsregels (Binding Corporate Rules) van toepassing zijn. Deze bedrijfsregels garanderen een passend beschermingsniveau
- De doorgifte is naar een (sub-)verwerker waar bijkomend een modelovereenkomst ter beschikking gesteld door de Europese Commissie mee afgesloten werd (Standard Contractual Clauses, cf. (EU) 2021/914 of 4 June 2021) en waar voorafgaand eveneens een bijkomende risicoanalyse werd voor uitgevoerd. De contractuele bepalingen en eventuele bijkomende maatregelen na een voorafgaande risicoanalyse of data transfer impact assessment moeten dan de nodige garanties bieden inzake gegevensbescherming.
Als er geen passende waarborgen zijn over het beschermingsniveau, zal Securex geen persoonsgegevens (laten) doorgeven naar dergelijke derde landen, tenzij na toestemming van de betrokkene.
Jouw rechten
Je kan kennisnemen van de gegevens die Securex Outsourcing verwerkt en ze desgevallend laten verbeteren door middel van een gedateerd en ondertekend verzoek, dat samen met een kopie van de recto van jouw identiteitskaart via e-mail wordt verstuurd naar het adres privacy@securex.eu of via de post naar Groep Securex, Data Protection Officer, Tervurenlaan 43, 1040 Brussel.
Je kan je bovendien volgens dezelfde modaliteiten, en binnen de grenzen die worden vastgesteld door de AVG, verzetten tegen de gegevensverwerking of vragen dat die verwerking wordt beperkt. Je kan ook vragen dat jouw gegevens worden gewist of overgedragen. Meer informatie kan op hetzelfde adres worden verkregen.
Als je van mening bent dat er een inbreuk gepleegd wordt met betrekking tot de verwerking of jouw rechten, kan je desgevallend een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.