De werknemer die van zijn recht op betaald educatief verlof gebruik wil maken, moet zijn werkgever daarover inlichten door hem het inschrijvingsgetuigschrift van de school of het vormingsinstituut te overhandigen. Dat inschrijvingsgetuigschrift moet het uurrooster van de gevolgde cursussen en de benaming van de opleiding vermelden.
Om het verlof collectief te kunnen plannen, moeten alle aanvragen voor betaald educatief verlof ten laatste op 31 oktober van elk schooljaar bij de werkgever ingediend worden. Indien de werknemer zich pas na 31 oktober inschrijft of de opleiding pas na 31 oktober aanvangt of wanneer de werknemer van werkgever verandert, moet de aanvraag voor betaald educatief verlof ten laatste 15 dagen na de inschrijving of na de verandering van werkgever ingediend worden.
Indien de wijziging van werkgever zich voordoet in de loop van het schooljaar, dient de werknemer aan zijn nieuwe werkgever een attest te overhandigen. Dit attest preciseert het aantal uren betaald educatief verlof dat genomen is wanneer de werknemer bij de vorige werkgever was tewerkgesteld.
Wanneer bij laattijdige inschrijving of bij wijziging van werkgever de termijn van 15 dagen niet is gerespecteerd kan de werkgever het aantal uren educatief verlof verminderen in functie van de laattijdigheid van de inschrijving.
De werknemer brengt zo snel mogelijk zijn werkgever van de voorziene afwezigheden op de hoogte, zodat deze laatste de activiteiten van de onderneming kan plannen.
Vervolgens moet de werknemer getuigschriften van nauwgezetheid aan zijn werkgever overmaken, waaruit blijkt dat hij de lessen regelmatig volgt.
De werknemer die zijn opleiding tijdens het jaar stopzet of onderbreekt, moet zijn werkgever hiervan ten laatste binnen 5 dagen op de hoogte brengen.
Indien de werknemer zijn recht op betaald educatief verlof wil gebruiken om zijn examens van de tweede zittijd voor te bereiden en af te leggen, moet hij tot slot een getuigschrift van tweede zittijd aan zijn werkgever overhandigen. Dit getuigschrift toont aan dat hij aan deze examens moet deelnemen en vermeldt eveneens de data van de examens.