Tip 1. Formuleer het doel van het functioneringsgesprek
“Bepaal op voorhand wat de doelstellingen zijn van het gesprek. Waarom wil je je medewerker spreken? Wat wil je uit het gesprek halen? Bereid een aantal open vragen voor, en geef die op voorhand door aan je medewerker. Zo heeft die ook de tijd om daarover na te denken, en zorg je ervoor als leidinggevende dat er een dialoog ontstaat en geen eenrichtingsverkeer.
🎯Wat ik hierbij zeker wil benadrukken: beperk je tot één doel per gesprek. Dat is bijvoorbeeld ontwikkeling in de functie, of loopbaanverwachtingen, of verloning … Maar nooit een combinatie.”
Tip 2. Ontkoppel ontwikkeling van centen
“Dit sluit hierbij aan: heb het nooit in éénzelfde gesprek over én ontwikkeling én centen. Dat is een ander doel, dus ander gesprek. Een POP-gesprek (Persoonlijk OntwikkelingsPlan) gaat over ontwikkeling. Je stelt vragen zoals: ‘Hoe zie jij je tussen dit en vijf jaar evolueren in je job? Welke inspanningen wil je daarvoor leveren? En hoe kan ik als leidinggevende je daarbij ondersteunen?’
Zodra er geld ter sprake komt, verschuift de dynamiek, en gaan medewerkers zich doorgaans defensiever opstellen. Hangt er een bonus aan een bepaalde opleiding? Natuurlijk zal je medewerker die volgen. Maar of die opleiding dan effectief zal bijdragen tot groei? Waarschijnlijk niet.
⛓️💥Daarom is het echt belangrijk om die twee los te koppelen. Als er geen sprake is van geld, dan gaan je medewerkers zich kwetsbaarder en meer open durven opstellen, praten over hun verbeterpunten, welke inspanningen ze zelf willen leveren …”
Tip 3. Werk niet met scores op het evaluatiegesprek
“De grootste valkuil: je medewerkers evalueren met scores. Dat leidt alleen maar tot problemen. Waarom? Je mist nuance. ‘Net niet zeer goed’ is niet hetzelfde als ‘gewoon goed’. En toch valt dat allemaal onder een score van 3 op 5. Daarnaast vragen scores om vergelijkingen. ‘Waarom scoort An óók een 4 op 5 op stiptheid terwijl ik opmerkelijk vaker op tijd was dan haar?’ Van dit soort situaties wordt niemand blij.
In plaats daarvan voer je een open gesprek met gerichte vragen. ‘Hoe zie jij jouw professionele toekomst? Wat wil je dit jaar bereiken?’ Of als je wil bijsturen: ‘Ik zie dat je in die richting wil evolueren, maar op basis van een aantal concrete observaties stel ik vast dat je nog behoefte heb aan ondersteuning. Wat kunnen we daaraan doen?’”
🪙Er is één situatie waarin cijfers wel werken, en dat is bij bonussen of loonopslag. Dan heb je het niet over ontwikkeling, maar over bereiken van vooraf geformuleerde, heldere, en becijferde doelstellingen. In het begin van het jaar spreek je de doelstellingen af op bedrijfs-, team-, of individueel niveau. Bijvoorbeeld rond omzetgroei of klanttevredenheid. Doel bereikt? Dan volgt automatisch en transparant ook de bonus of loonsverhoging.
Tip 4. Elk gesprek is een kans om feedback te geven
“Eén formeel gesprek per jaar is niet genoeg. Je hebt er op z’n minst twee: één over doelstellingen gekoppeld met loon, één over competentie-ontwikkeling. Maar nog beter is om als leidinggevende tussendoor en regelmatig de vinger aan de pols te houden.
Iedere one-to-one met je medewerker is een kans om feedback te geven. ‘Je was te laat vandaag, hoe kunnen we dit vermijden in de toekomst?’ Maar geef vooral ook positieve feedback. ‘Dat was een pertinente opmerking daarnet in de meeting’. De context hoeft ook niet altijd formeel te zijn, een snelle opmerking aan de koffiemachine geeft je medewerkers ook al richting.
🗪 Want niets zo vervelend dan als medewerker een heel jaar geen feedback te krijgen, en dan tijdens het evaluatiegesprek te horen dat je niet goed bezig bent. Dat is een gemiste kans als leidinggevende.”
Tip 5. Werk aan je feedbackskills
“Als leidinggevende zat feedback geven wellicht niet in je lessenpakket op school. Logisch dus dat dat met vallen en opstaan gaat. Gelukkig kan je dit wel leren.”
- Vraag ook zelf om feedback. “Beoordeel niet enkel het functioneren van je medewerkers, maar vraag ook wat zij vinden van dat van jou. ‘Wat kan ik beter doen naar jou toe?’ ‘Is dit een goede aanpak voor jou?’”
- Pas je feedback aan aan de medewerker. “Er bestaat geen one size fit’s all voor evaluatiegesprekken. De ene heeft nu eenmaal een taaier vel dan de ander. Pas je toon en bewoordingen aan aan wie je voor je hebt, en vraag wat ze vonden van je manier van feedback geven.”
- Richt je feedback op de toekomst. “Feedforward in plaats van feedback. Aan het verleden kan je niets meer veranderen. Op de toekomst heb je wel nog grip. Door te focussen op oplossingen of opvolging in de toekomst, vermijd je dat evaluatiegesprekken verzanden in ‘jij hebt dat gedaan’ versus ‘ik heb dat niet gedaan’.
🎓Verder aan de slag met prestatiemanagement? Volg de opleiding ‘POP-gesprekken: de sleutel tot motivatie en prestatie’ voor nog meer concrete tools.
Maximaliseer het potentieel van je team met POP-gesprekken: Bereid je voor op effectieve en motiverende POP-gesprekken
