'Ploegenarbeid-bis': een pro rata variant
In mei 2024 voerde de wetgever de regeling “ploegenarbeid-bis” in. Het doel hiervan was voorkomen dat bedrijven waar de omvang van het werk in opeenvolgende ploegendiensten niet altijd gelijkwaardig is, de vrijstelling helemaal zouden verliezen.
In de bis-variant wordt het criterium dat opeenvolgende ploegen hetzelfde werk moeten doen qua omvang uit de definitie gehaald.
Hierdoor kan de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid ook worden toegepast wanneer de omvang van het werk niet gelijk is.
De bis-regeling bevat een correctiefactor die afhangt van het verschil in grootte tussen de ploegen. Het bedrag van de vrijstelling moet dan wel pro rata verminderd worden naarmate het verschil in omvang van het werk tussen de opeenvolgende ploegen groter wordt. Hoe groter het verschil, hoe lager de vrijstelling.
Lees meer over de vier stappen van deze berekening: "Hoeveel bedraagt de vrijstelling?"
Deze ploegenarbeid-bis-regeling betreft een tijdelijke maatregel die van toepassing is van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2026.
Maandelijkse keuze
De klassieke regeling voor ploegenarbeid en de bis-variant blijven naast elkaar bestaan. Als werkgever moet je elke maand kiezen welke vrijstellingsregeling je wilt toepassen.
Als je bedrijf meerdere ploegenstelsels heeft, moet je elke maand voor elk stelsel bepalen of het onder de klassieke regeling of de bis-variant valt. De toepasselijke regeling kan dus van maand tot maand en van ploeg tot ploeg verschillen.
Je bedoeling als werkgever is bepalend
Om te bepalen of de klassieke of de bis-variant moet worden toegepast, is het belangrijk om je intentie als werkgever te achterhalen. Die intentie blijkt uit je werkplanning.
Meer info: "Pas de juiste variant voor ploegenarbeid toe en vermijd boetes"
Tolerantie voor gevallen van overmacht
De invoering van de bis-variant mag niet leiden tot een starre interpretatie van de vrijstelling voor klassieke ploegenarbeid. Het was nooit de bedoeling van de wetgever om te eisen dat opeenvolgende ploegen exact hetzelfde werk verrichten qua omvang. Een eenmalige afwijking, bijvoorbeeld door de afwezigheid van een werknemer (wegens ziekte) of door een mechanisch defect, mag niet automatisch leiden tot de toepassing van de bis-variant. Daarom is een zekere flexibiliteit vereist bij het beoordelen van deze voorwaarde, vooral in het geval van gebeurtenissen buiten de wil van de werkgever.
Het blijft wel belangrijk om steeds te kijken naar de bedoeling van de werkgever.
Tolerantie van 10%
In deze context staat de circulaire een verschil in omvang van het werk tussen opeenvolgende ploegen toe van maximaal 10%.
Als het verschil op elke werkdag van de maand binnen deze marge van 10% blijft, mag de werkgever voor die maand de vrijstelling voor "klassieke" ploegenarbeid toepassen.
Naleving van de één derde-norm
Dat betekent dat hetzelfde bedrijf beide regelingen tegelijk kan toepassen, op voorwaarde evenwel dat het de één derde-norm voor elke regeling afzonderlijk berekent.
De prestaties van verschillende soorten vrijstelling voor dezelfde maand mogen namelijk niet worden samengeteld bij het bepalen van de één derde-norm.
Er is echter een uitzondering op dit principe. Uren die zouden zijn gewerkt in een klassiek ploegenstelsel en in een klassiek stelsel van volcontinuarbeid mogen worden samengeteld bij het berekenen van de één derde-norm. Hetzelfde geldt als de werknemer onder de bis-variant van deze twee regelingen heeft gewerkt.
Tot slot, als een werknemer in dezelfde maand aan de voorwaarde van de één derde-norm voldoet in de twee stelsels, dan mag de vrijstelling niet voor beide stelsels worden toegepast.
Je mag immers maar één stelsel toepassen voor de maand in kwestie, en de bezoldiging van een werknemer mag elke maand maar voor één soort vrijstelling in aanmerking worden genomen.
Ons advies: zorg ervoor dat je voldoet aan de voorwaarden voor het toepassen van de vrijstelling
De arbeidsregeling moet aan een aantal voorwaarden voldoen om door de belastingdienst als ploegenarbeid te worden beschouwd.
Praktisch gezien betekent dit dat je elke maand moet beoordelen of elk ploegenstelsel nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor klassieke ploegenarbeid.
Let er ook op dat je je beoordeling van de omvang van het werk documenteert.
In dit verband wijst de circulaire erop dat het niet toegestaan is een ploeg kunstmatig op te splitsen, met als enige doel te voldoen aan de voorwaarden voor het toepassen van de vrijstelling.
Mogelijkheid van toepassing van de bis-variant op klassieke stelsels
Als werkgever kun je dus de klassieke variant voor ploegenarbeid toepassen op stelsels die voldoen aan de definitie van klassieke ploegenarbeid, en de bis-variant op de andere stelsels.
Maar je hebt ook de mogelijkheid om de bis-variant toe te passen op al je ploegenstelsels, inclusief de stelsels die onder de klassieke regeling vallen. Dit kan een interessante optie zijn, vooral als sommige van je werknemers afwisselend in verschillende stelsels werken.
Dit alternatief wordt geïllustreerd met een concreet voorbeeld in de circulaire van 30 juli 2025.
De nachtploeg wel of niet meerekenen?
Stel dat het werk in jouw bedrijf is georganiseerd in een stelsel van drie opeenvolgende ploegen: de vroege ploeg, de late ploeg en de nachtploeg. Als deze ploegen hetzelfde werk doen, maar de omvang van het werk verschilt, dan moet je als werkgever elke maand beslissen of:
- je de nachtploeg opneemt in het ploegenstelsel;
- je de nachtploeg uitsluit van het ploegenstelsel.
Neem je de nachtploeg op in het ploegenstelsel?
In dat geval mag je de vrijstelling voor ploegenarbeid-bis toepassen op de in aanmerking komende bezoldigingen van de werknemers van de drie ploegen (als aan alle andere voorwaarden is voldaan).
De correctiefactor wordt dan berekend rekening houdend met de omvang van het werk verricht door de drie ploegen.
Sluit je de nachtploeg uit van het ploegenstelsel?
In dat geval mag je de vrijstelling voor ploegenarbeid-bis alleen toepassen op de in aanmerking komende bezoldiging van de werknemers in de vroege en de late ploeg (uiteraard als aan alle andere voorwaarden is voldaan). De correctiefactor wordt dan berekend zonder rekening te houden met de nachtploeg.
Daarnaast kun je de vrijstelling voor nachtarbeid toepassen op werknemers van de nachtploeg waarvoor de één derde-norm vervuld is.
Er zijn echter grenzen aan deze keuzevrijheid, die worden geïllustreerd in de circulaire.
Uitzendbureau
De hierboven vermelde regels zijn ook van toepassing op uitzendarbeid. In het geval van uitzendarbeid wordt het uitzendbureau gelijkgesteld met de onderneming die de werknemer tewerkstelt.
Bijgevolg moeten de ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid en die uitzendkrachten ter beschikking stellen van de werkgever voor elke werkdag en voor elke uitzendkracht gedetailleerde informatie ontvangen over de omvang van het werk en het verschil in omvang. De correctiefactor moet ook elke maand aan hen worden meegedeeld. Dit alles brengt een aanzienlijke administratieve last met zich mee.