Verplichtingen e-facturatie
E-facturatie (ook elektronische facturatie, digitale facturatie of e-invoicing genoemd) is de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en kopers in een geïntegreerd elektronisch formaat, in plaats van op papier.
De bestandene, digitale facturatie of e-invoicing genoemd) is de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en kopers in een geïntegreerd elektronisch formaat, in plaats van op papier.
De bestanden die digitaal uitgewisseld worden, noemen we e-facturen.
Deze nieuwe manier van factureren kent heel wat voordelen:
- Tijdwinst – het zal minder tijd vergen om je financiële administratie op orde te houden
- Minder kans op factuurfraude – je weet namelijk met zekerheid met wie je zakendoet
- Snellere betaling van uitgaande facturen - wat goed is voor jouw cash-flow
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.
Heb je een actief btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op jouw onderneming van toepassing. Er zijn slechts een beperkt aantal uitzonderingen.
Voor welke B2B-handelingen geldt de verplichting niet?
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant.
Er zijn enkele beperkte uitzonderingen op dit principe:
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor:
-
gefailleerde btw-plichtigen,
-
ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten,
-
niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs indien ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd,
-
forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028).
-
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor:
- ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten,
- niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs indien ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd.
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek.
Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet. Maar opgelet: je moet wel de gestructureerde elektronische facturen van jouw leveranciers kunnen ontvangen. Je moet dus wel degelijk je systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.
Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties.
Hoe kun je zien of een onderneming btw-plichtig is? Dat kun je voor elke onderneming in België consulteren in de kruispuntbank ondernemingen (KBO). Als de onderneming btw-plichtig is, staat onder de rubriek ‘Hoedanigheden’ de vermelding: ‘Onderworpen aan btw - Sinds [datum]’.
De e-factuur in het kort:
- Wordt elektronisch gemaakt, verzonden en ontvangen met facturatiesoftware
- Is een volledig digitaal bestand (in xml.), geen scan
- Bestaat uit gestructureerde data
- Wordt veilig verzonden via Peppol (of een ander beveiligd netwerk)
Een e-factuur is een digitaal tekstbestand in XML-formaat dat telkens is opgebouwd volgens een vaste en universele structuur; UBL (Universal Business Language). Concreet betekent dit dat de belangrijkste factuurgegevens (leveranciers- en klantgegevens, factuurnummer, datum, bedragen en productinformatie) bij elke e-factuur op dezelfde manier worden vastgelegd.
Deze vaste structuur zorgt ervoor dat softwarepakketten de elektronische facturen volautomatisch kunnen inlezen en verwerken.
Een gescande papieren factuur of een pdf is geen e-factuur, ondanks dat een pdf een digitaal bestand is. Softwarepakketten voor facturatie en boekhouding kunnen dit soort digitale bestanden niet volautomatisch inlezen en verwerken. Voor een e-factuur is dat wel het geval.
E-facturen worden verstuurd via een beveiligd netwerk. In België en vele andere landen wordt vooral het Peppol-netwerk gebruikt. Ook wel afgekort als Peppol.
Voor e-facturatie heb je in eerste instantie facturatiesoftware nodig die toegang geeft tot Peppol en in staat is om e-facturen volgens de juiste specificaties op te stellen. Dat is niet mogelijk met de gebruikelijke kantoorsoftware zoals Word of Excel.
De toegang tot het Peppol-netwerk is nodig om de e-facturen volgens de juiste standaarden te verzenden en te ontvangen.
Van zodra jij als ondernemer e-facturatiesoftware gebruikt, kan deze ook gekoppeld worden met de software van je accountant. Zodoende krijgt ook jouw accountant toegang tot de nodige gegevens om je dossier up-to-date te houden, zonder nog handmatig te moeten overtypen in het boekhoudpakket.
Heeft dit een impact op de prijs die je betaalt voor de diensten die jouw accountant levert? Neen, in principe niet, maar… de tijdwinst die jouw accountant boekt dankzij het automatiseren van boekhoudkundige processen biedt in de regel wel extra ruimte om jou als klant beter te begeleiden.
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een afsprakenkader en beveiligd netwerk om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen.
Het Peppol-netwerk is ontwikkeld met de steun van de Europese Commissie. Het aantal landen dat gebruikmaakt van Peppol groeit voortdurend– niet enkel in Europa, maar wereldwijd.
Je bent accountant, op zoek naar de ideale facturatiesoftware voor jouw klanten?
Kijk dan zeker eens naar Billit. Naast de facturatiesoftware voor ondernemers biedt Billit een gratis portaal voor accountants waar alle de e-facturen van je klanten (verkoop- en aankoopfacturen) samenkomen en volledig automatisch geëxporteerd kunnen worden naar jouw boekhoudpakket. Billit koppelt al met 35 boekhoudpakketten, dus die van jou zal er vast ook tussen zitten.
Wil je starten met Billit als accountantskantoor? Klik hier
Je bent zelfstandige of freelancer en werkt samen met een accountantskantoor? Stem met je accountant af welke facturatiesoftware goed aansluit op hun systemen. Securex raadt je aan om je volledige facturatiestroom van inkomsten tot uitgaven te beheren via een oplossing die:
- Het maken van facturen en offertes simpel maakt
- Aankoopfacturen en bonnetjes volledig digitaliseert
- Gemakkelijk te koppelen is aan je (zakelijke)bankrekening
- Simpel te koppelen is aan het boekhoudpakket van je accountant
+3.500 accountantskantoren in België kozen ervoor om met Billit te werken omdat deze oplossing moeiteloos communiceert met de 35 meest gebruikte boekhoudpakketten in België.
Wil je als zelfstandige of freelancer starten met Billit? Klik hier
Je bent een kmo en werkt samen met een accountantskantoor? Stem met je accountant af welke facturatiesoftware goed aansluit op hun systemen. Let er voor jezelf op dat jouw facturatieoplossing voldoet aan de volgende vereisten:
- Maximaal automatiseren van administratieve taken
- Eenvoudig opmaken en versturen van e-facturen naar klanten
- Opmaken van je facturen, offertes en bestelbonnen in jouw eigen huisstijl
- Volledig automatiseren van betalingen en betalingsherinneringen
- Makkelijk koppelen van je facturatiesoftware met de andere softwarepakketten die je gebruikt, om je bedrijfsprocessen optimaal te stroomlijnen.
130.000+ gebruikers en 75.000+ bedrijven kozen al voor het facturatieplatform van Billit om hun digitale facturenstroom conform de nieuwe standaarden via het Peppol-netwerk veilig te versturen en te ontvangen.
Wil je als kmo starten met Billit? Klik hier
Je bent zelfstandige of freelancer en werkt niet samen met een accountantskantoor?
De facturatiesoftware van Accountable is een logische keuze voor jou.
Wil je starten met Accountable? Klik hier
Zowel klanten als niet-klanten van Securex kunnen gebruikmaken van het exclusieve aanbod om Billit 12 maanden gratis uit te proberen. Via deze link kan je je eenvoudig aanmelden.
Tijdens die gratis proefperiode kan je Billit gebruiken voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Je kiest zelf hoe je je facturen verstuurt: via het e-facturatienetwerk of, indien nodig, gewoon per e-mail (bijvoorbeeld naar particulieren of niet-btw-plichtige organisaties).
Na de eerste 12 maanden neemt Billit contact met je op om te vragen of je het abonnement wil voortzetten. Je kiest dan zelf de formule die het best bij jouw situatie past. De tarieven starten vanaf €7,50 per maand.
Heb je nog bijkomende vragen over de werking van Billit of e-facturatie in het algemeen? Raadpleeg dan zeker de website van Billit. Daar vind je meer informatie en kan je je inschrijven voor online infosessies.
Facturatiesoftware 120% aftrekbaar
Om de overgang te vergemakkelijken, geeft de Belgische overheid elke eenmanszaak en kmo een kostenaftrek van 120% in de inkomstenbelasting voor gestructureerde elektronische facturatie.
Voor grotere bedrijven geldt hetzelfde principe, maar dan in de vorm van een investeringsaftrek.
Concreet gaat het om kosten voor e-facturatiesoftware zoals Billit of advies in e-facturatie.
De maatregel geldt voor het belastbaar tijdperk 2024 tot en met 2027. Om maximaal je kosten voor e-facturatiesoftware te kunnen aftrekken, kan je er dus best vroeg mee beginnen.
Onderstaande entiteiten van Securex bieden momenteel al e-facturen aan via Peppol:
- Sociaal Secretariaat Securex
(deze lijst wordt direct bijgewerkt zodra er een Securex entiteit is toegevoegd)
Van zodra je als klant geregistreerd bent als Peppol gebruiker (doordat je een facturatieoplossing gebruikt die toegang geeft tot het Peppol-netwerk), zorgt Securex ervoor dat de facturen van de Securex entiteiten waar jij klant bent automatisch via het Peppol-netwerk bij jou in je facturatieoplossing afgeleverd worden. In sommige gevallen (zoals bij Billit het geval is) is het vervolgens mogelijk om je facturen één voor één vanuit Billit te betalen, of (nog veel gemakkelijker) meerdere facturen tegelijk in één keer te betalen.
Naast de e-factuur zijn facturen van Securex ook nog altijd beschikbaar in pdf-formaat via het klantenportaal MySecurex.
Let op: facturen in pdf-formaat zijn geen officiële e-facturen en zijn enkel informatief!
Je ontvangt geen facturen van het Sociaal Verzekeringsfonds via Peppol omdat die geen facturen versturen maar vervaldagberichten. Een vervaldagbericht informeert enkel over de afloop van een contract. Indien je niet tijdig betaalt, zal het contract worden stopgezet. Een factuur vraagt expliciet om een betaling voor specifieke datum voor de levering van een dienst of product.
Let op: Wanneer je niet ingaat op het betalingsverzoek van Securex (via het vervaldagbericht), dan loop je het risico dat je als klant niet langer beschermd bent tegen het verlies van inkomsten vanwege langdurige ziekte of een arbeidsongeval. Het is dus aangeraden deze betalingsverzoeken niet te negeren.
Het KB over de verplichte invoering van gestructureerde elektronische facturatie is gepubliceerd op 14 juli 2025. Het vermeldt de sancties voor het niet naleven van deze wettelijke verplichting:
- 1.500 euro boete voor een eerste overtreding
- 3.000 euro boete voor een tweede overtreding
- 5.000 euro boete vanaf een derde overtreding
Toch begin je altijd met een waarschuwing. Je onderneming krijgt vervolgens maximaal drie maanden de tijd om alles op orde te brengen.
FOD Financiën bevestigt bovendien tolerant op te treden in de eerste drie maanden van 2026. Lees er hier meer over.