Aanmeldingsprocedure: verplicht
Om misbruiken te voorkomen, moeten projecten en programma’s van onderzoek en ontwikkeling (O&O) sinds 1 januari 2014 verplicht en voorafgaand worden aangemeld bij de Programmatorische Federale Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid, kortweg “BELSPO”.
Volgende informatie moet daarbij gegeven worden:
- Identificatie van de schuldenaar van bedrijfsvoorheffing
- Beschrijving van het project of programma waarbij moet worden aangetoond dat het gaat om fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling
- De verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma
Deze aanmelding dient te gebeuren via een elektronische tool die BELSPO hiervoor ter beschikking stelt op zijn website.
Op de aanmelding volgt geen goedkeuring of recht. De werkgever is zelf verantwoordelijk voor wat geregistreerd wordt. De FOD Financiën bepaalt via controles achteraf of de vrijstelling van toepassing is of niet.
Let op: er dient een aanmelding te worden gedaan per ondernemingsnummer
Voorafgaande aanmelding: nieuw standpunt sinds 1 augustus 2023
De aanmelding van een project of programma moest oorspronkelijk niet noodzakelijk voorafgaand aan de opstart van een nieuwe activiteit van O&O gebeuren, maar de toepassing van de fiscale vrijstelling kon echter pas vanaf die datum van aanmelding worden toegepast.
De fiscus heeft recent een circulaire gepubliceerd [1] waarmee dit administratief standpunt wordt gewijzigd. Voortaan kan je de vrijstelling voor O&O enkel nog toepassen voor bezoldigingen van personeel tewerkgesteld in projecten die werden aangemeld bij BELSPO vóór hun aanvangsdatum met vermelding van alle verplichte gegevens. Indien de aanmelding van het project gebeurt na de aanvangsdatum, gaat het recht op de vrijstelling voortaan volledig verloren, ook voor de periode na de datum van aanmelding.
Nieuwe richtlijnen voor de aanmelding sinds 2025
Belspo en de FOD Financiën hebben recent hun procedures inzake de aanmelding van projecten en programma’s beter op elkaar afgestemd. Als gevolg daarvan zijn volgende nieuwe richtlijnen van toepassing vanaf 2025:
- Elk project of programma kan voortaan nog slechts één keer worden aangemeld. Het is dus niet toegestaan om eenzelfde project of programma meerdere keren aan te melden. Ook kopieën van eerder aangemelde projecten of programma’s met een beperkte inhoudelijke wijziging zijn niet meer mogelijk op straffe van verlies van het fiscaal voordeel
- Het project of programma moet een betekenisvolle titel hebben waaruit de inhoud ervan kan worden afgeleid
- Een project of programma dat al aangemeld werd, kan niet opnieuw worden aangemeld. De aanmeldingsgegevens kunnen wel nog steeds bijgewerkt worden. Ook de theoretische einddatum van een eerder aangemelde project of programma kan worden aangepast. De einddatum kan wel niet onbeperkt worden uitgesteld
- Voor een correcte inschatting van de duur van een project of programma kan je je best baseren op de gangbare praktijken voor het uitvoeren van O&O binnen de sector waarin jouw onderneming actief is. Onredelijk lange termijnen worden niet aanvaard
- Als een programma meerdere projecten omvat, komt de startdatum die in de aanmelding wordt genomen overeen met de startdatum van het eerste project en is de theoretische einddatum de geplande einddatum van het laatste project. Om discussies bij een controle te vermijden, kan je best een lijst bij te houden van de verschillende projecten die deel uitmaken van het programma
- De belastingplichtige moet het bewijs leveren dat een project of programma werd aangemeld vóór de startdatum. Achteraf worden fiscale controles uitgevoerd. Daarom wordt het sterk aangeraden om bij de registratie van een wijziging in de aanmelding van het project of programma een bewijs te bewaren (bv. een print screen) van de toestand van het dossier voor en na de wijziging.
Adviesaanvraag: facultatief
Wie op korte termijn rechtszekerheid wenst over de vraag of een project/ programma of een diploma al dan niet in aanmerking komt voor de vrijstelling, kan het voorafgaand advies van BELSPO vragen. Deze mogelijkheid kan aangekruist worden in de elektronische tool tijdens de aanmelding van het project [2].
Het voordeel van dergelijke adviesaanvraag is dat de BELSPO in dat geval een bindend advies geeft over de geldigheid van het project/ programma of diploma binnen een termijn van drie maanden.
De voorafgaande adviesaanvraag is (in tegenstelling tot de aanmelding van het project) niet verplicht, maar desgevallend wel bindend.
Nieuwe procedure voor adviezen sinds 2025
Ook inzake de adviesprocedure bestaan sinds 2025 nieuwe spelregels:
De adviesaanvraag zal voortaan uit twee aparte delen bestaan:
- advies over de aard van de onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's enerzijds
- advies over de in aanmerking komende diploma's anderzijds
Deze twee adviezen kunnen samen of afzonderlijk worden aangevraagd.
[1] Circulaire 2023/C/49 over het tijdstip van aanmelding bij de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers.
[2] Indien je geen gebruik hebt gemaakt van deze mogelijkheid tijdens de aanmelding van het project, kan je dit nog steeds op een later tijdstip doen (eveneens via het aanvinken van deze mogelijkheid in de elektronische tool). Dit stelt je in de mogelijkheid om voor ieder verzoek van de administratie te rechtvaardigen dat jouw onderneming wel degelijk wetenschappelijk onderzoek verricht.