Aanmeldings- en goedkeuringsprocedure
Teneinde misbruiken te voorkomen, moeten (nieuwe) projecten en programma’s van onderzoek en ontwikkeling vanaf 1 januari 2014 [1] vooraf aangemeld worden bij de Programmatorische Federale Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid (kortweg “BELSPO”). Volgende informatie moet daarbij opgegeven worden:
- Identificatie van de schuldenaar van bedrijfsvoorheffing
- Beschrijving van het project of programma waarbij moet worden aangetoond dat het gaat om fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling
- De verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma
De aanmelding van het project dient niet noodzakelijk voorafgaand aan de opstart van een nieuwe activiteit van onderzoek en/of ontwikkeling te gebeuren, maar de toepassing van de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing kan echter pas vanaf de datum van aanmelding van het project worden toegepast.
Nieuw standpunt fiscus vanaf 1 augustus 2023
De fiscus heeft recent echter een circulaire gepubliceerd [2] waarmee het naar aanleiding van recente rechtspraak van het Hof van Cassatie haar administratieve standpunt hieromtrent wijzigt. Voortaan kan je de vrijstelling voor onderzoek en ontwikkeling enkel nog toepassen voor bezoldigingen van personeel tewerkgesteld in projecten die werden aangemeld bij BELSPO vóór hun aanvangsdatum met vermelding van alle verplichte gegevens. Indien de aanmelding van het project gebeurt na de aanvangsdatum, gaat het recht op vrijstelling voortaan volledig verloren, ook voor de periode na de datum van aanmelding.
De fiscus voorziet in haar circulaire wel in een overgangsregeling. De strengere nieuwe interpretatie zal maar gelden voor aanmeldingen van projecten die gebeuren vanaf 1 augustus 2023. Dit houdt in dat:
- Projecten die starten na 1 augustus 2023, vóór hun aanvangsdatum moeten worden aangemeld
- Projecten die lopende zijn maar nog niet – met alle verplichte vermeldingen - aangemeld werden, vóór 1 augustus 2023 dienen te worden aangemeld om nog te kunnen genieten van de vrijstelling op de bezoldigingen met betrekking tot de periode na de datum van aanmelding
- Voor projecten die op volledige wijze worden aangemeld vóór 1 augustus 2023 wijzigt er niets en blijft de vrijstelling van toepassing, ook al gebeurde de aanmelding van het project maar na de aanvangsdatum
Bovenvermelde aanmelding dient te gebeuren via een elektronische tool die BELSPO hiervoor ter beschikking stelt op zijn website.
Op de website van BELSPO vind je bovendien richtlijnen voor de aanmelding van jouw projecten en programma’s van onderzoek en ontwikkeling. Deze richtlijnen houden zoveel mogelijk rekening met het gewijzigd standpunt van de fiscus inzake het tijdstip van aanmelding. In de komende tijd wordt echter nog een antwoord van de fiscus verwacht met betrekking tot een aantal onduidelijkheden. Wij houden jou hier vanzelfsprekend van op de hoogte.
Op de aanmelding volgt geen goedkeuring of recht. Het bedrijf is zelf verantwoordelijk voor wat geregistreerd wordt. De FOD Financiën bepaalt via controles a posteriori of de vrijstelling van toepassing is of niet.
Let op! Er dient een aanmelding te worden gedaan per ondernemingsnummer!
Let op! De gegevens in de BELSPO tool dienen regelmatig up to date te worden gehouden in functie van de reële omstandigheden en evoluties binnen het project. Een jaarlijkse update is toch zeker een minimum.
Let op! Het is van belang dat u als werkgever een zo nauwkeurig en realistisch mogelijke begin- en einddatum van uw project of programma opgeeft. Zo niet, riskeert u bij controle de verwerping van de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Ook al is het niet steeds evident om de exacte begin- en einddatum van een project te kennen, u mag dus niet zomaar een hypothetische datum opgeven.
Tot slot: als u computerprogramma’s ontwikkelt, raden we u aan om die projecten systematisch aan te melden, want het gaat om een voorwaarde om de aftrek voor innovatie-inkomsten te verkrijgen.
Adviesaanvraag
Wie echter op korte termijn rechtszekerheid wenst over de vraag of zijn project al dan niet in aanmerking komt voor de vrijstelling, kan samen met de aanmelding ervan het voorafgaand advies van BELSPO vragen (deze mogelijkheid kan aangekruist worden in de elektronische tool tijdens de aanmelding van het project) [3].
Het voordeel van dergelijke adviesaanvraag is immers dat de POD Wetenschapsbeleid in dat geval een bindend advies verstrekt over de geldigheid van het project binnen een termijn van drie maanden.
Concreet zal BELSPO dan nagaan of voldaan is aan de diplomavereisten en of de aangemelde onderzoeks- en/of ontwikkelingsprojecten experimentele ontwikkeling, fundamenteel of industrieel onderzoek tot doel hebben.
De voorafgaande adviesaanvraag is (in tegenstelling tot de aanmelding van het project) niet verplicht, maar desgevallend wel bindend. Deze adviesaanvraag is wenselijk nu de FOD Financiën dit advies in de praktijk systematisch vraagt.
[1] Deze datum geldt voor nieuwe projecten. Voor de op dat ogenblik lopende projecten gold een overgangsregeling: zij moesten slechts aangemeld en goedgekeurd worden vanaf 1 januari 2015.
[2] Circulaire 2023/C/49 over het tijdstip van aanmelding bij de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers.
[3] Indien je geen gebruik hebt gemaakt van deze mogelijkheid tijdens de aanmelding van het project, kan je dit nog steeds op een later tijdstip doen (eveneens via het aanvinken van deze mogelijkheid in de elektronische tool). Dit stelt je in de mogelijkheid om voor ieder verzoek van de administratie te rechtvaardigen dat jouw onderneming wel degelijk wetenschappelijk onderzoek verricht.