Een goede relatie met je klanten onderhouden is essentieel, maar dat betekent niet dat je facturen onbetaald mogen blijven.
Gelukkig bestaan er verschillende manieren om wanbetalingen te voorkomen en de gevolgen ervan te beperken. Door de juiste praktijken toe te passen, kan je niet alleen je cashflow veiligstellen, maar ook je geloofwaardigheid bij je klanten versterken.
Hoe ga je te werk? Volg ons driestappenplan:
STAP 1. Preventief
Wees proactief. Idealiter vraag je om een volledige of gedeeltelijke voorafbetaling. Werk minstens met voorschotten, tussentijdse facturen of gespreide betalingen. Je kan ook een meer creatieve aanpak hanteren door je klanten een kleine korting toe te kennen wanneer zij vooraf betalen. Vergeet in dat geval niet de correcte kortingsvoorwaarden op te nemen in je algemene voorwaarden.
Stel algemene voorwaarden op. In je algemene voorwaarden kan je tal van maatregelen opnemen om wanbetaling tegen te gaan. Zo kan je er onder meer de vervaldatum van de factuur en de nalatigheidsinteresten in vermelden, rekening houdend met de toepasselijke wetgeving naargelang het om een consument of een professionele klant gaat. Daarnaast kan je, indien de omstandigheden dit rechtvaardigen, een eigendomsvoorbehoud opnemen. Hierdoor blijf je eigenaar van de geleverde goederen totdat deze volledig zijn betaald.
✍️ Lees de blog: Algemene voorwaarden, een must?
Controle van de solvabiliteit. In het kader van dienstverlening zonder gekoppelde goederen biedt een eigendomsvoorbehoud geen oplossing. Bovendien zal een klant met betalingsmoeilijkheden doorgaans eerst zijn meest dringende schulden betalen, zoals energiefacturen. Het is daarom altijd aangewezen om vooraf een beeld te vormen van de financiële situatie van een potentiële klant. De jaarrekeningen, die gratis kunnen worden geraadpleegd op www.nbb.be, bieden reeds een eerste inzicht in de financiële gezondheid van een professionele klant. Daarnaast kan je via gespecialiseerde informatiebureaus bijkomende gegevens verkrijgen over de financiële toestand van ondernemingen.
Stel niet uit. Wacht niet te lang met het versturen van prestatieoverzichten en facturen en doe dit op regelmatige basis.
Wanneer je klant een professionele klant is, zal het voor hem moeilijker zijn om een factuur later nog te betwisten indien hij of zij deze niet binnen een redelijke termijn heeft geprotesteerd.
Wanneer je klant een consument is, geldt zijn stilzwijgen daarentegen niet automatisch als aanvaarding van de factuur. Het is daarom essentieel dat de geleverde prestaties, de aangerekende prijzen en eventuele bijzondere voorwaarden vooraf duidelijk werden meegedeeld.
Aarzel niet om de uitgevoerde prestaties te laten bevestigen, bijvoorbeeld via een ondertekende werkbon of een elektronische bevestiging van de klant.
Tot slot kan een facturatiesysteem dat automatisch betalingsherinneringen verstuurt, betalingsachterstanden aanzienlijk beperken en je veel tijd besparen. Voor professionele klanten draagt ook elektronische facturatie via het Peppol-netwerk bij tot een veiligere en traceerbare verzending van facturen, terwijl tegelijk de verwerking ervan wordt vereenvoudigd.
STAP 2. Minnelijke invordering
Wat gebeurt er als de vervaldatum van een van je facturen is overschreden? Elke ondernemer heeft zijn eigen aanpak van dit probleem.
Betalingsherinnering. Een vriendelijke herinnering is doorgaans de beste eerste stap. Vraag je klant beleefd per brief, e-mail, WhatsApp of een ander communicatiemiddel om het openstaande bedrag te betalen. Bij deze eerste invorderingspoging verdient een constructieve dialoog de voorkeur boven het onmiddellijk aanscherpen van de commerciële relatie met dreigementen of juridisch jargon. De factuur kan immers op een verkeerd adres zijn terechtgekomen of er kan een probleem zijn geweest bij de betaling. Bij een meningsverschil (bijvoorbeeld over een forfaitair bedrag of gepresteerde uren) neem je best zo snel mogelijk contact op met je klant om het probleem te identificeren en samen naar een oplossing te zoeken, die vervolgens schriftelijk wordt bevestigd.
Ingebrekestelling. Indien de voorafgaande betalingsherinnering, bijkomende telefoongesprekken of zelfs een bezoek ter plaatse geen resultaat hebben opgeleverd, is het tijd om over te gaan tot een formele juridische ingebrekestelling. Deze wordt bij voorkeur per aangetekende brief met ontvangstbewijs verstuurd (als bewijsmiddel), vergezeld van een kopie van de relevante bewijsstukken in bijlage.
Bij een consument-klant moet, alvorens bepaalde kosten of vergoedingen kunnen worden aangerekend, eerst een kosteloze ingebrekestelling worden verstuurd die voldoet aan de wettelijke vereisten.
Wanneer het gaat om een professionele klant, kan de ingebrekestelling in de regel verwijzen naar de verwijlintresten, forfaitaire schadevergoedingen en andere kosten die zijn voorzien in je overeenkomst of algemene voorwaarden.
Vermeld in deze ingebrekestelling een laatste redelijke termijn waarbinnen je klant alsnog tot betaling kan overgaan (minimaal 14 dagen voor een consument) en geef aan dat, indien betaling uitblijft, het dossier zal worden overgemaakt aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Indien je nog andere goederen of diensten aan de klant moet leveren, kan je bovendien uitdrukkelijk je eigen verplichtingen opschorten totdat de openstaande schuld is voldaan.
Betalingsplan. In veel ingebrekestellingen wordt de klant tevens de mogelijkheid geboden om een betalingsplan af te spreken. Indien de klant hiervan gebruik wenst te maken, dient hij dit binnen een termijn van X dagen te melden. Wanneer een dergelijke afbetalingsregeling wordt overeengekomen, is het aangewezen te bepalen dat het volledige openstaande bedrag onmiddellijk opnieuw opeisbaar wordt zodra de klant het betalingsplan niet naleeft. Laat het betalingsplan ten slotte steeds schriftelijk bevestigen en ondertekenen door de klant.
Externe hulp. Indien al deze stappen zonder resultaat blijven, kan je een beroep doen op de hulp van een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Het voordeel van bepaalde incassobureaus is dat zij werken volgens het principe ‘no cure, no pay’. Daarnaast maakt een aanmaningsbrief opgesteld door een gerechtsdeurwaarder of advocaat vaak meer indruk op de schuldenaar. Bovendien kunnen zij verdere juridische stappen ondernemen, waaronder het dagvaarden van de klant. Een advocaat kan daarnaast je belangen behartigen en jou, indien nodig, vertegenwoordigen voor de bevoegde rechtbank.
STAP 3. Gerechtelijke invordering
Het ultimatum in je ingebrekestelling heeft helaas geen effect gehad. Ondanks je herinneringen en pogingen tot onderhandeling of bemiddeling blijft jouw factuur onbetaald.
Invordering van niet-betwiste schulden. Sinds 2016 kan, wanneer je schuldenaar een onderneming is en aan bepaalde wettelijke voorwaarden is voldaan (onder meer wanneer de schuldvordering niet wordt betwist), een vereenvoudigde invorderingsprocedure worden toegepast. Deze procedure maakt het mogelijk om via een gerechtsdeurwaarder een uitvoerbare titel te verkrijgen zonder voorafgaandelijk een gerechtelijke procedure te moeten voeren. Zij kan een sneller en goedkoper alternatief vormen voor een klassieke gerechtelijke procedure.
Advocaat en rechtbank. Indien de schuldvordering wordt betwist, blijft de gerechtelijke weg aangewezen. Je kan dan een procedure opstarten voor de ondernemingsrechtbank die bevoegd is volgens de rechtskeuze- of bevoegdheidsclausule in je algemene voorwaarden. Wanneer de rechter jou in het gelijk stelt, kan een gerechtsdeurwaarder op basis van het vonnis de betaling afdwingen, bijvoorbeeld door beslag te leggen op de goederen van de schuldenaar. Daarom is het belangrijk om vooraf de solvabiliteit van je schuldenaar te beoordelen, zodat je de reële kansen op invordering kan afwegen tegen de tijd en kosten die met de procedure gepaard gaan.
Niemand loopt graag achter onbetaalde facturen aan. Door vanaf het begin van de handelsrelatie de juiste reflexen aan te nemen, zoals een snelle facturatie en een nauwgezette opvolging, vergroot je de kans om tijdig betaald te worden. Zo kan je jouw energie richten op wat echt belangrijk is: de verdere ontwikkeling van je onderneming.
📝 Heb je de controle of actualisering van je algemene voorwaarden al te lang uitgesteld?
Tussen de nieuwe B2B-regelgeving, de evolutie van het consumentenrecht en de hervorming van het aansprakelijkheidsrecht is dit wellicht het ideale moment om je algemene voorwaarden te laten nakijken en bij te werken.Contacteer je dichtstbijzijnde Securex Ondernemingsloket en onze juristen helpen je verder
