De aanvraag tot erkenning moet worden ingediend bij de Minister van Economische Zaken. Hiervoor bestaan geen formaliteiten; de uitgever moet enkel kunnen aantonen dat hij voldoet aan alle erkenningsvoorwaarden.
De functionele erkenningsvoorwaarden
Om erkend te kunnen worden, moeten de volgende functionele voorwaarden cumulatief vervuld zijn:
- De elektronische maaltijdcheques worden gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer
- De transactie waarbij de werknemer betaalt met zijn elektronische maaltijdcheques wordt online verwerkt bij de uitgever
- De uitgever moet de handelaar uiterlijk twee werkdagen na de elektronische transactie crediteren
- De uitgever leeft het ‘first-in-first-out'-principe na: de maaltijdcheque met de kortste geldigheidsduur wordt het eerst gebruikt
- De uitgever garandeert een ruime acceptatie van de elektronische maaltijdcheque in voedingszaken en eetgelegenheden. Daarvoor wordt bij voorkeur gebruikt gemaakt van de bestaande toepassingen (betaling via de e-ID, speciale maaltijdchequekaart die gebruikt kan worden via de gewone betaalterminals, betaling via sms,…)
- De maaltijdcheques mogen enkel gebruikt worden voor de betaling van een maaltijd of de aankoop van verbruiksklare voedingswaren (de uitgever moet het bijvoorbeeld technisch onmogelijk maken om in een kledingzaak met maaltijdcheques te kunnen betalen)
- De geldigheidsduur van de elektronische maaltijdcheque moet beperkt zijn tot 12 maanden te rekenen vanaf de creditering ervan op de maaltijdchequerekening
- De maaltijdcheques in elektronische vorm moeten bij aanwending fractioneerbaar zijn. De werknemer kan dus om het even welk bedrag via zijn maaltijdchequerekening betalen; het hoeft hier niet om een veelvoud van de waarde van zijn maaltijdcheque te gaan
- In geval van diefstal of verlies moet de drager eenvoudig, snel en gratis geblokkeerd en gedeblokkeerd kunnen worden via een noodnummer. Binnen de 10 werkdagen na de melding van verlies of diefstal moet de uitgever een nieuwe drager ter beschikking stellen. Indien er een bijdrage van de werknemer wordt gevraagd voor deze vervangende drager [1], mag de kost ervan de waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden [2]. Vanaf de melding van diefstal of verlies wordt het aantal maaltijdcheques op de rekening vastgezet. Via de nieuwe drager die de werknemer ontvangt, zal hij vervolgens het saldo aan maaltijdcheques dat nog op zijn rekening stond voor de melding, kunnen gebruiken. Om verval van deze cheques tegen te gaan, wordt hun geldigheidsduur verlengd met 10 werkdagen, dit is de tijd om de nieuwe drager te verkrijgen
- Het gebruik van de elektronische maaltijdcheques moet kosteloos zijn voor de werknemer
- De uitgevers moeten de openheid van de markt respecteren
- De directe en indirecte kosten die de handelaars hebben voor de aanvaarding van de elektronische maaltijdcheques mogen niet hoger zijn dan de directe en indirecte kosten voor de papieren maaltijdcheques
- De uitgevers moeten garanderen dat 50% van het uitstaand saldo aan maaltijdcheques te allen tijde onmiddellijk opvraagbaar is en verstrekken daartoe de nodige financiële zekerheden
Voorwaarden inzake veiligheid en privacy
Opdat de uitgever als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens erkend zou worden, moet hij zich in het algemeen houden aan de wet van 8 december 1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Hij moet in het bijzonder cumulatief aan de volgende voorwaarden inzake veiligheid en privacy voldoen:
- De uitgever moet zorgen voor een informaticasysteem dat permanent beschikbaar is
- Het informaticasysteem moet zo zijn opgebouwd dat gegevens niet onrechtmatig gewijzigd of gewist kunnen worden
- De gegevens mogen enkel gebruikt worden voor de doeleinden die betrekking hebben op het beheer van de elektronische maaltijdcheques
- Er mogen enkel gegevens verwerkt worden die toereikend, niet overmatig en dienend zijn voor de doeleinden die betrekking hebben op het beheer van de elektronische maaltijdcheques
- De gegevens moeten gedurende 3 jaar bijgehouden worden [3]
- De elektronische maaltijdcheques moeten aangesproken kunnen worden via een betrouwbare technologie
- Elke toegang tot het informaticasysteem moet bewaard worden
- Het informaticasysteem moet transparant zijn, meerbepaald moet de werknemer op een eenvoudige manier gratis het saldo en de geldigheidsduur van zijn maaltijdcheques kunnen nagaan; bovendien moet hij uiterlijk één week voor de vervaldag van de cheques hiervan verwittigd worden
[1] Te bepalen in een collectieve arbeidsovereenkomst op sector- of ondernemingsniveau of in het arbeidsreglement indien de toekenning van de maaltijdcheques geregeld wordt via individuele overeenkomst.
[2] De prijs voor deze nieuwe drager mag niet van de maaltijdchequerekening worden afgehouden. De uitgever zal dit dus dienen te factureren aan de werknemer.
[3] Dit is de verjaringstermijn die de RSZ moet respecteren voor de opeisbaarheid van schuldvorderingen.