Principe
Deze creditering gebeurt in functie van het voorzienbaar aantal dagen van de maand waarop de werknemer arbeidsprestaties zal verrichten. Het is dus de werkgever die de maaltijdcheques voor een gegeven maand in de loop van die maand moet laten crediteren op de maaltijdchequerekening door het aantal maaltijdcheques te berekenen dat hij, in principe, aan de werknemer verschuldigd is.
Opgelet! De creditering van de maaltijdchequerekening moet gebeuren tijdens de maand waarop de maaltijdcheques betrekking hebben. De RSZ heeft laten weten dat indien de werkgever de maaltijdchequerekening pas de maand nadien laat crediteren (zodat hij rekening kan houden met de reële prestaties in plaats van met de vermoedelijke prestaties), alle maaltijdcheques als loon beschouwd moeten worden, aangezien in dat geval de wettelijke voorwaarden niet zijn nageleefd.
Rechtzettingen
Algemeen
Uiterlijk op de laatste dag van de eerste maand die volgt op het beoogde kwartaal moet het aantal maaltijdcheques in overeenstemming worden gebracht met het aantal dagen waarop er daadwerkelijk arbeidsprestaties geleverd werden tijdens dat kwartaal of met het aantal maaltijdcheques voortvloeiend uit de toepassing van de alternatieve berekeningswijze. Er kan een compensatie worden verricht indien het aantal maaltijdcheques dat aan de werknemer werd toegekend hoger is dan het aantal maaltijdcheques dat uiteindelijk toegekend moest worden.
Bijzonderheid in geval van toekenning van maaltijdcheques met foute waarde
In bepaalde gevallen zal de RSZ een saldostorting op de maaltijdchequerekening aanvaarden. Het gaat om situaties waarbij de werkgever na aflevering van de cheques vaststelt dat hij maaltijdcheques met een verkeerd patronaal aandeel heeft toegekend en hij dit niet meer kan rechtzetten met de maaltijdcheques die hij nog moet afleveren voor de volgende maand(en) van het kwartaal. Dit kan het geval zijn wanneer:
- Een retroactieve sectorale cao de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheques vanaf een bepaalde datum verhoogt en de werkgever hiervan niet tijdig op de hoogte was [1][2]
- Werknemers maaltijdcheques van een verschillende waarde krijgen (bv. in functie van de dagduur van de prestaties, van de vestigingseenheid waar zij hun prestaties leveren, …) en waarbij de werkgever voor bepaalde dagen cheques met een te kleine waarde heeft toegekend
- Het werkgeversaandeel van de cheques in de onderneming vanaf een bepaalde datum werd verhoogd, en de werkgever stelt nadien vast dat hij ten onrechte aan bepaalde werknemers te veel cheques gegeven heeft (bv voor een dag ziekte, compensatie, …)
De rechtzetting moet dan gebeuren door een bijstorting op de elektronische maaltijdchequerekening [3], uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal waarin de verkeerde toekenning van de maaltijdcheques zich heeft voorgedaan. Op dat moment moet dus zowel het aantal cheques als het totale bedrag van de werkgeverstussenkomst van de toegekende cheques correct zijn.
Sancties
Enkel de te veel toegekende maaltijdcheques worden als loon beschouwd en zijn onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belasting, berekend op de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque. Bijgevolg zijn de maaltijdcheques toegekend voor elke werkelijk gepresteerde werkdag steeds vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belasting.
Indien er daarentegen te weinig maaltijdcheques zijn toegekend, worden zij als loon beschouwd en zijn zij dus onderworpen aan de socialezekerheidsbijdragen en aan de belasting. Met andere woorden, de werkgever zal bijdragen moeten betalen op een voordeel dat hij niet aan de werknemer heeft verleend. We herinneren eraan dat deze bijdragen enkel op de tussenkomst van de werkgever worden berekend. De toegekende maaltijdcheques zelf blijven vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belasting.
[1] Het gaat hier alleen om sectorale cao’s die voorzien dat vanaf een bepaalde datum het werkgeversaandeel in de maaltijdcheques verhoogd moet worden. Sectorale cao’s die een voordeel in geld toekennen en bepalen dat de werkgever dit voordeel niet in geld moet toekennen als hij een gelijkwaardig voordeel aanbiedt, vallen niet onder deze regel. De werkgever zelf mag immers geen retroactieve maaltijdcheques-cao sluiten.
[2] De RSZ vraagt wel om hen in dat geval te verwittigen zodat ze de sector erop kunnen wijzen dat ze in de toekomst geen retroactieve cao’s meer zouden sluiten.
[3] Elke bijbetaling in cash zal sowieso als loon beschouwd worden.