Principe: de terugbetaling is niet inbegrepen in het VAA
Stel je een bedrijfswagen ter beschikking van je medewerker en draag je bij in de elektriciteitskosten? In principe maakt de terugbetaling van de elektriciteitskosten door de werkgever geen deel uit van het forfaitair geraamde voordeel van alle aard voor de terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen. Met andere woorden, deze terugbetaling levert een bijkomend VAA op.
We nemen het voorbeeld van een medewerker die zijn bedrijfswagen oplaadt bij een openbaar laadstation. Hij heeft geen laadpas van de werkgever, maar betaalt zelf voor de elektriciteit. In dit geval is de terugbetaling van de elektriciteitskosten door de werkgever niet inbegrepen in het voordeel van alle aard voor de elektrische bedrijfswagen. Deze terugbetaling levert dus een bijkomend VAA op.
Uitzondering: thuis opladen
Om de vergroening van bedrijfswagens aan te moedigen, werd echter beslist om van dit principe af te wijken. Wanneer je een elektrisch laadstation ter beschikking stelt van je medewerker wordt daarom aanvaard dat de terugbetaling door de werkgever van de elektriciteit voor de elektrische bedrijfswagen geen bijkomend VAA oplevert.
De fiscus staat deze terugbetaling sinds kort toe op forfaitaire basis, wat eenvoudiger is dan het schatten van de werkelijke kosten.
De terugbetaling door de werkgever mag enkel te maken hebben met de kosten voor het opladen van de bedrijfswagen die hij ter beschikking heeft gesteld. Het is daarom belangrijk dat de je deze kosten individueel kan vaststellen, met behulp van een specifiek communicatiesysteem of een ander controleerbaar communicatiesysteem.
Aan deze uitzondering zijn echter een aantal voorwaarden verbonden. Onder andere is vereist dat:
- Het laadstation op het privé-eigendom van de medewerker is geplaatst
- De elektrische installatie van de woning van de medewerker voldoet aan de conformiteitscriteria van het gekozen laadstation
- Het laadstation is uitgerust met een specifiek communicatiesysteem dat aan de werkgever de hoeveelheid verbruikte elektriciteit meedeelt (een tussenmeter is ook mogelijk, op voorwaarde dat deze kan worden gecontroleerd)
- NEW : In dit verband voegt de circulaire 2024/C/77 van 5 december 2024 een extra voorwaarde toe: Elk vanaf 1 januari 2025 aangekocht, gehuurd of geleased systeem moet beschikken over een kWh- meting die voldoet aan minimumvoorwaarden van nauwkeurigheid.
- De internetverbinding sterk genoeg is om het verbruik te registreren
- De terugbetaling van de thuis geladen elektriciteit door de werkgever is vastgelegd in de car policy
Ons advies
We raden je sterk aan om deze voorwaarden (en eventuele andere voorwaarden) gedetailleerd op te nemen in een car policy.
Om meer te weten over het mobiliteitsbeleid van uw onderneming, volg onze training : "Opleiding Mobiliteitsbudget & -beleid"
Als aan deze voorwaarden is voldaan, wordt er één voordeel van alle aard belast voor de elektrische wagen, het laadstation en de terugbetaalde elektriciteit: het forfaitaire voordeel dat voortvloeit uit de kosteloze terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen voor privédoeleinden.
Wat met een privé-laadstation?
Stel dat je medewerker al een laadstation heeft, dat bijvoorbeeld is geplaatst door zijn vorige werkgever, of dat de partner van je medewerker beschikt over een laadstation van zijn werkgever.
Ook in dit geval is er slechts één voordeel van alle aard voor de bedrijfswagen en de terugbetaalde elektriciteit, uiteraard als wordt voldaan aan de bovengenoemde voorwaarden over het specifieke communicatiesysteem en de car policy.
Wat als de werknemer geen thuislaadstation heeft en de werkgever geen laadpunt of laadpas ter beschikking stelt?
In dit geval moeten we te werk gaan naar analogie van de regels die gelden wanneer een werkgever een niet-elektrische bedrijfswagen zonder tankkaart ter beschikking stelt:
Als de werknemer thuis geen laadstation heeft (privé of ter beschikking gesteld door de werkgever) en geen laadpas heeft, zijn de elektriciteitskosten die je terugbetaalt niet inbegrepen in het voordeel van alle aard dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen. Hierdoor ontstaat een bijkomend belastbaar voordeel voor de bijdrage in de elektriciteitskosten voor de privéverplaatsingen van de werknemer.
In de praktijk zal deze elektriciteit echter vaak ook worden gebruikt voor woon-werkverkeer en voor beroepsmatige verplaatsingen van de werknemer.
Concreet moet het elektriciteitsverbruik als volgt worden uitgesplitst:
- Elektriciteit voor privéverplaatsingen: de terugbetaling van deze elektriciteit levert ook een bijkomend voordeel van alle aard op waarop de werknemer volledig wordt belast
- Elektriciteit voor woon-werkverkeer: de terugbetaling van deze elektriciteit wordt beschouwd als loon, vrijgesteld tot 500 euro per jaar (bedrag voor het inkomstenjaar 2025)
- Elektriciteit voor beroepsverplaatsingen: de terugbetaling van deze elektriciteit vormt een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever waarop de werknemer niet wordt belast
Deze oplossing wordt echter niet aanbevolen omdat ze een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengt. De werknemer moet dan een logboek van al zijn verplaatsingen bijhouden om ze correct te kunnen uitsplitsen.