Principe
Beschikt je werknemer over een elektrische (of hybride) bedrijfswagen die hij thuis oplaadt? Onder bepaalde voorwaarden maakt de terugbetaling van de kosten van het thuis opladen door de werkgever deel uit van het forfaitair geraamde voordeel van alle aard (vaa) voor de terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen. Met andere woorden, deze terugbetaling brengt geen bijkomend voordeel van alle aard mee.
Tot vandaag hanteerde de fiscus de regel dat de terugbetaling van de elektriciteitskosten door de werkgever diende te gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer. Hiervoor zijn alle bewijsmiddelen van het gemeen recht toegelaten, met uitzondering van de eed. Een forfaitaire terugbetaling, bijvoorbeeld een vast bedrag per kWh, wordt in principe niet aanvaardt door de fiscus.
Dit kan met name worden verklaard door het feit dat het moeilijk is een uniek forfaitair tarief vast te leggen voor het hele grondgebied, aangezien de distributie- en transmissietarieven verschillen van de ene netbeheerder tegen de andere.
In de praktijk: een voorwaarde die moeilijk kan worden nageleefd
In de praktijk brengt de naleving van deze voorwaarde soms een zware administratieve last mee voor jou als werkgever omdat ze inhoudt dat je de werkelijke kosten moet berekenen voor elke betrokken werknemer.
Daarbij komt dat de elektriciteitskosten worden beïnvloed door verschillende factoren. De elektriciteitskosten hangen met name af van de energieleverancier en van het type van energiecontract.
Bovendien bestaan er verschillende oplaadmogelijkheden: een wallbox met een stekker, een snellaadstation enz. Elk van deze oplossingen leidt meestal tot een andere kost per kWh. Tot slot kan de elektriciteitsprijs ook beïnvloed worden door de aanwezigheid van zonnepanelen.
Om die reden wijken tal van werkgevers af van de regel en kiezen ze ervoor een forfaitaire vergoeding te betalen. Hiervoor baseren ze zich vaak op de gemiddelde kostprijs van 1 kWh elektriciteit zoals gepubliceerd op de website van de VREG (de Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas).
In het geval van een controle riskeren deze werkgevers echter een herkwalificatie van de vergoeding van de elektriciteitskosten voor privéverplaatsingen (woon-werkverkeer en verplaatsingen voor louter privédoeleinden) als belastbaar voordeel van alle aard.
Nieuw: De fiscus aanvaardt een specifiek CREG-tarief
Naar aanleiding van een parlementaire vraag die hem werd gesteld, heeft minister van Financiën Vincent Van Peteghem de betrokken werkgevers gerustgesteld. Zo gaf hij aan dat hij de bezorgdheid van de werkgevers over de terugbetaling van de elektriciteitskosten begreep. Hij erkende ook dat de huidige technologie het niet altijd mogelijk maakt het reële elektriciteitsverbruik van de werknemers nauwkeurig en gemakkelijk te meten.
Daarom, met het doel de vergroening van het wagenpark niet te ontmoedigen, staat hij tijdelijk toe dat de bedrijven zich baseren op de gemiddelde elektriciteitsprijs om de kosten van het thuis opladen terug te betalen.
In afwachting van de technologische evolutie die het mogelijk maakt het werkelijke elektriciteitsverbruik nauwkeurig te meten, zal de fiscus het gebruik van een specifiek CREG-tarief aanvaarden.
Het bedrag van dit forfait en de periode waarin het zal worden aanvaard, moesten nog worden vastgesteld in een circulaire. De door de fiscus aangekondigde circulaire werd ondertussen gepubliceerd. Ze zal in werking treden op 1 januari 2025.
Welk forfait kan je gebruiken
Volgens de nieuwe circulaire heb je als werkgever de mogelijkheid om de oplaadkosten terug te betalen op basis van een vast tarief per kilowattuur (kWh).
Het gaat om een maximumtarief dat overeenkomt met de gemiddelde elektriciteitskosten zoals gepubliceerd op de website van de CREG (Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas).
Tarieven per gewest vanaf 1 januari 2025
Elke maand bepaalt en publiceert de CREG het tarief dat van toepassing is op elk gewest.
De CREG baseert zich hiertoe op de gemiddelde commerciële elektriciteitsprijs all-in op de kleinhandelsmarkt voor residentiële klanten met een huishouden met digitale teller, een elektrisch voertuig, een verbruik van 8.000 kWh/jaar en gemiddelde maandpiek van 7,36 kW.
Deze tarieven vormen de berekeningsgrondslag van het maximaal vast bedrag per kWh dat vervolgens door de belastingadministratie wordt vastgesteld en elk kwartaal wordt gepubliceerd. Zo kan je het tarief toepassen dat specifiek is voor het gewest waar je werknemer woont.
Voor het eerste kwartaal van 2025 zijn de maximale vaste tarieven als volgt:
- In het Vlaams Gewest: 28,22 eurocent/kWh
- In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 32,94 eurocent/kWh
- In het Waals Gewest: 32,56 eurocent/kWh
Voor het tweede kwartaal van 2025 zijn de maximale vaste tarieven als volgt:
- In het Vlaams Gewest: 31,94 eurocent/kWh
- In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 35,85 eurocent/kWh
- In het Waals Gewest: 36,17 eurocent/kWh
Deze tarieven zijn de maximumbedragen die je mag toepassen. Als werkgever ben je vrij om een lager bedrag toe te kennen. Kijk echter na wat in je sector is bepaald.
Je hebt ook de mogelijkheid om een tarief te hanteren zonder rekening te houden met de woonplaats van de betrokken werknemer. Dit tarief mag echter niet hoger zijn dan het laagste tarief dat voor het betreffende kwartaal van toepassing is in een van de gewesten. Je bent ook gebonden aan deze keuze voor het hele kalenderjaar.
En voor grensarbeiders?
De FOD Financiën heeft onlangs een standpunt ingenomen over de terugbetaling van de kosten van thuis opladen voor grensarbeiders. Specifiek voor deze werknemers is dat ze hun werkelijke woonplaats in het buitenland hebben maar hun werkelijke werkplaats in België.
Concreet heb je drie opties wanneer je grensarbeiders hun wagen thuis opladen (buiten de Belgische grenzen):
- Ofwel betaal je deze oplaadkosten terug op basis van hun werkelijke waarde.
- Ofwel pas je het maximaal vast tarief per kWh toe op kwartaalbasis. Je moet dan rekening houden met het gewest (Vlaams Gewest of Waals Gewest) dat het dichtst bij de werkelijke woonplaats van de werknemer in het buitenland ligt.
- Ofwel betaal je de verbruikte elektriciteit terug zonder rekening te houden met de woonplaats van je werknemer. Net als voor andere werknemers komt het maximaal vast tarief per kWh dan overeen met het laagste tarief dat geldt in een van de gewesten voor het betreffende kwartaal.
Wat is het toepassingsgebied van de circulaire?
De circulaire bevat de richtlijnen voor de forfaitaire terugbetaling van de kosten van thuis opladen van elektrische bedrijfswagens (of oplaadbare hybrides).
Ze is bedoeld om de forfaitaire terugbetaling administratief eenvoudiger te maken voor bedrijven. De circulaire is van toepassing op zowel werknemers als bedrijfsleiders.
Tijdelijke maatregel
Het principe blijft echter dat de terugbetaling moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten. De circulaire bevestigt de flexibiliteit van de belastingadministratie. Die is echter maar tijdelijk.
Blijkbaar worden er vandaag technologische oplossingen ontwikkeld die het in de nabije toekomst mogelijk zouden maken om de elektriciteit die werknemer verbruikt, nauwkeurig te meten, en bijgevolg ook het bedrag van de werkelijke kosten die moeten worden terugbetaald.
Deze maatregel is alleen van toepassing op elektriciteitskosten die tussen 1 januari en 31 december 2025 zijn gemaakt, ongeacht of ze na 31 december 2025 worden terugbetaald. Een verlenging van de maatregel kan echter niet worden uitgesloten.
Tijdens deze periode moet je dus niet meer voor elke werknemer de werkelijke oplaadkosten berekenen.
Enkel geldig bij terugbetaling
De circulaire behandelt enkel de terugbetaling van de kosten van thuis opladen van elektrische bedrijfswagens. Het begrip ‘terugbetaling’ impliceert dat het elektriciteitscontract op naam van je werknemer of bedrijfsleider staat. Jij betaalt dan de elektriciteitskosten terug die je medewerker heeft gemaakt.
Als je de elektriciteitskosten rechtstreeks zou betalen, zou er geen sprake zijn van een terugbetaling maar van een levering van elektriciteit. Dan zou je de door de circulaire toegestane forfaitaire terugbetaling niet kunnen toepassen.
Dat is met name zo als:
- Je een laadpas ter beschikking stelt van je medewerker
- Je een laadstation ter beschikking stelt van de medewerker op zijn werkplaats
- Je bij je werknemer thuis een extra elektriciteitsmeter laat installeren om de bedrijfswagen op te laden en een apart energiecontract afsluit met een energieleverancier.
Kosten van thuis opladen
De circulaire verduidelijkt ook dat de terugbetaling de kosten voor het opladen bij de werknemer thuis moet dekken.
We nemen het voorbeeld van een medewerker die zijn bedrijfswagen oplaadt bij een openbaar laadstation. Hij heeft geen laadpas van de werkgever, maar betaalt zelf voor de elektriciteit. In dat geval moet de terugbetaling van de elektriciteitskosten gebaseerd zijn op de werkelijke kosten. Deze situatie valt niet onder het toepassingsgebied van de circulaire.
Voor de bedrijfswagen
Tot slot geldt de maatregel alleen voor de terugbetaling van elektriciteitskosten voor de bedrijfswagen die je ter beschikking stelt van je medewerker.
Met andere woorden, als je werknemer zijn privé elektrische wagen thuis oplaadt, via zijn eigen elektriciteitsnetwerk, en je wilt bijdragen in zijn kosten, dan moet je dit ook doen op basis van de werkelijke kosten.
Hiertoe moet het elektriciteitsverbruik worden opgesplitst in drie categorieën: beroepsmatige verplaatsingen, woon-werkverkeer en privéverplaatsingen.
Een extra voorwaarde: een specifiek communicatiesysteem
Tot slot is de terugbetaling van de elektriciteitskosten door de werkgever aan bepaalde voorwaarden gekoppeld.
De terugbetaling moet zijn vastgelegd in de car policy en mag enkel gaan over de oplaadkosten van de elektrische bedrijfswagen die je hebt verstrekt.
Het is daarom belangrijk dat de je deze kosten individueel kan vaststellen, met behulp van een specifiek communicatiesysteem of een ander controleerbaar communicatiesysteem. Indirecte communicatie via de leasemaatschappij of een laadpuntexploitant wordt bijvoorbeeld aanvaard.
Meer weten over deze voorwaarden: Wat als de werkgever de elektriciteitskosten van de werknemer terugbetaalt?
In dit verband voegt de circulaire een extra voorwaarde toe: Elk vanaf 1 januari 2025 aangekocht, gehuurd of geleased systeem moet beschikken over een kWh- meting die voldoet aan minimumvoorwaarden van nauwkeurigheid.
Wat met forfaitaire terugbetalingen die vóór 1 januari 2025 zijn gedaan?
Heb je vóór 1 januari 2025 forfaitaire terugbetalingen van elektriciteit gedaan? Geen paniek! De belastingadministratie laat weten dat ze bij controle een zekere soepelheid zal hanteren wanneer dergelijke terugbetalingen te goeder trouw zijn uitgevoerd met gebruikmaking van de boordtabel van de CREG.