Elke onderneming die gewoonlijk gemiddeld ten minste 50 werknemers tewerkstelt, heeft de verplichting om elke twee jaar een analyseverslag over de bezoldigingsstructuur van de werknemers over te maken aan de ondernemingsraad. Deze moet het mogelijk maken te bepalen of de onderneming een genderneutraal bezoldigingsbeleid voert en, indien dat niet het geval blijkt te zijn, daartoe te komen via overleg met de personeelsafvaardiging.
Welke gegevens moet het analyseverslag bevatten?
Volledig of beknopt analyseverslag?
Afhankelijk van de grootte van de onderneming, moeten de werkgevers een volledig of een beknopt analyseverslag opmaken [1]:
- Werkgevers die gemiddeld ten minste 100 werknemers tewerkstellen: analyseverslag volgens het volledige modelformulier
- Werkgevers die gemiddeld ten minste 50 maar minder dan 100 werknemers tewerkstellen: analyseverslag volgens het beknopte modelformulier
U kan de benodigde modelformulieren terugvinden op de site van de FOD Tewerkstelling, Arbeid en Sociaal overleg.
Gevraagde inlichtingen
Het volledig analyseverslag bevat alle hieronder opgesomde inlichtingen, het beknopt analyseverslag moet de schuingedrukte inlichtingen niet bevatten.
De gevraagde inlichtingen zijn de volgende [2]:
- De bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen. Voor de deeltijdse werknemers worden deze uitgedrukt naar voltijdse equivalenten
- De patronale premies voor extralegale verzekeringen
- Het totaal van de andere extralegale voordelen bovenop het loon die werden toegekend aan de werknemers of een gedeelte van de werknemers
Deze inlichtingen zijn uitgesplitst volgens het geslacht van de werknemers en worden meegedeeld volgens een indeling op basis van de volgende parameters:
- Het functieniveau ingedeeld volgens de functieklassen zoals vermeld in het functieclassificatiesysteem dat in de onderneming van toepassing is of, bij ontstentenis, de residuaire classificatie van uitvoerend personeel, kaderpersoneel en leidinggevend personeel
- De anciënniteit van minder dan tien jaar, van tien tot minder dan twintig jaar en van twintig jaar of meer die door de werknemer werd opgebouwd binnen de onderneming
- Het kwalificatie- of opleidingsniveau van de werknemer, naargelang het diploma van een niveau is equivalent aan lager of middelbaar onderwijs, bachelor of master
De inlichtingen in het analyseverslag moeten samenhangend zijn en vergelijkbaar in de tijd.
In het verslag moet de werkgever eveneens aangeven of hij, bij het opstellen van de bezoldigingsstructuur, gebruik gemaakt heeft van de “checklist genderneutraliteit bij functiewaardering en -classificatie” die het Instituut voor de gelijkheid van mannen en vrouwen uitgewerkt heeft.
Indien in de onderneming een actieplan om te komen tot een genderneutraal bezoldigingsbeleid van toepassing is, moet het verslag eveneens een voortgangsrapportage inzake de uitvoering van dit plan bevatten.
Extra uitleg over de gevraagde inlichtingen
In antwoord op een vraag van de Unie van de Sociale Secretariaten heeft de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg de volgende uitleg gegeven over de inlichtingen die gevraagd worden in het kader van de loonkloofwetgeving [3]:
“De bedoeling van de loonkloofwetgeving bestaat erin om van de loonkloof tussen mannen en vrouwen een thema van sociaal overleg te maken, zowel op sector- als op ondernemingsniveau.
In het kader van deze filosofie is het belangrijk dat de werkgever via het opstellen van een analyseverslag een duidelijk beeld krijgt van de verloning binnen zijn bedrijf, vanuit een genderinvalshoek. Hierbij gaat het om tendensen die zich afspelen binnen de loonmassa: de individuele situatie van een welbepaalde werknemer is op zich dan ook niet van belang voor de redactie van het verslag. Het is m.a.w. niet de bedoeling om een exacte weergave te krijgen van het individuele loondossier van elke werknemer. Men dient zich integendeel een beeld te vormen van de (ruimere) loontendensen binnen de onderneming.
Het analyseverslag moet worden opgesteld voor iedere onderneming die gewoonlijk gemiddeld ten minste 50 werknemers tewerkstelt. De wetgeving legt de verplichting op aan “de werkgever”, zodat het analyseverslag in principe per juridische entiteit moet worden opgemaakt. Niettemin kan het in bepaalde gevallen aangewezen zijn het verslag uit te splitsen op een ander niveau, met het oog op een zinvolle analyse.
Met het oog op een correcte vergelijkingsbasis dient men de loongegevens van deeltijdse werknemers te proratiseren naar voltijdse equivalenten. In diezelfde zin zal men ook andere gegevens moeten extrapoleren om de (irrelevante) effecten van bepaalde situaties te neutraliseren (vb. onvolledige tewerkstelling extrapoleren naar een volledig jaar,…).
Gelet op hoger aangehaalde filosofie zal het op zich niet uitmaken op welk ogenblik de parameters (functie, anciënniteit,…) als bedoeld in het modelformulier worden toegepast. In diezelfde zin zullen individuele wijzigingen van werknemers niet noodzakelijkerwijs in rekening moeten worden gebracht. Ook zal het feit dat men door extrapolatie niet tot een exact beeld komt van elke individueel dossier geen probleem vormen. Met het oog op de leesbaarheid van het analyseverslag en teneinde representatieve tendensen te kunnen vaststellen, zal het daarentegen wel belangrijk zijn om telkens dezelfde methodologie te gebruiken bij de redactie van elk verslag. Zo bepaalt het koninklijk besluit dat de inlichtingen in het verslag samenhangend en vergelijkbaar in de tijd moeten zijn. Het komt aan de werkgever toe om in overleg met de personeelsafvaardiging te bepalen welke de gepaste methodologie is binnen de eigenheden van zijn onderneming.
Specifiek wat betreft de parameter anciënniteit, dient men de anciënniteit die een werknemer heeft opgebouwd binnen de onderneming in aanmerking te nemen. Conventionele anciënniteit wordt niet in rekening gebracht.”
Overmaken aan de ondernemingsraad
Het analyseverslag wordt overgemaakt aan de leden van de ondernemingsraad of, bij ontstentenis, aan de leden van de vakbondsafvaardiging die het vertrouwelijke karakter van de verstrekte gegevens in acht moeten nemen. De ondernemingsraad onderzoekt en overlegt over dit verslag met het oog op het al dan niet opmaken van een actieplan om te komen tot een genderneutraal bezoldigingsbeleid.
De personeelsvertegenwoordigers moeten het verslag 15 dagen vooraleer het nader onderzocht wordt, ontvangen.
Indien de onderneming of de juridische entiteit waarvan ze deel uitmaakt in de vorm van een vennootschap opgericht is, moet de vergadering van de ondernemingsraad gewijd aan het onderzoek van die informatie vóór de algemene vergadering waarin de vennoten zich over het beheer en de jaarrekening uitspreken, gehouden worden.
Wanneer opmaken?
Het analyseverslag vormt een aanvulling op de jaarlijkse voorlichting waarbij de ondernemingsraad ingelicht wordt zowel over de toestand en de evolutie van de onderneming tijdens het voorbije jaar, als omtrent de objectieven die in het vooruitzicht worden gesteld voor het volgende jaar, en de perspectieven voor de daaropvolgende jaren.
Net zoals de jaarlijkse voorlichting moet dit analyseverslag dan ook besproken worden in de loop van de drie maanden die volgen op het afsluiten van het boekjaar.
Het eerste analyseverslag had betrekking op één enkel boekjaar en met name het boekjaar afgesloten in 2014. Sindsdien moet het analyseverslag om de 2 jaar verstrekt worden en handelen over de bezoldiging van de voorbije twee boekjaren. Het moet met, met andere woorden, telkens opgemaakt worden na het afsluiten van het boekjaar in een even jaar (2020, 2022,…)
Wat zijn de sancties?
Als de werkgever de bovenstaande verplichtingen niet naleeft, kan hij sancties oplopen. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen we naar onze rubriek “Sociale inspectie en sociaal strafrecht federaal" (trefwoord: Loon en andere voordelen) onder ons thema "Verplichtingen als werkgever".
Wat doet Securex voor u?
Securex kan dit rapport voor u opmaken. Aarzel dus niet om hiervoor uw client advisor te contacteren.
[1] De berekening van het gemiddeld aantal werknemers gebeurt zoals bij de sociale verkiezingen.
[2] Behalve indien het aantal betrokken werknemers minder dan 3 bedraagt of gelijk is aan 3. In dat geval is het evenmin nodig om de inlichtingen over het andere geslacht mee te geven.
[3] Schriftelijk antwoord gegeven op 19 november 2014.