De verlofaanvragen voor de zomer rollen ongetwijfeld al jouw mailbox binnen. Daarmee begint de soms moeizame “dans” tussen werkgever en werknemer om de vakantie-aanvragen goed af te stemmen op de noden van de onderneming.
Veroordeeld tot elkaar
Op vlak van vakantieplanning zijn werkgever en werknemer tot elkaar veroordeeld. Geen van beide partijen kan eenzijdig beslissen zonder het akkoord van de ander. De wet zegt enerzijds dat de wettelijke vakantie verplicht is, en anderzijds dat de vakantiedagen worden vastgelegd in een individueel akkoord tussen de werkgever en elke werknemer.
Op dat principe bestaat één uitzondering, namelijk wanneer de vakantiedagen in jouw sector of onderneming vastgelegd worden in een collectief akkoord.
Bereik je echt geen akkoord over de vakantiedagen? Dan kan je - of jouw werknemer - de zaak in kortgeding voorleggen aan de arbeidsrechtbank. Om de samenwerking met de werknemers niet te bemoeilijken, wordt zo’n procedure natuurlijk wel best vermeden.
De werkgever mag weigeren
Als werkgever heb je het recht om een verlofaanvraag van jouw werknemer te weigeren. Die weigering moet je wel expliciet meedelen. Als je niet antwoordt op een tijdige verlofaanvraag, dan mag jouw werknemer uitgaan van het principe “zwijgen is instemmen”.
Stel dat je werknemers ondanks jouw uitdrukkelijke weigering toch op vakantie vertrekken op het aangevraagde moment, dan begaan zij een inbreuk op hun arbeidsovereenkomst. Je zou dat zelfs kunnen beschouwen als een daad van insubordinatie, die een ontslag om dringende reden rechtvaardigt.
De werkgever mag geen eigen keuze opdringen
Omgekeerd heb je als werkgever niet het recht om te eisen dat je werknemer vakantie opneemt wanneer dat goed uitkomt voor jou, bijvoorbeeld in een traditioneel kalme periode. De spreekwoordelijke arm omwringen, dat gaat dus niet. Natuurlijk mag je wel de organisatienoden van je onderneming duidelijk maken (zie verder).
Drie tips voor de praktijk
1. Meten is weten
Wij raden aan om het hele jaar door een overzicht bij te houden van het aantal vakantiedagen dat elke collega nog moet opnemen. Zo vermijd je dat je in november plots vaststelt dat iemand nog vier weken vakantie moet opnemen.
Lees ook: Mogen werknemers hun wettelijke vakantie overdragen naar volgend jaar?
2. Communiceer open en tijdig
Moedig je medewerkers doorheen het jaar aan om zelf actief na te denken over de vakantieregeling binnen hun team. Maak eventueel een gedeelde vakantiekalender, om dit zo laagdrempelig mogelijk te maken voor iedereen.
En hoewel je niets eenzijdig mag opdringen, is het perfect toegelaten om richtlijnen mee te geven, bijvoorbeeld:
- “Tijdens de zomer verwachten we dat er minstens twee personen per team beschikbaar zijn, om de goede dienstverlening naar onze klanten te kunnen garanderen”
- “Vanaf september verwachten we veel bestellingen, wij verzoeken jullie dus om jullie vakantiedagen te spreiden en niet massaal op te nemen in het najaar”
Je kan die regels over de spreiding van de vakantiedagen ook in je arbeidsreglement opnemen. Je moet dan wel de wijzigingsprocedure van het arbeidsreglement volgen.
3. Spreek een procedure af
Wist je dat je ook een procedure kan vastleggen in je arbeidsreglement? Zo kan je deadlines afspreken voor het indienen van verlofaanvragen, en zelfs verschillende deadlines voorzien naargelang het de zomervakantie betreft of andere periodes in het jaar.
Je kan zelfs in overleg met jouw personeel algemene regels vastleggen die bepaalde personen voorrang geven bij het aanvragen van vakantie. Maak dan wel gebruik van objectieve criteria: de datum van de aanvraag, de gezinssituatie of anciënniteit.
Contacteer jouw Securex Legal Advisor via myHR@securex.be voor meer info over het vastleggen van zo’n procedure.
De grenzen van de vakantiewetgeving
Hoewel het gemeenschappelijk akkoord de basisregel is bij het individueel vastleggen van de vakantiedagen, moeten beide partijen rekening houden met de grenzen van de wet:
- De vakantie moet tussen 1 januari en 31 december van het vakantiejaar genomen worden. Een werknemer kan niet afzien van zijn recht op vakantie. Het is ook verboden om vakantiedagen naar een volgend jaar over te dragen (de niet-genomen dagen zijn in dat geval verloren en je kan gesanctioneerd worden)
- De werknemer moet hoe dan ook minstens één ononderbroken week vakantie krijgen
- In principe mag de vakantie niet in halve dagen opgenomen worden, behalve in combinatie met een halve dag gewoonlijke rusttijd of een halve dag aanvullende (Europese) vakantie, of nog in geval van opdeling van de drie laatste dagen van de vierde week vakantie
De wet hecht tot slot ook waarde aan een goede work-lifebalans:
- Werknemers met schoolgaande kinderen krijgen hun vakantiedagen bij voorkeur tijdens de schoolvakanties
- Werknemers hebben recht op twee volle vakantieweken tussen 1 mei en 31 oktober, tenzij zij dit niet zouden wensen. Voor werknemers jonger dan 18 jaar op het einde van het vakantiedienstjaar gaat het om drie weken
- De overige vakantieperiodes, buiten de bovenvermelde twee of drie weken, worden bij voorkeur opgenomen tijdens rustigere periodes
Meer info?
Je vindt meer details over de jaarlijkse vakantie in ons dossier over de jaarlijkse vakantie.
Bron
