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FAQ - Facturation électronique
La facturation électronique (aussi appelée e-facturation, facturation numérique ou e-invoicing) désigne l’échange de factures entre fournisseurs et clients dans un format électronique intégré, plutôt qu’en format papier.
Les fichiers échangés par voie numérique sont appelés factures électroniques.
Cette nouvelle façon de facturer présente de nombreux avantages :
- Gain de temps – votre gestion financière sera plus rapide
- Moins de risque de fraude à la facture – vous savez avec certitude à qui vous avez affaire
- Paiement plus rapide des factures sortantes – ce qui est bénéfique pour votre cash-flow
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront utiliser des factures électroniques structurées entre elles. Il s'agit de factures échangées directement entre les logiciels des deux entreprises. L'envoi d'une facture en format pdf par e-mail ou par plate-forme ne suffira donc plus.
Avez-vous un numéro de TVA actif ? Si c'est le cas, cette obligation s'applique également à votre entreprise. Il n'existe qu'un nombre limité d'exceptions.
Pour quelles opérations B2B l’obligation n’est-elle pas applicable ?
L'obligation de facturation électronique structurée s'appliquera presque toujours aux transactions entre un fournisseur belge assujetti à la TVA et un client assujetti à la TVA en Belgique.
Il existe quelques exceptions limitées à ce principe :
- Il n’est pas obligatoire d’envoyer des factures électroniques structurées pour :
- les assujettis faillis
- les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA
- les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable, même s’ils sont identifiés à la TVA en Belgique
- les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de la TVA – prendra fin au plus tard le 1er janvier 2028)
- Il n’est pas obligatoire de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées pour :
- les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA
- les assujettis à la TVA non établis en Belgique sans établissement stable, même s’ils sont identifiés à la TVA en Belgique
- Il n’est pas obligatoire d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques structurées si l’opération est exemptée en vertu de l’article 44 du Code de la TVA.
Travaillez-vous uniquement pour des clients privés ? Les factures sortantes destinées à des clients privés ne sont pas soumises à l'obligation. Mais attention : vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de la part de vos fournisseurs. Vous devez donc mettre à jour vos systèmes d'ici à janvier 2026.
L'une des deux parties n'est-elle pas assujettie à la TVA ? Si tel est le cas, l'obligation ne s'applique pas à leurs transactions mutuelles.
Comment savoir si une entreprise est assujettie à la TVA ? Vous pouvez consulter, pour toute entreprise en Belgique, la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Si l'entreprise est assujettie à la TVA, la rubrique « Qualités » est libellée comme suit : « Assujettie à la TVA - Depuis le [date] ».
La facture électronique, en bref :
- Elle est créée, envoyée et reçue de manière électronique à l’aide d’un logiciel de facturation
- Il s’agit d’un fichier entièrement numérique (en XML), et non d’un scan
- Elle se compose de données structurées
- Elle est envoyée de manière sécurisée par Peppol (ou un autre réseau sécurisé)
Une facture électronique est un fichier texte numérique au format XML, conçu selon une structure standardisée et universelle : l’UBL (Universal Business Language). Concrètement, cela signifie que les principales informations de la facture (données du fournisseur et du client, numéro de facture, date, montants et détails du produit) sont toujours enregistrées de la même manière pour chaque facture électronique.
Cette structure standardisée permet aux logiciels de lire et de traiter automatiquement les factures électroniques.
Une facture papier scannée ou un PDF n’est pas une facture électronique, même si un PDF est un fichier numérique. Les logiciels de facturation et de comptabilité ne peuvent pas lire et traiter automatiquement ce type de fichiers numériques. En revanche, cela est possible avec une facture électronique.
Les factures électroniques sont envoyées au moyen d’un réseau sécurisé. En Belgique, comme dans de nombreux autres pays, on utilise principalement le réseau Peppol, souvent appelé simplement Peppol.
La facturation électronique nécessite avant tout un logiciel de facturation compatible avec le réseau Peppol et capable de générer des factures conformes aux spécifications requises. Cela n’est pas possible avec les logiciels de bureautique classiques comme Word ou Excel.
L’accès au réseau Peppol est indispensable pour envoyer et recevoir les factures électroniques conformément aux normes établies.
En tant qu’entrepreneur, dès que vous utilisez un logiciel de facturation électronique, celui-ci peut également être relié au logiciel de votre expert-comptable. Ainsi, votre expert-comptable a lui aussi accès aux données nécessaires pour tenir votre dossier à jour, sans avoir à les ressaisir manuellement dans son progiciel comptable.
Cela a-t-il un impact sur le prix que vous payez pour les services de votre expert-comptable ? En principe non, mais… grâce à l’automatisation des processus comptables, votre expert-comptable dispose de plus de temps pour vous offrir un accompagnement de meilleure qualité.
Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online. Il s’agit d’un réseau sécurisé reposant sur un accord-cadre, qui permet d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées.
Le réseau Peppol a été développé avec le soutien de la Commission européenne. Le nombre de pays utilisant Peppol ne cesse d’augmenter, non seulement en Europe, mais aussi dans le reste du monde.
Vous êtes expert-comptable et vous cherchez le logiciel de facturation idéal pour vos clients ?
Alors Billit pourrait certainement vous intéresser. En plus de son logiciel de facturation à destination des entrepreneurs, Billit propose aux experts-comptables un portail gratuit, permettant de centraliser et d’exporter automatiquement toutes les factures électroniques des clients (factures de vente et d’achat) vers le progiciel comptable. Billit est déjà compatible avec 35 progiciels comptables. Il y a donc de fortes chances pour que le vôtre en fasse partie.
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Vous êtes indépendant ou freelance et vous travaillez avec un cabinet d’expertise-comptable ? Consultez votre expert-comptable pour choisir un logiciel de facturation compatible avec ses systèmes. Securex vous recommande de gérer l’ensemble de votre flux de facturation, des revenus aux dépenses, à l’aide d’une solution qui :
- Simplifie la création de factures et de devis
- Numérise entièrement les factures d’achat et les tickets
- Se connecte facilement à votre compte bancaire (professionnel)
- S’intègre sans difficulté au progiciel comptable de votre expert-comptable
Plus de 3 500 cabinets comptables en Belgique ont choisi de travailler avec Billit, car cette solution communique sans problème avec les 35 progiciels comptables les plus utilisés en Belgique.
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Vous êtes une PME et vous travaillez avec un cabinet d’expertise-comptable ? Consultez votre expert-comptable pour choisir un logiciel de facturation compatible avec ses systèmes. Assurez-vous que votre solution de facturation réponde aux critères suivants :
- Automatisation maximale des tâches administratives
- Création et envoi simplifiés de factures électroniques à vos clients
- Élaboration de vos factures, devis et bons de commande dans votre propre charte graphique
- Paiements et rappels de paiement entièrement automatisés
- Connexion aisée entre votre logiciel de facturation et vos autres outils, afin d’optimiser vos processus d’entreprise
Plus de 130 000 utilisateurs et 75 000 entreprises ont déjà choisi la plateforme de facturation de Billit pour envoyer et recevoir en toute sécurité leurs factures électroniques, conformes aux nouvelles normes, sur le réseau Peppol.
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Le logiciel de facturation d’Accountable est une solution tout indiquée pour vous.
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Les clients comme les non-clients de Securex peuvent profiter de cette offre exclusive et tester Billit gratuitement pendant 12 mois. Vous pouvez facilement vous inscrire via ce lien.
Pendant cette période d’essai gratuite, Billit vous permet de gérer à la fois vos factures entrantes et sortantes. Vous choisissez vous-même la méthode d’envoi : via le réseau de facturation électronique ou, si nécessaire, par e-mail (par exemple pour des particuliers ou des organisations non assujetties à la TVA).
Après les 12 premiers mois, Billit vous contactera pour savoir si vous souhaitez poursuivre votre abonnement. Vous choisissez alors la formule qui correspond le mieux à votre situation. Les tarifs débutent à 7,50 € par mois.
Vous avez encore des questions sur Billit ou sur la facturation électronique ? Consultez le site web de Billit pour plus d’informations et pour vous inscrire à une séance d’information en ligne.
Déduction des frais à 120 %
Pour faciliter la transition, le gouvernement belge offre à chaque indépendant et PME une déduction de
120 % dans le cadre de l’impôt sur les revenus pour la facturation électronique structurée. Le même principe s’appliquera aux plus grandes entreprises, mais sous forme de déduction pour investissement.
Concrètement, les frais déductibles concernent les frais liés à un logiciel de facturation comme Billit ou à des conseils en facturation électronique.
Cette mesure s'applique à la période imposable de 2024 à 2027. Afin de pouvoir déduire au maximum vos frais liés à un logiciel de facturation électronique, il est donc préférable de vous y mettre sans tarder.
Les entités Securex ci-dessous proposent déjà des factures électroniques via le réseau Peppol :
- Secrétariat Social Securex
(cette liste est automatiquement mise à jour à chaque ajout d’une entité Securex)
Dès que vous êtes enregistré comme utilisateur Peppol (c’est-à-dire dès que vous utilisez une solution de facturation donnant accès au réseau Peppol), Securex veille à ce que les factures des entités Securex dont vous êtes client soient automatiquement envoyées à votre solution de facturation par le réseau Peppol. Certaines solutions, telles que Billit, permettent ensuite de payer vos factures une par une, ou plus simplement encore, de régler plusieurs factures en une seule fois.
En complément de la facture électronique, Securex continue de mettre à disposition ses factures au format PDF sur le portail client MySecurex.
Attention : les factures au format PDF ne sont pas des factures électroniques officielles et ne sont fournies qu’à titre informatif !
Vous ne recevez pas de factures de la Caisse d'Assurances Sociales via Peppol, car celle-ci n’envoie pas de factures, mais bien des avis d'échéance. Un avis d'échéance sert uniquement à informer de la fin d’un contrat. Si vous ne payez pas à temps, le contrat sera résilié. Une facture, en revanche, est une demande explicite de paiement avant une date précise pour la fourniture d’un service ou d’un produit.
Attention : Si vous ne donnez pas suite à la demande de paiement de Securex (via l’avis d'échéance), vous courez le risque de ne plus être protégé en tant que client contre la perte de revenus en cas de maladie de longue durée ou d’un accident du travail. Il est donc fortement recommandé de ne pas ignorer ces demandes de paiement.
L’Arrêté Royal concernant l’introduction obligatoire de la facturation électronique structurée a été publié le 14 juillet 2025. Il précise les sanctions en cas de non-respect de cette obligation légale :
- Amende de 1 500 euros pour une première infraction
- Amende de 3 000 euros pour une deuxième infraction
- Amende de 5 000 euros à partir de la troisième infraction
Toutefois, tout commence toujours par un avertissement. Votre entreprise dispose ensuite d’un délai maximal de trois mois pour se mettre en conformité.
Le SPF Finances confirme en outre qu'il fera preuve de tolérance au cours des trois premiers mois de 2026. Pour en savoir plus, cliquez ici.