Importance d’une politique efficace en matière de travail hybride
Le travail hybride est synonyme de travail flexible dans différents lieux. Il offre de nombreux avantages aux organisations et aux collaborateurs. Il vous permet d’exploiter l’espace de manière optimale et/ou compacte et motive les collaborateurs. Autres avantages :
- Davantage de flexibilité pour les collaborateurs leur permettant de choisir leur environnement de travail et de mieux concilier vie professionnelle et vie privée
- Une productivité accrue grâce à la diminution du temps consacré aux déplacements et des distractions au bureau
- Une cohérence et une plus grande motivation du fait que les collaborateurs se voient confier davantage de responsabilités et organisent leur travail à leur manière.
Le travail hybride vous permet, en tant qu’organisation, d’améliorer votre culture d’entreprise et d’offrir un meilleur équilibre vie professionnelle – vie privée à vos collaborateurs. Surtout si vos managers adoptent un style de leadership approprié. De plus, le travail hybride vous permet de réduire vos coûts parce que vous exploitez votre espace de bureau de manière plus efficace. Élaborez une politique structurée en matière de travail hybride en 6 étapes :
- Définissez une feuille de route
- Établissez votre plan et estimez votre budget
- Élaborez un plan par étapes
- Fournissez les logiciels et le matériel adéquats
- Misez sur le bien-être et la culture d’entreprise à domicile également
- Prévoyez l’accompagnement approprié
Si vous souhaitez apprendre concrètement à renforcer la dynamique d’équipe dans un tel régime de travail hybride, suivez le webinar sur le travail hybride.
Étape 1 : définissez une feuille de route
Une bonne préparation, c’est déjà la moitié du travail accompli. Commencez donc par définir une feuille de route ou un plan d’action pour mettre en place une politique de travail hybride de manière ciblée. Dans cette feuille de route, déterminez d’abord l’objectif que vous voulez atteindre, les attentes de vos collaborateurs et les ressources dont vous avez besoin pour y parvenir.
Comme premier pilier d’une feuille de route efficace, définissez une vision claire :
- Comment le travail hybride renforce-t-il les objectifs de votre organisation ?
- Quelle est la fonction du bureau / de l’entreprise dans le cadre d’une telle politique ?
- Qu’est-il préférable de conserver et de laisser tomber en fonction de la complexité du travail et de la maturité des collaborateurs ?
- Que signifie pour vous une politique couronnée de succès ?
Conseil : recherchez le meilleur compromis entre l’environnement de bureau et l’environnement domestique pour des performances, une atmosphère et un bien-être personnel de qualité optimale. Faites la distinction entre les tâches nécessitant de la concentration, les tâches de groupe…
Comme deuxième pilier d’une feuille de route efficace, il est préférable d’impliquer vos collaborateurs. Ce sont eux qui doivent le faire. Un groupe de discussion peut s’avérer utile pour des entretiens plus approfondis et/ou des enquêtes ciblées. Tous les collaborateurs ne préfèrent pas travailler à domicile et chaque forme d’organisation présente des avantages et des inconvénients.
Deux formats pratiques pour soutenir votre politique :
- Appliquez le modèle ABC pour motiver activement vos collaborateurs par le biais du leadership
- Recourez également à des « team agreements » ou accords d’équipe qui permettent à chaque équipe de déterminer comment, où et quand collaborer. Il peut s’agir, par exemple, de convenir ensemble d’un jour fixe au bureau afin que chacun se voie physiquement au moins une fois par semaine.
Étape 2 : établissez votre plan et estimez votre budget
Après avoir défini la feuille de route, le moment est venu d’établir votre plan et d’estimer le budget. De cette manière, vous déterminez ce qu’il faut pour réussir à mettre en place le travail hybride au sein de votre organisation.
Sachez également que vous disposez de plusieurs options dans le cadre du travail hybride :
- Dans le cadre du concept Activity Based Working, vous attribuez en tant qu’employeur une fonction spécifique aux lieux de travail. Par exemple : une salle de repos, une salle de réunion, des bureaux d’appel… Le travail à domicile est l’une des options disponibles, le collaborateur choisissant l’endroit le plus approprié pour chaque tâche
- Cette option est généralement combinée à une politique du bureau propre (« clean desk ») : étant donné que n’importe qui peut travailler n’importe où, le collaborateur ne doit rien laisser traîner
- Comme collaborateur, réfléchissez également à la manière dont vous concluez des accords mutuels : réservez-vous un bureau de travail ou appliquez-vous le principe du « premier arrivé, premier servi » ?
Questions importantes à vous poser :
- De quel matériel et de quels logiciels avez-vous besoin pour rendre le télétravail structurellement possible ?
- Est-il possible de louer moins d’espace de bureau et de l’utiliser plus efficacement ?
- Quelles formations (internes) sont nécessaires pour une mise en place optimale de la politique ?
Conseil : il existe peut-être des entreprises dans votre immeuble de bureaux ou dans votre zoning industriel avec lesquelles vous pouvez collaborer. Pensez au partage d’espaces de bureaux, aux achats groupés de matériel et/ou de licences…
Étape 3 : élaborez un plan par étapes
L’étape suivante consiste à traduire votre feuille de route en étapes concrètes. Créez un flux de travail logique avec des tâches et des responsabilités concrètes.
Qui :
- vérifie quels sont les logiciels et le matériel nécessaires ?
- dresse la liste du matériel ergonomique nécessaire ?
- rédige les messages destinés à la communication interne ?
- interroge les collaborateurs sur leurs souhaits, leurs attentes et leurs besoins ?
- étudie le volume d’espace de bureau dont l’entreprise a effectivement encore besoin et son mode de répartition ?
Il est également important d’adapter le plan d’action si nécessaire lorsque de nouvelles informations apparaissent. En particulier si vous recevez un feedback de vos collaborateurs. Si toutes les tâches ont été effectuées, indiquez les informations à côté de votre feuille de route et mettez-vous au travail :
- Achetez des équipements, tant pour les logiciels que pour le matériel, mais aussi du matériel de bureau ergonomique
- Adaptez tous les documents de travail à la nouvelle situation
- Au besoin, rénovez ou déplacez votre espace de bureau
- Assurez la communication interne
- Élaborez un trajet de formation
Désignez à chaque fois une personne responsable, fixez un délai précis pour chaque exercice et déterminez également le résultat.
Étape 4 : fournissez des logiciels adéquats et du matériel de travail ergonomique
Afin de permettre le travail hybride, il est essentiel de disposer des logiciels et du matériel adéquats. Par exemple :
- un accès stable et sécurisé au réseau de l’entreprise, en interne comme en externe
- des outils de communication fiables, tels qu’un GSM, un ordinateur portable…
- du matériel de bureau ergonomique pour le travail au bureau mais aussi à domicile
Établissez éventuellement une distinction entre les tâches et les profils : qui a besoin de quoi, où et quand ?
- Un collaborateur du service clientèle a besoin par exemple d’un téléphone ou d’un casque performant mais pas s’il effectue des tâches administratives
- Un architecte de base de données préfère disposer d’un ordinateur portable performant et de deux écrans, mais ne doit pas nécessairement être assis à un bureau pendant des sessions et autres réunions
- Pour le collaborateur du service clientèle, avoir deux écrans permet de consulter rapidement différentes plates-formes en même temps
Étape 5 : misez également sur le bien-être à domicile
Le modèle hybride apporte son lot de nouveaux défis sur le plan du bien-être mental et psychosocial :
- Perte des contacts sociaux : vos collaborateurs se voient et s’entendent moins souvent en dehors des réunions, au risque de perdre leur satisfaction au travail ou de se sentir isolés
- Séparation de la vie professionnelle et de la vie privée : il est possible que la frontière entre vie professionnelle et vie privée devienne très mince. Il faut donc prendre des dispositions à ce sujet. Si vos collaborateurs n’ont pas la possibilité de se déconnecter, ils s’exposent à un risque accru de stress et de burn-out
- Diminution de la motivation et de l’engagement : sans interaction quotidienne avec des collègues et la structure offerte par un environnement de bureau, certains collaborateurs se sentent moins motivés et moins impliqués dans leur travail.
En tant que leader, cela reste également difficile de surveiller ou de suivre de près les activités de chaque collaborateur. C’est pourquoi il est extrêmement important que vos managers assurent une gestion efficace à distance.
Investissez également du temps dans le lien entre le collaborateur et l’organisation. Dans votre feuille de route, intégrez des mesures visant à préserver ou à renforcer votre culture d’entreprise :
- Investissez dans une communication interne claire
- Organisez régulièrement des événements d’équipe ou d’entreprise, hors ligne et/ou en ligne
- Mettez à l’honneur des exemples de valeurs clés pour votre entreprise
- Veillez à ce que chacun sache à qui s’adresser pour poser des questions (et introduire des réclamations) et accordez-leur l’attention requise
- Donnez aux collaborateurs la possibilité de partager et de mettre en pratique leurs idées et initiatives
Les collaborateurs qui se sentent liés à l’entreprise et motivés au travail sont aussi beaucoup plus productifs. Découvrez ici les principaux aspects du bien-être psychosocial au travail et comment les aborder de manière proactive.
Conseil : ne perdez pas de vue le confort physique de vos collaborateurs. En adoptant du matériel de travail ergonomique pour le poste de travail à domicile, vous pouvez éviter une multitude de problèmes à long terme.
Étape 6 : prévoyez un accompagnement approprié
Le changement est régulièrement source de frustration. Assurez par conséquent un accompagnement approprié pour les collaborateurs qui optent pour le travail hybride. Vous pouvez par exemple, utiliser les moyens suivants :
- Une communication interne claire pour informer les collaborateurs de ce qui change et à quel moment. Ils ont ainsi le temps de s’y préparer
- Des formations et ateliers pour expliquer à vos collaborateurs comment gérer au mieux le travail hybride au sein de votre entreprise
- Invitez vos managers à suivre une formation sur la gestion du changement afin de les préparer aux questions et aux doutes des membres de leur équipe. Ou apprenez-leur à utiliser le modèle ABC de leadership pour motiver leurs collaborateurs de manière plus autonome
- Un point de contact pour les questions et/ou situations problématiques comme l’absence de matériel…
- L’évaluation de la situation, par exemple le nombre de bureaux disponibles sur le lieu de travail afin de procéder à des ajustements si nécessaire
