Conseil 1. Clarifiez l’objectif de l’entretien d’évaluation
« Précisez en amont les objectifs de l’entretien. Pourquoi voulez-vous parler à votre collaborateur ? Que souhaitez-vous retirer de cet entretien ? Préparez quelques questions ouvertes, et communiquez-les à l’avance à votre collaborateur. Cela lui permet d’y réfléchir et vous aide, en tant que responsable, à créer un vrai dialogue plutôt qu’une communication à sens unique.
🎯A noter qu’il est préférable de se limiter à un seul objectif par entretien : par exemple les possibilités de développement personnel dans la fonction, les perspectives de carrière, la rémunération... Jamais une combinaison de divers objectifs. »
Conseil 2. Distinguez le plan de développement personnel de l’aspect financier
« Ce conseil découle directement du précédent : évitez de combiner plan de développement personnel et questions d’argent dans un même entretien. Ce sont deux objectifs différents, qui nécessite deux entretiens distincts. Un entretien d’évaluation individuel porte sur le développement personnel. C’est l’occasion d’aborder des questions telles que : ‘Comment voyez-vous votre évolution dans la fonction d’ici cinq ans ? Quelles actions pourraient vous y aider ? Et en tant que responsable, comment puis-je vous accompagner au mieux ?’
Dès que la question financière entre en jeu, la dynamique change. es collaborateurs adoptent souvent une position plus défensive. Si un bonus est lié à une formation spécifique, il est normal que le collaborateur veuille la suivre... même si cette formation ne contribue pas vraiment au développement personnel.
⛓️💥En dissociant ces deux aspects, vous créez un climat de confiance. Vos collaborateurs se montreront plus réceptifs et ouverts, pour parler des points d’amélioration qu’ils perçoivent, des efforts qu’ils veulent eux-mêmes fournir, etc. »
Conseil 3. Évitez les notes et scores lors de l’entretien d’évaluation
« C’est le plus grand piège : évaluer les collaborateurs à l’aide de notes ou scores. Ces systèmes manquent de nuance. ‘Presque très bien’ n’est pas la même chose que ‘Juste bien’. Mais tout est parfois résumé dans un simple score de 3 sur 5. De tels scores entraînent en plus des comparaisons. ‘Pourquoi Anne a aussi 4 sur 5 pour la ponctualité, alors que je suis nettement plus souvent à l’heure qu’elle ?’ De telles situations ne sont bénéfiques pour personne.
Engagez plutôt une conversation ouverte avec des questions ciblées. ‘Comment voyez-vous votre avenir professionnel ? Quels sont vos objectifs pour cette année ?’ Ou si vous voulez voir des adaptations : ‘Je vois que vous voulez évoluer dans cette direction, mais sur la base d’une série d’observations concrètes, je pense que vous avez encore besoin d’un peu d’aide : que pouvons-nous envisager ensemble pour y arriver ?’
🪙Les chiffres ont leur place mais uniquement lorsqu’il s’agit de primes ou d’ augmentations de salaire. Dans ces cas, les objectifs doivent être clairs, formulés et définis à l’avance. En début d’année, vous fixez les objectifs au niveau de l’entreprise, de l’équipe ou du travailleur. L’objectif est atteint ? La prime ou l’augmentation suit alors de manière automatique et transparente. »
Conseil 4. Faites de chaque entretien une opportunité de feedback
« Un seul entretien formel par an ne suffit pas. Il en faut au moins deux :
- un sur les objectifs liés au salaire
- un autre sur le développement des compétences.
Mais pour le manager, l’idéal reste de garder le contact entre ces différents moments. Chaque entretien individuel avec un collaborateur est l’occasion de proposer un feedback. ‘Vous étiez en retard aujourd’hui, comment pouvons-nous éviter cela à l’avenir ?’ Pensez aussi toujours à donner des retours positifs. ‘Votre intervention pendant la réunion était vraiment pertinente.’
Le cadre ne doit pas toujours être formel : un petit mot rapide près de la machine à café suffit déjà à donner une indication à vos collaborateurs.
🗪 Pour un collaborateur, il n’y a rien de pire que de ne recevoir aucun retour pendant toute une année, puis de découvrir lors de l’entretien d’évaluation qu’on ne fait pas bien son travail. Pour le manager, c’est une occasion manquée. »
Conseil 5. Travaillez votre feedback
« En tant que manager, donner du feedback ne faisait sans doute pas partie du programme de vos études. Il est donc normal de devoir essayer des choses, parfois avec des erreurs. Heureusement, cela s’apprend. »
- Demandez vous-même du feedback : « Commencer par demander du feedback sur votre propre manière de manager. ‘Comment puis-je m’améliorer ? Cette approche vous convient-elle ?’ »
- Adaptez votre feedback au collaborateur : « Il n’y a pas une formule qui fonctionne pour tous les entretiens d’évaluation. Certains profils sont plus sensibles que d’autres. Adaptez votre ton et votre formulation à la personne à qui vous parlez, et demandez-lui ce qu’elle pense de votre façon de communiquer votre feedback. »
- Donnez du feedback tourné vers l’avenir : « Feedforward plutôt que feedback. On ne peut plus changer le passé. Mais vous pouvez influencer l’avenir. En vous concentrant sur les solutions ou les actions à venir, vous évitez que les entretiens d’évaluation ne se transforment en un débat ‘Vous avez fait ceci’ contre ‘Je n’ai pas fait cela’. »
🎓Vous aimeriez améliorer votre gestion des performances ? Suivez la formation « Entretiens PDP : clé de motivation et de performance » pour découvrir d’autres outils concrets.
Maximiser le potentiel de votre équipe avec les entretiens PDP : Préparez-vous à des entretiens PDP efficaces et motivants
