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Comment numériser votre fonctionnement quotidien ?

Entrepreneurs | 02 avril 2020 | Ecrit par Oliver Op de Beeck

Grâce aux progrès technologiques de la dernière décennie, la plupart des organismes peuvent télétravailler. Comment cloner votre bureau sur le web ? Voici quelques outils pratiques. 

Comment numériser votre fonctionnement quotidien ?
1. La pause-café à la cuisineLe contact social reste un élément essentiel du quotidien d’une entreprise. Comment maintenir le moral des troupes au beau fixe ? Les outils tels que Slack et Microsoft Teams vous permettent de créer des « workplaces » où vos collaborateurs peuvent échanger en ligne. Les équipes se tiennent mutuellement au courant des nouvelles et vous évitez ainsi les problèmes de communication.

Veillez à définir des règles internes pour cet outil, sans quoi les pauses-café risquent de s’éterniser. 

Utilisez éventuellement le modèle suivant pour structurer vos workplaces/canaux :
  1. Un canal d’information où indiquer les développements au sein de l’entreprise
  2. Un ‘Coffee corner’ où les collaborateurs peuvent discuter
  3. Différents canaux selon la structure des équipes : marketing, vente, comptabilité, etc.
  4. Un canal dédié à l’inspiration où partager des articles intéressants ; de quoi continuer à apprendre, même en cette période difficile
Demandez aux membres de votre équipe de laisser un message dans le bon canal si, par exemple, ils prennent une heure de pause pour aller manger ou promener leur chien. Tout le monde sera ainsi au courant.

2. Réunions virtuelles, comme au bureauRien ne remplace les contacts en chair et en os. Mais pourquoi ne pas vous rapprocher en organisant une réunion en ligne ? Utilisez Skype, Zoom ou encore Google Meet pour vos vidéoconférences. Les contacts seront plus personnels que par téléphone.

Vos clients vous seront reconnaissants de prendre des mesures pour éviter les contacts physiques en cette période où tout le monde s’expose à la contamination.

Là encore, quelques règles du jeu s’imposent :
  1. Cherchez un endroit calme pour votre entretien
  2. Habillez-vous comme si vous vous rendiez à une réunion normale
  3. Faites attention à l’arrière-plan : rangez un peu, histoire de donner une impression professionnelle
  4. La vidéoconférence réunit plusieurs personnes ? Coupez votre micro tant que vous ne prenez pas la parole, vous éviterez ainsi les bruits dérangeants

Les mesures actuelles offrent aux entreprises l’occasion de revoir leur fonctionnement au quotidien. En numérisant dès maintenant une partie de vos activités, vous préparerez votre avenir. Profitez-en aussi pour vous demander quels collaborateurs pourraient télétravailler plus souvent.

Avez-vous encore des questions? 

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