Verplichte aanstelling van een vertrouwenspersoon in bepaalde ondernemingen
De wet van 5 november 2023 heeft de aanstelling van een vertrouwenspersoon verplicht gemaakt voor werkgevers die 50 of meer werknemers tewerkstellen. In ondernemingen met minder dan 50 werknemers blijft de aanstelling verplicht als alle leden van de syndicale afvaardiging, of bij gebreke aan syndicale afvaardiging alle werknemers, daarom verzoeken.
Volgens de welzijnswet komt het begrip van werkgever overeen met de juridische entiteit, en niet met de technische bedrijfseenheid. Bijgevolg moet er een vertrouwenspersoon aangeduid worden op niveau van de juridische entiteit.
De vertrouwenspersoon: een personeelslid?
De vertrouwenspersoon mag, maar hoeft niet altijd deel uit te maken van het personeel van de onderneming.
Indien de vertrouwenspersoon geen deel uitmaakt van het personeel van de onderneming, moet de werkgever uiteraard de nodige maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat deze persoon beschikbaar en vlot bereikbaar is voor de werknemers van de onderneming.
De wet voorziet in de volgende drie scenario's:
-
Ondernemingen met 50 werknemers of meer : een vertrouwenspersoon is in alle gevallen verplicht. Bovendien moet ten minste één van de vertrouwenspersonen altijd een personeelslid van de werkgever zijn. Dit is ook het geval als de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
-
Ondernemingen met 20 tot 49 werknemers: een vertrouwenspersoon is niet verplicht. Als er echter een vertrouwenspersoon wordt aangesteld, moet ten minste één van de vertrouwenspersonen een personeelslid van de onderneming zijn als de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
-
Ondernemingen met minder dan 20 werknemers: een vertrouwenspersoon is niet verplicht. Als er toch een vertrouwenspersoon wordt aangesteld, hoeft deze niet noodzakelijk een personeelslid van de onderneming te zijn.
Aanwijzingsprocedure
Een werkgever die ervoor kiest om een vertrouwenspersoon aan te wijzen, moet hiervoor het akkoord hebben van alle personeelsvertegenwoordigers binnen het CPBW.
Indien er geen akkoord wordt bereikt over de aanwijzing van de vertrouwenspersoon, moet de werkgever, voordat hij een beslissing neemt, het advies vragen van het Toezicht op het welzijn op het werk. Indien hij het advies van deze ambtenaar niet volgt, moet hij de redenen daarvoor meedelen aan het CPBW.
Wat gebeurt er als er geen kandidaten zijn voor de rol van vertrouwenspersoon?
Werkgevers met 50 of meer werknemers tewerkstelt zijn in principe verplicht om een interne vertrouwenspersoon aan te duiden. Het volstaat niet om een aanwijzingsprocedure op te starten en op zoek te gaan naar een kandidaat voor de rol van vertrouwenspersoon. De werkgever moet effectief minstens één interne vertrouwenspersoon aanduiden om aan zijn wettelijke verplichting te voldoen.
De mogelijkheid hebben om beroep te doen op een externe preventieadviseur psychosociale aspecten voor een verzoek tot informele interventie ook niet. Dit is niet gelijk aan het aanduiden van een vertrouwenspersoon.
Als er geen kandidaten zijn, zal de werkgever dus zelf een werknemer moeten aanduiden en deze voorstellen aan het CPBW.
De rol van vertrouwenspersoon kan door de interne preventieadviseur uitgeoefend worden onder de volgende voorwaarden.
Verwijderingsprocedure
De werkgever kan de vertrouwenspersonen uit hun functie verwijderen:
- Hetzij op eigen initiatief, na akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers binnen het Comité. Indien er geen akkoord wordt bereikt over de verwijdering van de vertrouwenspersoon, moet de werkgever, voordat hij een beslissing neemt, het advies vragen van het Toezicht op het welzijn op het werk. Indien hij het advies van deze ambtenaar niet volgt, moet hij de redenen daarvoor meedelen aan het CPBW;
- Hetzij op vraag van alle werknemersvertegenwoordigers binnen het comité en met zijn akkoord.
Verbod tot cumulatie van functies
De vertrouwenspersoon die deel uitmaakt van het personeel van de onderneming waarin hij zijn functie uitoefent, mag noch werkgeversafgevaardigde, noch werknemersafgevaardigde zijn in de ondernemingsraad of het CPBW, noch deel uitmaken van de vakbondsafvaardiging.
De personen die deel uitmaken van het leidinggevend personeel mogen de functie van vertrouwenspersoon evenmin uitoefenen. Onder leidinggevend personeel wordt verstaan: de personen belast met het dagelijks bestuur van de onderneming of instelling die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden, alsmede de personeelsleden, onmiddellijk ondergeschikt aan die personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagelijks bestuur vervullen.
De vertrouwenspersoon mag bovendien nooit tegelijk de functie van arbeidsgeneesheer uitoefenen.
Opmerking: vertrouwenspersonen die vóór 1 september 2014 zijn aangewezen en die deel uitmaken van het leidinggevend personeel, die personeelsafgevaardigde zijn binnen de ondernemingsraad of het CPBW of deel uitmaken van de vakbondsafvaardiging (nieuwe onverenigbaarheden vanaf 1 september 2014), mogen hun opdracht blijven uitoefenen.
Kan de interne preventieadviseur de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen ?
Ja, de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst kan de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen op voorwaarde dat :
- de aanwijzingsprocedure wordt gevolgd (akkoord van het Comité)
- de IPA binnen de 2 jaar na zijn aanstelling de verplichte opleiding tot vertrouwenspersoon volgt.
Er moet echter over gewaakt worden dat de preventieadviseur voldoende tijd heeft om deze functie uit te oefenen en dat hij voldoende vertrouwd is met het domein van psychosociale risico’s.
Is er een overgangsperiode voorzien zodat werkgevers orde op zaken kunnen stellen?
De wet die de aanduiding van een vertrouwenspersoon verplicht maakt voor werkgevers met 50 of meer werknemers is in werking getreden op 1 december 2023. In de FAQ’s op de website van BeSWIC– Belgisch kenniscentrum over welzijn op het werk, staat het volgende :
“De wet zelf voorziet niet in een overgangsperiode. De inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk is er zich echter van bewust dat de wetswijziging zeer snel in voege is getreden. Ze is zich ook bewust van het feit dat de werkgever tijd nodig heeft om een geschikte kandidaat te vinden en de wettelijke aanwijzingsprocedure te doorlopen. De inspectie vindt het belangrijk dat de werkgever de verplichte vertrouwenspersoon op weloverwogen wijze aanduidt en niet zomaar in het wilde weg een kandidaat aanduidt omdat het nu eenmaal een wettelijke verplichting is vanaf 1 december 2023. De inspectie zal in eerste instantie dus informerend en adviserend optreden.
Dit sluit niet uit dat er in specifieke situaties toch ook repressief kan worden opgetreden rekening houdend met de ernst van de vastgestelde inbreuken en indien de werkgever onvoldoende inzet betoont om zich te conformeren met de regelgeving. In dat geval zal de inspecteur op basis van zijn concrete vaststellingen op het terrein, op een passende manier optreden."