Vermeldingen voorzien door de wet tot instelling van de arbeidsreglementen
Het arbeidsreglement moet de volgende vermeldingen bevatten.
1. Algemene regel: vaste uurroosters of kader van de normale arbeidsduur
Het arbeidsreglement moet vermelden, hetzij:
- Het begin en het einde van de gewone arbeidsdag;
- Het tijdstip en de duur van de rustpauzes;
- De dagen van de gewone onderbreking van het werk;
hetzij:
- Het kader van de normale arbeidsduur, samengesteld uit de volgende elementen:a) de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;b) de dagelijkse tijdspanne waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;c) de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur;d) de normale en maximale wekelijkse arbeidsduur.
De werkgever kan voortaan dus, voor de voltijdse werknemers, de uitputtende opname van alle uurroosters vervangen door een algemeen kader, op voorwaarde dat de daadwerkelijk toegepaste uurroosters binnen dit kader passen. Het blijft evenwel mogelijk om alle uurroosters te blijven vermelden of beide systemen te combineren.
Wanneer het werk wordt georganiseerd in opeenvolgende ploegen, worden deze vermeldingen afzonderlijk voor elke ploeg opgenomen. Het tijdstip en de wijze waarop de ploegen elkaar afwisselen, worden bovendien vermeld.
1.1. Deeltijdse werknemers tewerkgesteld in het kader van een variabel uurrooster
Voor de deeltijdse werknemers die tewerkgesteld zijn in het kader van een variabel uurrooster [1] , moet het arbeidsreglement bovendien melding maken van:
- De dagelijkse tijdspanne waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur; wanneer de deeltijdse arbeidsregeling eveneens variabel is, worden bovendien de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur vermeld
- De wijze waarop en de termijn waarbinnen de deeltijdse werknemers door middel van een bericht op de hoogte worden gebracht van hun werkroosters [2]
- De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
1.2. Kleine flexibiliteit
In geval van toepassing van de afwijking bedoeld in artikel 20bis van de Arbeidswet van 16 maart 1971 (organisatie van de kleine flexibiliteit), moet het arbeidsreglement bovendien vermelden:
- De gemiddelde wekelijkse arbeidsduur en het aantal arbeidsuren dat gedurende een referteperiode moet worden gepresteerd
- Het begin en het einde van de periode gedurende welke de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld moet worden nageleefd
- Het begin en het einde van de arbeidsdag en het tijdstip en de duur van de rustpauzes van de alternatieve uurroosters ten opzichte van datgene voorzien in het eerste lid.
Wat de werknemers betreft die enkel aanwezig zijn in de lokalen van de onderneming om er grondstoffen en alle andere voor hun werk nodige voorwerpen of documenten af te halen of om er het product van hun arbeid of enig daarmee verband houdend document af te geven, wordt de vermelding van het begin en het einde van de gewone arbeidsdag vervangen door die van de dagen en uren waarop de lokalen toegankelijk zijn.
1.3. Glijdende werktijd
In geval van toepassing van een glijdende werktijd overeenkomstig artikel 20ter van de Arbeidswet van 16 maart 1971, moet het arbeidsreglement bovendien vermelden:
- Het begin en het einde van de vaste periodes en van de glijtijden, evenals de duur van de rustpauzes
- De maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur
- De gemiddelde dagelijkse arbeidsduur
- Het begin en het einde van de periode gedurende welke de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld moet worden nageleefd
- De modaliteiten en voorwaarden voor de inhaalrust, tijdens de referteperiode, van de meer- of minderuren ten opzichte van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur
- De specifieke sancties in geval van niet-naleving door de werknemer van de regels die van toepassing zijn op de glijdende werktijd.
Deze in het arbeidsreglement opgenomen vermeldingen moeten worden aangevuld met een bijlage bij het arbeidsreglement die alle regels bevat die van toepassing zijn op de glijdende werktijd. Deze bijlage maakt integraal deel uit van het arbeidsreglement.
1.4. Afwisselende wekelijkse arbeidsregeling
Ten slotte moet voor werknemers die tewerkgesteld zijn in het kader van een afwisselende wekelijkse arbeidsregeling, overeenkomstig artikel 20quater van de Arbeidswet van 16 maart 1971, het arbeidsreglement het kader vastleggen voor de toepassing van de afwisselende wekelijkse arbeidsregeling, dat de volgende elementen omvat:
- De gemiddelde wekelijkse arbeidsduur die in de cyclus moet worden nageleefd
- De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- De dagelijkse tijdspanne waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur
- De minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur.
2. De wijzen van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon
3. De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon
4. In verband met verbreking:
- a) De procedure, met inbegrip van de formele vereisten en de opzegtermijnen, die de werkgever en de werknemer in acht moeten nemen indien de arbeidsrelatie wordt beëindigd alsook de termijn waarbinnen tegen ontslag in beroep kan worden gegaan, of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen die deze punten regelen
- b) De dringende redenen die de verbreking van de overeenkomst door de ene of de andere partij zonder opzeg rechtvaardigen, onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de rechtbanken
5. De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel
6. De straffen, het bedrag en de bestemming van de geldboeten en de tekortkomingen die zij bestraffen
7. Het beroep dat openstaat voor de werknemers die een klacht in te dienen of een opmerking te maken hebben in verband met de hun betekende straffen of die deze laatste betwisten
8. De plaats waar de persoon te bereiken is, die overeenkomstig de Codex over het welzijn op het werk is aangewezen om de eerste hulp te verlenen
9. De plaats waar de door dezelfde Codex vereiste verbandkist zich bevindt
10. In verband met jaarlijkse vakantie:
- a) De duur van de jaarlijkse vakantie evenals de nadere regelen voor toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen terzake
- b) De data van de jaarlijkse collectieve vakantie
- c) Sinds 1 januari 2024: de formaliteiten die de werknemer moet naleven bij arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een ziekte of een ongeval tijdens een periode van jaarlijkse vakantie. Deze formaliteiten worden bepaald door artikel 31/2 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten [3].
11. De bepalingen inzake de preventie van psychosociale risico’s op het werk
12. Indien er een rooklokaal voorzien is in de onderneming, de modaliteiten betreffende de toegang tot deze rookruimte
13. De namen van de leden van de ondernemingsraad
14. De namen van de leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk
15. De naam (namen) van de preventieadviseur en de naam van de preventieadviseur psychosociale aspecten
16. De namen van de leden van de syndicale afvaardiging
17. Geneesheren
De namen van de geneesheren, aangewezen buiten degenen die behoren tot een medische, farmaceutische of verplegingsdienst, tot wie de door een arbeidsongeval getroffene zich kan wenden, wanneer deze zijn verblijfplaats heeft buiten de streek waar de medische, farmaceutische en verplegingsdienst of de als vast erkende dokter gevestigd is.
18. Inspectiediensten
Het adres van de inspectiediensten waar de ambtenaren en beambten, belast met het toezicht op de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen in verband met de bescherming van de werknemers kunnen worden bereikt.
19. De vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden
Wat betreft de collectieve arbeidsovereenkomsten die buiten de onderneming zijn gesloten, moet de vermelding van het bevoegde paritair orgaan waarin deze zijn gesloten opgenomen worden in het arbeidsreglement.
20. Elektronische archiveringsdienst
De identiteit van de verlener van een elektronische archiveringsdienst verantwoordelijk, bij toepassing van Titel III van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen, voor de opslag van door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomsten en de elektronisch verstuurde en opgeslagen documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer evenals de wijze waarop de toegang van de werknemer tot deze elektronisch bij de dienstverlener opgeslagen documenten wordt gewaarborgd, ook na de beëindiging van de arbeidsrelatie[4].
21. Het door de werkgever geboden recht op opleiding
Of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen of collectieve arbeidsovereenkomsten die dit regelen.
22. De sociale zekerheidsinstelling die de sociale bijdragen in het kader van de arbeidsrelatie ontvangt
23. De procedure voor het onderhouden van contact met arbeidsongeschikte werknemers
Deze procedure is bedoeld in artikel I.4-71/2 van de Codex over het welzijn op het werk.
Andere verplichte bepalingen
Cao betreffende de gelijke beloning
Bovendien moet ook de tekst van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 25 gesloten in de Nationale Arbeidsraad betreffende de gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers als bijlage bij het arbeidsreglement gevoegd worden.
Verplichte vermeldingen uit andere rechtsbronnen
Soms moeten bepaalde vermeldingen verplicht in het arbeidsreglement opgenomen worden zonder dat deze verplichting in de wet betreffende de arbeidsreglementen staat. Ze is het gevolg van wat er in andere rechtsbronnen staat:
- De werkgever moet in het arbeidsreglement de data van de feestdagen opnemen[5]. Hij is er bovendien toe gehouden om voor 15 december van elk jaar een gedagtekend en ondertekend bericht op te hangen in de lokalen van de onderneming waarin de vervangingsdagen en de modaliteiten van de inhaalrust vermeld worden. Een kopie van dit bericht moet bij het arbeidsreglement gevoegd worden.
- De werkgever moet in het arbeidsreglement eveneens aanduiden op welke plaats de werknemer de wet van 15 januari 1990 betreffende de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en de uitvoeringsbesluiten hiervan, kan raadplegen[6].
- De werkgever van de privésector moet een intentieverklaring opstellen in verband met zijn alcohol- en drugsbeleid. Het opstellen van dit alcohol- en drugsbeleid is verplicht[7].
[1] In de zin van artikel 11bis, 3de lid van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
[2] Dit bericht bepaalt de individuele werkroosters en moet schriftelijk worden vastgesteld en gedateerd door de werkgever, zijn lasthebbers of aangestelden. Het moet ten minste zeven werkdagen vooraf op een betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht van de deeltijdse werknemers. De termijn van zeven werkdagen kan worden gewijzigd door een bij koninklijk besluit algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst, zonder evenwel korter te mogen zijn dan drie werkdagen.
[3] Wet van 17 juli 2023. Deze wijziging treedt op 1 januari 2024 in werking.
[4] Deze verplichting geldt alleen in geval de werkgever gebruik maakt van de mogelijkheid om documenten elektronisch bij te houden (en, desgevallend, door te sturen) in het kader van de arbeidsrelatie.
[5] Deze verplichting vloeit voort uit artikel 13 van de wet van 4 januari 1974 op de feestdagen.
[6] Deze verplichting vloeit voort uit de wet betreffende de Kruispuntbank.
[7] Deze verplichting vloeit voort uit de CAO nr.100 gesloten in de NAR..