Bij het opstellen van een arbeidsreglement moet een bepaalde procedure gevolgd worden. Deze procedure verschilt naargelang er een ondernemingsraad is of niet.
Als er geen ondernemingsraad is, moet men de volgende stappen in de procedure naleven:
- De werkgever stelt een ontwerp van arbeidsreglement op en brengt dit door aanplakking ter kennis van de werknemers. Elke werknemer die hierom verzoekt, kan een kopie krijgen.
- Gedurende vijftien dagen te rekenen vanaf de aanplakking houdt de werkgever een register ter beschikking van de werknemers waarin zij individueel of door toedoen van hun personeelsafvaardiging of van de vakbondsafvaardiging hun opmerkingen kunnen optekenen. De werknemers of hun afgevaardigden kunnen eveneens hun opmerkingen bij een behoorlijk ondertekend schrijven aan de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten toezenden. De ambtenaar is ertoe gehouden de anonimiteit te waarborgen.
- Zodra deze termijn verstreken is, zendt de werkgever het ontwerp en het register met de opmerkingen aan de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten.
- Indien in het register geen enkele opmerking voorkomt en indien geen opmerking direct aan de ambtenaar kenbaar gemaakt is, treedt het nieuwe reglement in werking op de vijftiende dag die volgt op de aanplakking.
- Indien aan de bevoegde ambtenaar opmerkingen meegedeeld zijn of indien er in het register opmerkingen voorkomen, zal hij deze binnen vier dagen aan de werkgever meedelen die ze door aanplakking aan de werknemers ter kennis brengt.
- Binnen een termijn van dertig dagen zal de ambtenaar pogen de uiteenlopende standpunten te verzoenen.
Indien hij erin slaagt, zal het arbeidsreglement de achtste dag volgend op de verzoening in werking treden.
Indien hij daar niet in slaagt, informeert de ambtenaar hiervan ambtshalve het paritair comité door een kopie van het proces-verbaal van niet-verzoening over te maken. Na een laatste verzoeningspoging wordt het geschil door het paritair comité beslecht. De beslissing is enkel geldig wanneer zij tenminste 75% der stemmen door ieder der partijen uitgebracht, heeft bekomen.
- De beslissing van het paritair comité wordt binnen acht dagen na de uitspraak aan de werkgever betekend.
- Het arbeidsreglement dat eventueel ingevolge een beslissing van het paritair comité gewijzigd is, treedt binnen vijftien dagen na de datum van de beslissing in werking, tenzij een andere datum van inwerkingtreding vastgesteld is.