De opzeg ter kennis brengen met een geschrift
Een mondelinge opzeg is nietig.
Daarom is het verschil tussen het ontslag en zijn uitvoeringsmodaliteit, de opzeg zo belangrijk. Wanneer een opzeg nietig is omdat ze niet schriftelijk gegeven werd, werd de wil om te beëindigen (het ontslag) meestal wel duidelijk uitgedrukt. De overeenkomst is dus wel degelijk beëindigd en die beëindiging heeft onmiddellijk uitwerking. De ontslaggevende partij is er in dat geval toe gehouden een compenserende verbrekingsvergoeding te betalen.
Dit geschrift dateren en ondertekenen
Bovendien moet dit geschrift door de ontslaggevende partij (ofwel de werknemer, ofwel de werkgever of diens lasthebber) gedateerd en ondertekend zijn.
Wanneer de werknemer de geldigheid van het ontslag dat door een lasthebber gegeven werd, betwist omdat deze laatste gehandeld zou hebben buiten het mandaat dat hij van de werkgever gekregen had, kan de werkgever het mandaat alsnog bekrachtigen. In dat geval heeft de uitdrukkelijke of stilzwijgende bekrachtiging een terugwerkende kracht en maakt zij dus het ontslag geldig.
De aanvang en de duur van de opzegtermijn vermelden
Op straffe van nietigheid moet de ontslagbrief de aanvang en de duur van de opzegtermijn vermelden.
We raden aan de einddatum van de opzegtermijn niet te vermelden, omdat deze nooit zeker is. De uitvoering van de overeenkomst kan immers nog geschorst worden door één van de wettelijke schorsingsoorzaken van de arbeidsovereenkomst, zoals de arbeidsongeschiktheid of de jaarlijkse vakantie. In dat geval wordt de opzegtermijn automatisch met het aantal dagen schorsing verlengd. Als de einddatum in het geschrift aangeduid werd, moet voor deze dagen van verlenging verplicht een verbrekingsvergoeding betaald worden.
Moet men de beëindiging uitdrukkelijk motiveren?
De CAO nr.109 [1] voorziet in een procedure waarbij de werknemer de werkgever kan vragen om hem de redenen voor zijn ontslag mee te delen en legt sancties op aan de werkgever die dat niet doet.
De werkgever is dus niet verplicht om uit eigen beweging elk ontslag te motiveren. Hij moet dit alleen doen indien hij hierom verzocht wordt door de werknemer volgens de in de CAO beschreven procedure. Voor meer informatie over deze ontslagmotivering verwijzen we naar de fiche “Motivering van het ontslag - De eigenlijke ontslagmotivering”.
Dit neemt uiteraard niet weg dat de werkgever ervoor mag kiezen om spontaan de redenen die aan de grondslag van het ontslag liggen aan de werknemer mee te delen.
Bovendien zal het feit dat de werknemer niet om een ontslagmotivering verzoekt, geen afbreuk doen aan de verplichting van de werkgever om de ontslagreden op het C4-formulier te vermelden.
[1] Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 109 betreffende de ontslagmotivering, gesloten in de Nationale Arbeidsraad op 12 februari 2014. Deze CAO is van toepassing op alle ontslagen betekend vanaf 1 april 2014.