Entretenir une bonne relation avec avec vos clients est essentiel, mais cela ne signifie pas que vos factures peuvent rester impayées.
Heureusement, il existe plusieurs moyens de prévenir les impayés et d’en limiter les conséquences. En adoptant les bonnes pratiques, vous pouvez sécuriser votre trésorerie mais également renforcer votre crédibilité auprès de vos clients.
Comment procéder ? Suivez notre plan en trois étapes :
ÉTAPE 1. Prévention
Soyez proactif. L’idéal est de demander un paiement anticipé total ou partiel. Travaillez à tout le moins avec des acomptes, des factures intermédiaires ou des échelonnement de paiements. Vous pourriez également aborder les choses de façon un peu plus créative en accordant une petite réduction à vos clients lorsqu’ils paient à l’avance. Dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer les bonnes conditions de réduction dans vos conditions générales.
Etablissez des conditions générales. Dans vos conditions générales, vous pouvez d’ailleurs inclure de nombreuses mesures de lutte contre les mauvais payeurs. Vous pouvez , tout d’abord, y indiquer l’échéance de la facture et les intérêts de retard ceci en tenant compte de la législation applicable en fonction du type de client (consommateur ou professionnel). Vous pouvez par ailleurs et en fonction des circonstances inclure une clause de réserve de propriété, vous resterez alors propriétaire des marchandises livrées jusqu’à leur complet paiement.
✍️ Lire le blog : Conditions générales
Contrôle de la solvabilité. Dans le cadre d’une fourniture de services sans marchandises connexes, une réserve de propriété n’offre aucun salut. Et un client qui a des difficultés de paiement commence par payer ses dettes les plus urgentes (les fournisseurs d’énergie, par exemple). Il vaut donc toujours mieux que vous vous fassiez une idée de la situation financière d’un client potentiel. Les bilans financiers, consultables gratuitement sur www.bnb.be permettent déjà de se faire une première idée d’un client professionnel. Vous pouvez en outre obtenir des informations relatives à la situation financière des entreprises par le biais d’un bureau d’informations spécialisé.
Ne reportez pas. Enfin, n’attendez pas trop longtemps pour envoyer un relevé de prestations et vos factures et faites-le régulièrement.
Lorsque votre client est un professionnel, s’il ne conteste pas une facture dans un délai raisonnable, il lui sera plus difficile de remettre celle-ci en cause par la suite.
En présence d'un consommateur, son simple silence ne vaudra pas automatiquement acceptation de la facture. Il est donc essentiel de veiller à ce que les prestations, les prix appliqués et les éventuelles conditions particulières aient été clairement communiqués au préalable.
N'hésitez pas à faire valider les prestations réalisées, par exemple au moyen d'un bon de prestation signé ou d'une confirmation électronique du client.
Enfin, la mise en place d'un système de facturation permettant l'envoi automatique de rappels peut considérablement réduire les retards de paiement et vous faire gagner un temps précieux. Pour vos clients professionnels, l'utilisation de la facturation électronique via le réseau Peppol permet également de sécuriser et de tracer l'envoi des factures, tout en facilitant leur traitement
ÉTAPE 2. Recouvrement amiable
Que se passe-t-il si l’échéance d’une de vos factures a été dépassée ? Chaque entrepreneur possède sa propre approche concernant ce problème.
Rappel de paiement. Un rappel amical est en effet la meilleure première démarche. Demandez poliment par courrier, e-mail, ou même Whatsapp, etc. de régler le montant impayé. Dans le cadre de cette première tentative de recouvrement, privilégier le dialogue est préférable plutôt qu’envenimer directement la relation commerciale avec des menaces et un jargon juridique. La facture peut, en effet, être arrivée à une mauvaise adresse ou il peut y avoir eu un problème lors du paiement. En cas de désaccord (ex sur le forfait ou les heures), prenez rapidement contact avec votre client afin d'identifier la difficulté et de rechercher une solution, celle-ci confirmée par écrit.
Mise en demeure. Si le rappel de paiement précédent, des appels téléphoniques supplémentaires voire une visite sur place n’ont rien donné, il est temps de passer à une véritable « mise en demeure » juridique. Le mieux est d’envoyer celle-ci par lettre recommandée avec accusé de réception (élément de preuve) accompagnée d’une copie des pièces justificatives en annexe.
Avec un client consommateur, avant de pouvoir réclamer certains frais ou indemnités, une première mise en demeure gratuite répondant aux exigences légales doit être adressée.
Lorsqu'il s'agit d'un client professionnel, la mise en demeure peut généralement rappeler les intérêts de retard, indemnités forfaitaires et autres frais prévus dans votre contrat ou vos conditions générales.
Dans cette mise en demeure, accordez à votre client un dernier délai raisonnable pour procéder au paiement (14 jours min pour un consommateur) et indiquez que, dans le cas contraire, le dossier sera transmis à une agence de recouvrement, un huissier ou un avocat. Si vous devez encore livrer d’autres marchandises ou services au client, vous pouvez expressément suspendre vos obligations en attendant que la créance ouverte soit acquittée.
Plan de paiement. Dans nombre de mises en demeure, il est également proposé au client de conclure un plan de paiement. Si tel est le cas, celui-ci doit le signaler dans un délai de X jours. Si vous convenez d’un tel accord de rééchelonnement, prévoyez que le montant total soit à nouveau exigible dès que le plan n’est pas respecté. Enfin, faites signer par écrit au client le plan de paiement.
Aide « extérieure ». Si toutes ces démarches restent sans effet, vous pouvez solliciter l’aide extérieure d’une agence de recouvrement, d’un huissier de justice ou d’un avocat. L’avantage des agences de recouvrement est que certaines d’entre elles utilisent un système no cure no pay. Par ailleurs, une lettre de sommation rédigée par un huissier de justice ou un avocat impressionne souvent davantage. De plus, ceux-ci peuvent également citer le client. Un avocat peut en outre intervenir et, au besoin, défendre vos intérêts jusque devant le tribunal.
ÉTAPE 3. Recouvrement judiciaire
L’ultimatum dans votre lettre de mise en demeure n’a hélas pas eu d’effet. Malgré vos rappels, vos tentatives de négociation ou de médiation, votre facture demeure impayée.
Recouvrement des créances incontestées. Depuis 2016, lorsque votre débiteur est une entreprise et sous certaines conditions légales (e.a créance non contestée), une procédure simplifiée de recouvrement peut être envisagée. Cette procédure permet de passer par un huissier de justice et d'obtenir un titre exécutoire sans devoir passer devant le tribunal. Elle peut constituer une alternative plus rapide et moins coûteuse qu'une procédure judiciaire classique.
Avocat et tribunal. Si la créance est contestée, il vous reste la voie judiciaire : une procédure devant le tribunal de l’entreprise de la juridiction stipulée dans vos conditions générales. Si le juge vous donne raison, un huissier de justice pourra, avec ce jugement, astreindre le client au paiement, au moyen d’une saisie de ses biens (d’où l’importance d’évaluer la solvabilité de votre débiteur avant la procédure afin de vérifier les chances réelles de recouvrement à mettre en balance avec le temps et les coûts envisagés).
Personne n'aime courir après ses factures. En adoptant les bons réflexes dès le début de la relation commerciale tels qu’une facturation rapide et un suivi rigoureux, vous augmentez vos chances d'être payé dans les délais et pouvez consacrer votre énergie à ce qui compte vraiment : développer votre activité.
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