Deze procedure maakt deel uit van een actief absenteïsmebeleid. Deze moet formeel worden vastgelegd en opgenomen in het arbeidsreglement. Het voltstaat een bijlage aan het arbeidsreglement toe te voegen binnen de toepassing van de officiële wijzigingsprocedure van het arbeidsreglement.
Wat moet in het arbeidsreglement staan?
Het arbeidsreglement moet een duidelijk kader bieden voor het houden van -contact met arbeidsongeschikte werknemers.
Er wordt aanbevolen volgende vermeldingen op te nemen :
- de personen die contact mogen opnemen (HR, leidinggevende of andere aangeduide persoon)
- de frequentie van de contacten, deze kan variëren naargelang de duur van de afwezigheid;
- de communicatiemiddelen (e-mail, telefoon of andere wettelijk toegelaten middelen)
- een expliciete vermelding dat deze contacten niet bedoeld zijn om de arbeidsongeschiktheid te controleren
De werknemer is niet verplicht te reageren op een verzoek tot contact tijdens zijn arbeidsongeschiktheid. Hij kan ervoor kiezen niet te antwoorden of het contact te weigeren, zonder dat dit hem kan worden verweten.
Er bestaan echter wel bepaalde verplichtingen: hij moet verschijnen op een re-integratiebeoordeling die door de arbeidsgeneesheer is gepland, zich aanbieden voor een medische controle die door de werkgever is aangevraagd, en de werkgever informeren over zijn verblijfplaats tijdens de arbeidsongeschiktheid.
Securex heeft een standaardbijlage opgesteld.
Mag de werkgever de opvolging van een arbeidsongeschikte werknemer externaliseren ?
Het doel is de connectie tussen werknemer, werkgever en werkplek te behouden.
Daarom interpreteert de FOD Werkgelegenheid artikel I.4-71/2 van Codex over het welzijn op het werk zodanig dat deze verplichting op de werkgever zelf rust. Op zijn website geeft de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg aan dat de werkgever het leggen van dit contact niet mag uitbesteden aan een extern bedrijf.
Hij verduidelijkt dat deze taak intern kan worden gedelegeerd aan een medewerker, bijvoorbeeld een HR-medewerker, een RI-coach of een leidinggevende.
Frequentie van de contacten
De wetgeving bepaalt geen exacte frequentie. Wel moet worden voorzien in:
- het moment van het eerste contact na de start van de arbeidsongeschiktheid
- de frequentie en modaliteiten van de volgende contacten
Het systeem moet flexibel zijn en aangepast aan de situatie van de werknemer.
Aanpassingen gebeuren best in overleg met de werknemer, in functie van zijn gezondheidstoestand.