De persoon die de contractmelding verricht heeft, staat in voor de organisatie van de aanwezigheidsregistratie voor de keten van onderaannemers met wie hij werkt.
De modaliteiten van de registratie en de nuttige informatie hiervoor moeten contractueel vastgelegd worden.
De aanwezigheidsregistratie mag immers enkel gebeuren als er een registratieapparaat voorhanden is en als de verschillende personen die op de bouwplaats aanwezig zijn over een registratiemiddel beschikken (waarmee ze hun identiteit bij de registratie kunnen bewijzen). Bovendien moet de registratieverantwoordelijke ervoor zorgen dat de registratie effectief en correct gebeurt.
Wie moet een registratieapparaat ter beschikking stellen?
De aannemer moet een registratieapparaat ter beschikking stellen van de onderaannemer waarop hij een beroep doet [1] die dit zelf ter beschikking moet stellen van de onderaannemers waarop hij een beroep doet [2]. De volledige onderaannemingsketen wordt dus beoogd.
Concreet: als de registratie met een registratieapparaat op de arbeidsplaats gebeurt, zijn de bovenvermelde personen verantwoordelijk voor de levering, de plaatsing en de goede werking van het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Gebeurt de registratie op afstand, dan zorgen diezelfde personen ervoor dat de registratie dezelfde garanties biedt als de registratie op de arbeidsplaats.
Wie moet een registratiemiddel, verenigbaar met het registratieapparaat, ter beschikking stellen?
De aannemer staat in voor de organisatie van een effectieve en correcte aanwezigheidsregistratie voor de keten van onderaannemers waarmee hij werkt. Bovenaan die keten staat, zoals we reeds gezegd hebben, hij die de melding van contract gedaan heeft.
De volgende actoren moeten de nodige registratiemiddelen ter beschikking stellen:
Verplichting van de werkgever tegenover zijn werknemers
De werkgever zorgt ervoor dat zijn werknemers toegang krijgen tot het registratiesysteem. Concreet staat hij dus in voor de overhandiging van een registratiemiddel aan zijn werknemers dat verenigbaar moet zijn met het registratieapparaat dat op de arbeidsplaats gebruikt wordt.
De verantwoordelijkheid voor de registratie van de aanwezigheden kan immers ten laste vallen van de werknemer [3]. Dat is echter niet altijd het geval (meer bepaald bij registratie op afstand of wanneer de werknemer het voorwerp van een Limosa-aangifte gevormd heeft).
Verplichting van de gebruiker tegenover de uitzendkrachten
Het is de gebruiker die de uitzendkrachten tewerkstelt die voor de registratie van deze werknemers aanwezig op de arbeidsplaats moet zorgen, en dus niet het uitzendkantoor. De gebruiker moet hen dus het registratiemiddel overmaken dat verenigbaar is met het registratieapparaat dat op de arbeidsplaats gebruikt wordt.
Verplichting van hij die een beroep doet op een zelfstandige
De aannemer of de onderaannemer die een beroep doet op een zelfstandige dient hem het registratiemiddel over te maken dat verenigbaar is met het registratieapparaat dat op de arbeidsplaats gebruikt wordt.
Verplichting van de aannemer tegenover “externe” personen
De aannemer zorgt ervoor dat die personen (veiligheidscoördinator, …) zich eveneens op de arbeidsplaats kunnen registreren.
Wie moet erop toezien dat de registratie effectief en correct gebeurt?
Elke aannemer en elke onderaannemer zorgt ervoor dat de te registreren gegevens die betrekking hebben op zijn onderneming effectief en correct geregistreerd en doorgezonden worden naar de gegevensbank vóór de aanvang van de prestaties op de arbeidsplaats.
Elke aannemer die een beroep doet op een onderaannemer ziet erop toe dat zijn medecontractant alle gegevens effectief en correct registreert en doorzendt naar de gegevensbank.
Iedereen waakt erover dat elke persoon geregistreerd wordt vooraleer hij, voor zijn rekening, de arbeidsplaats betreedt.
Opgelet, in de vleessector kan het slachthuis, de uitsnijderij of de onderneming voor vleesbereiding en/of vleesproducten zowel als opdrachtgever als als aannemer optreden.
Indien de registratiemethode dat mogelijk maakt, verzendt de RSZ een ontvangstbewijs.
Informatieverplichting tegenover de onderaannemer(s)
De verschillende aannemers of onderaannemers die een beroep doen op een onderaannemer die de aanwezigheden op de arbeidsplaats moet registreren, moeten hun onderaannemers contractueel herinneren (in de onderaannemingsovereenkomst bijvoorbeeld) aan hun verplichting om de aanwezigheden te registreren. Ze moeten zich er tevens toe verbinden om zelf hun registratieverplichting effectief en correct te vervullen.
Tot slot moeten ze hun medecontractanten contractueel informeren over de soorten registratiemiddelen die op de arbeidsplaats gebruikt kunnen worden.
Indien u hulp wenst bij het opstellen van uw onderaannemingsovereenkomst, raadpleeg dan uw legal advisor. De onderaannemingsovereenkomst moet immers de aanwezigheidsregistratie organiseren en bepalen wie wat moet doen.
[1] Tenzij in gemeenschappelijk akkoord overeengekomen wordt dat een andere registratiemethode wordt toegepast.
[2] Of een andere registratiemethode toepast.
[3] In dat geval raden wij u aan om dit in een clausule van de arbeidsovereenkomst te vermelden.