Beginsel
De vakantiedata kunnen bepaald worden:
- Door het paritair comité waarvan de werkgever afhangt, uiterlijk op 31 december van het jaar dat aan het vakantiejaar voorafgaat
- Bij gebreke daarvan, door de ondernemingsraad
- Bij gebreke daarvan, door de werkgever en de vakbondsafvaardiging
- Bij gebreke daarvan, door de werkgever en alle werknemers
- Bij gebreke van collectief akkoord tussen de werkgever en de werknemers, via een individueel akkoord
Voor de werkgever zijn er bijgevolg twee opties mogelijk: de collectieve sluiting van de onderneming of de individuele vakantie.
Collectieve sluiting
Nadat een akkoord over de data van de collectieve sluiting bereikt is, moet de werkgever deze data in zijn arbeidsreglement opnemen.
De eerste keer dat de werkgever een collectieve sluiting of een verplichte periode waarbinnen de vakantie opgenomen moet worden in de onderneming invoert, moet hij de wettelijk vastgelegde procedure tot wijziging van het arbeidsreglement respecteren.
Elke volgende keer volstaat het dat de werkgever een bericht met vermelding van de nieuwe data van collectieve sluiting uithangt. Daarnaast is hij verplicht om een kopie van dit bericht te bezorgen aan elk van zijn werknemers en aan het Toezicht op de sociale wetten.
De reglementering omtrent jaarlijkse vakantie vermeldt geen uiterste datum om deze collectieve sluiting in de onderneming vast te leggen.
Ons advies: om praktische redenen raden wij u echter aan om dit uiterlijk op 31 december van elk jaar te doen. Vanaf 1 januari kunnen uw werknemers immers hun vakantie op basis van hun prestaties van het voorgaande jaar opnemen.
Individuele vakantie
Indien er geen akkoord is op niveau van het paritair comité of van de onderneming, worden de data van jaarlijkse vakantie in gemeenschappelijk akkoord tussen de werkgever en elk van zijn werknemers vastgelegd. Jaarlijkse vakantie kan dus nooit eenzijdig vastgelegd worden. De werkgever kan wel stilzwijgend akkoord gaan. De werknemer die het uitdrukkelijk verbod van de werkgever naast zich neerlegt, maakt zich schuldig aan weerspannigheid.
Als beide partijen op geen enkele manier tot een akkoord kunnen komen, zal de arbeidsrechtbank zich in kortgeding over het geschil uitspreken.
Specifieke regels
Ongeacht of het om collectieve of individuele vakantie gaat, moet de werkgever steeds de volgende regels naleven:
- De vakantie moet toegekend worden binnen 12 maanden na het einde van het vakantiedienstjaar
- Wanneer de werknemer schoolgaande kinderen heeft, moet de vakantie bij voorkeur tijdens de schoolvakanties toegekend worden
- Behoudens andersluidend verzoek moeten er 2 volle vakantieweken (3 weken voor de werknemers die jonger dan 18 zijn op het einde van het vakantiedienstjaar) tussen 1 mei en 31 oktober toegekend worden
- Er moet één ononderbroken week toegekend worden
- De vakantieperiodes die 2 of 3 weken overschrijden zullen enkel toegekend worden in zover ze de globale productietijd niet in de weg staan
- In principe mag de vakantie niet in halve dagen opgenomen worden, behalve ingeval een halve dag gewoonlijke rusttijd op de halve dagen vakantie volgt of ingeval een halve dag wettelijke vakantie wordt aangevuld met een halve dag aanvullende vakantie of in geval van opdeling van de drie dagen van de vierde week vakantie