Meer weten?
Dit artikel bespreekt enkel de nieuwe richtlijnen voor de aanmelding van O&O-projecten bij BELSPO en de nieuwe procedure voor een vrijblijvend voorafgaand advies. Wil je meer weten over het voordeel zelf en de uitgebreide voorwaarden? Lees dan onze thema-artikelen op Lex4You:
Hoeveel bedraagt de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing?
Alle artikelen over de vrijstelling voor Onderzoek & Ontwikkeling
Verplichte aanmelding van O&O-projecten
Om de fiscale vrijstelling te genieten, moet je projecten en programma’s van O&O verplicht aanmelden bij BELSPO, de administratieve dienst die het federaal wetenschapsbeleid coördineert. Op die manier ziet de overheid welke werkgevers een fiscaal voordeel ontvangen en voor welke projecten en programma’s dit gebeurt.
Sinds 1 augustus 2023 moet je de BESLPO-aanmelding uitvoeren vóór de aanvangsdatum van het project of het programma.
Op de aanmelding van de projecten en programma’s volgt geen goedkeuring. Je bent als werkgever dus zelf verantwoordelijk voor wat je aanmeldt bij BELSPO. Het is de FOD Financiën die achteraf via controles bepaalt of de aangemelde projecten en programma’s in aanmerking komen voor de fiscale vrijstelling en of je dit voordeel dus terecht hebt toegepast of niet.
Lees meer:
Wat verstaat men onder ‘onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s?
Aanmeldingsprocedure en adviesaanvraag
Nieuwe richtlijnen sinds 2025
Belspo en de FOD Financiën hebben recent hun procedures voor de aanmelding van projecten en programma’s beter op elkaar afgestemd. Het gevolg? Een vijftal nieuwe richtlijnen. Hieronder geven we jou de kernpunten mee. Weet dat je deze richtlijnen vanaf nu moet naleven om de fiscale vrijstelling (verder) te kunnen genieten.
1. Elk project of programma kan je maar één keer aanmelden
Je kan een project of programma niet langer meermaals aanmelden. Ook kopieën met beperkte inhoudelijke wijzigingen zijn niet toegestaan.
De aanmeldingsgegevens van een project of programma mag je uiteraard steeds bijwerken. Zo kan je bijvoorbeeld de theoretische einddatum van een eerder aangemeld project of programma aanpassen.
2. Je mag de einddatum niet onbeperkt uitstellen
Onredelijk lange termijnen worden niet langer aanvaard.
Voor een correcte inschatting van de duur van een project of programma, kun je het beste kijken naar de gangbare praktijken voor het uitvoeren van onderzoek en ontwikkeling (O&O) binnen de sector waarin jouw onderneming actief is.
Voorbeeld
Stel dat je een softwarebedrijf hebt en je wilt inschatten hoe lang het duurt om een nieuwe applicatie te ontwikkelen. Je kunt dan onderzoeken hoe lang vergelijkbare bedrijven in de software-industrie doorgaans nodig hebben voor soortgelijke projecten. Als je ziet dat andere bedrijven gemiddeld zes maanden nodig hebben om een vergelijkbare applicatie te ontwikkelen, kun je deze informatie gebruiken om een realistische tijdlijn voor jouw project op te stellen.
3. De start- en einddatum van programma’s
Als een programma meerdere projecten omvat, is de startdatum die je in de aanmelding vermeldt, de startdatum van het eerste project. De theoretische einddatum is de geplande einddatum van het laatste project.
Er ontstonden in het verleden immers regelmatig discussies wanneer een programma werd verlengd of wanneer er onduidelijkheid was over de exacte duur van het project.
Om discussies tijdens een controle te vermijden, doe je er dan ook goed aan om een lijst bij te houden van de verschillende projecten die deel uitmaken van het programma.
Voorbeeld
Stel dat je een programma hebt dat bestaat uit drie projecten. Het eerste project begint op 1 januari 2025 en het laatste project eindigt op 31 december 2025. In de aanmelding geef je 1 januari 2025 op als startdatum en 31 december 2025 als einddatum. Om eventuele vragen tijdens een controle te voorkomen, houd je een lijst bij van de drie projecten met hun respectieve start- en einddata.
4. Werkgever moet bewijzen dat aanmelding vóór de startdatum gebeurde
Als werkgever moet je het bewijs kunnen leveren dat een project of programma werd aangemeld vóór de startdatum. Daarom is het sterk aanbevolen om bij de registratie van een wijziging in de aanmelding van het project of programma een bewijs te bewaren (bv. een print screen) van de toestand van het dossier voor en na de wijziging.
5. Geef het project of programma een betekenisvolle titel
Tot slot wordt van werkgevers verlangd dat ze het project of programma een titel geven waaruit de inhoud ervan kan worden afgeleid.
Vrijblijvende adviesprocedure in twee gesplitst
Wil je op korte termijn rechtszekerheid over de vraag of een project, programma of een diploma al dan niet in aanmerking komt voor de vrijstelling? Dan kan je helemaal vrijblijvend een voorafgaand advies vragen aan BELSPO. Op die manier kan je met een gerust hart de vrijstelling toepassen en hoef je niet te vrezen in geval van een fiscale controle. Het advies van BELSPO is namelijk bindend ten aanzien van de FOD Financiën.
Ook voor de adviesprocedure zijn er sinds 1 januari 2025 nieuwe spelregels. Zo zal de adviesaanvraag voortaan uit twee aparte delen bestaan:
- Het advies over de aard van de O&O- projecten en programma’s enerzijds
- Het advies over de in aanmerking komende diploma's anderzijds
Deze twee adviezen kunnen samen of afzonderlijk worden aangevraagd.
Wat doet Securex voor jou ?
Heb je vragen over O&O? Contacteer dan jouw Legal Advisor via myHR@Securex.be. Hij of zij zal jou bijstaan met raad en daad.
.jpg?width=725&resizemode=force)
