De vergoedingen zijn terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever
De wet [1] voorziet in de vrijstelling van de vergoedingen die de terugbetaling vormen van kosten die eigen zijn aan de werkgever, dat wil zeggen die door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst veroorzaakt worden.
Het is de werkgever die aan de hand van bewijsdocumenten (verantwoordingsstukken) het beroepsmatig karakter van de kosten die het voorwerp van een terugbetaling aan de werknemer vormen alsook hun juistheid moet aantonen.
Gevolg van de niet-naleving van de voorwaarden
Wanneer de werkgever niet kan aantonen dat de aan de werknemer betaalde vergoeding voor hem de terugbetaling van beroepskosten uitmaakt, zou die vergoeding als een niet aftrekbare beroepskost aangemerkt moeten worden. De administratie zou ook de aftrekbaarheid van die kosten kunnen aanvaarden door ze als voordeel van alle aard in hoofde van de verkrijgers te bestempelen. In dit geval zal de administratie moeten bewijzen dat deze vergoedingen een bezoldiging vormen voor deze begunstigden. Een overeenkomst tussen de administratie en de onderneming bindt de ontvanger van deze vergoeding niet.
Deze kosten die aan de personeelsleden of bedrijfsleiders terugbetaald werden moeten bovendien op de fiscale fiche van de verkrijgers vermeld worden [2]. Vanaf inkomstenjaar 2022 zal echter een verruimde ficheverplichting gelden. De exacte bedragen van alle types van onkosten zullen dan vermeld moeten worden [3].
[1] Art. 31,1° in fine van het WIB 92.
[2] Art. 57 3° en 195 van het WIB 92.
[3] Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (1), B.S. 30 juni 2021