De terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die door de werknemer worden gemaakt, moet echter voldoen aan bepaalde voorwaarden en overeenstemmen met werkelijk gemaakte kosten.
In de praktijk wordt de toekenning van vergoedingen vaak ingegeven door de wens om de werknemers een extraatje toe te stoppen dat op sociaal en fiscaal vlak voordelig is. Zorg er echter voor dat de RSZ en de fiscus uw terugbetalingen van eigen kosten niet kwalificeren als verdoken loon.
De werkgever moet de bedragen van de vergoedingen die hij aan zijn werknemers toekent immers kunnen verantwoorden als terugbetaling van eigen kosten. Hij kan dit doen aan de hand van bewijsstukken, maar ook door een forfaitaire raming van deze bedragen.