Op fiscaal vlak
Alle beloningen die voor de werknemer de opbrengst zijn van arbeid in dienst van een werkgever worden beschouwd als fiscaal belastbare bezoldigingen. Het gaat onder meer om wedden, lonen, commissies, gratificaties, premies, vergoedingen en alle andere soortgelijke beloningen, met inbegrip van fooien en toelagen die uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid op enige andere wijze worden verkregen dan als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever [1].
Kosten die de werknemer voor rekening van de werkgever maakt, zijn eigen kosten van de werkgever en moeten dus door de werkgever worden terugbetaald. De vergoedingen die als terugbetaling van deze kosten worden toegekend, zijn dus uitgesloten van het loonbegrip, zodat ze niet onderworpen zijn aan RSZ, bedrijfsvoorheffing of belasting. Opgelet! De RSZ en de fiscus aanvaarden niet altijd dezelfde forfaits.
Voorwaarden
Om als kosten eigen aan de werkgever te worden beschouwd, moeten die uitgaven echter aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Ze moeten kosten eigen aan de werkgever dekken
- Ze moeten daadwerkelijk zijn besteed aan de betaling van dergelijke kosten
- Ze moeten van professionele aard zijn
Een link met de arbeidsovereenkomst?
Hoe groter de link tussen deze uitgaven en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, hoe gemakkelijker het zal zijn om aan te tonen dat het om uitgaven eigen aan de werkgever gaat.
Deze kosten kunnen echter voor rekening van de werkgever vallen terwijl ze niet inherent zijn aan de arbeidsovereenkomst. Uit de rechtspraak blijkt immers dat deze kosten niet noodzakelijkerwijs op grond van de arbeidsovereenkomst moeten zijn gemaakt om van het loonbegrip te worden uitgesloten en van belasting te worden vrijgesteld.
Zodra een rechtsbron (een wet, een collectieve arbeidsovereenkomst, enz.) de werkgever verplicht deze kosten te dragen en ze werkelijk door de werknemer in het kader van zijn werk zijn gemaakt, worden ze niet als loon beschouwd.
Op sociaal vlak
Loon dat als grondslag dient voor de berekening van socialezekerheidsbijdragen is elk voordeel in geld of in geld waardeerbaar:
- Dat de werkgever aan de werknemer toekent als tegenprestatie van arbeid in het kader van de arbeidsovereenkomst of,
- Waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van zijn werkgever, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks (bijvoorbeeld fooi of bedieningsgeld, bedrag betaald door een Fonds voor bestaanszekerheid).
De Administratieve instructies van de RSZ verduidelijken dat van het loonbegrip zijn uitgesloten: de bedragen die een terugbetaling van kosten uitmaken die ten laste zijn van de werkgever.
Voorwaarden
Een terugbetaling van kosten is alleen vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijk aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
- De kosten zijn gemaakt in het kader van de arbeidsverhouding
- Het zijn werkelijke kosten
- De werkgever kan de juistheid van de uitgaven aantonen aan de hand van bewijsstukken
De RSZ verduidelijkt dat de werkgever in geval van betwisting moet bewijzen dat de gemaakte kosten reëel zijn en dat de uitgaven juist zijn. Kleine kosten die moeilijk aan de hand van bewijsstukken kunnen worden bewezen kunnen echter forfaitair worden geraamd. Hierna gaan we in op de terugbetaling van eigen kosten.
[1] Art 31 van het WIB 1992.