Daartoe moeten bepaalde stappen worden gevolgd:
- Ten eerste moet de werkgever de werknemerscategorieën vaststellen die aanspraak kunnen maken op de terugbetaling van kosten. Hij moet een indeling maken van de werknemerscategorieën en hun functies binnen de onderneming (b.v. uitvoerend personeel, lager kader, middenkader, hoger kader, directie) om vast te stellen welke werknemersgroepen in aanmerking komen
- Vervolgens moet hij voor elke categorie een lijst opstellen van de terugbetaalbare kosten. Hij moet vastleggen voor welke gemaakte kosten een forfaitaire terugbetaling zal worden toegekend. Uiteraard kunnen alleen beroepsuitgaven worden terugbetaald
- Hij moet voor elke kostenpost het bedrag van de vergoeding ramen. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de werknemers er door deze terugbetalingen rijker op worden. Het bedrag moet overeenstemmen met de werkelijk gemaakte kosten. De werkgever moet dit bedrag kunnen verantwoorden. Het mag niet om een percentage van het loon of van de omzet gaan. Hij moet zich baseren op een steekproef van bewijsstukken van bepaalde werknemers. Door hun tickets en facturen een bepaalde periode bij te houden, kan hij een zo goed mogelijke raming maken en per categorie een realistisch bedrag toekennen
- Tot slot wordt de werkgever aangeraden om regelmatig steekproeven te doen om na te gaan of het op deze manier vastgesteld forfait nog steeds met de werkelijkheid overeenstemt.
Ter herinnering: op sociaal vlak heeft de RSZ een overzichtstabel van moeilijk bewijsbare kleine kosten opgesteld. De werkgever kan zich op deze bedragen baseren om zijn forfait vast te stellen. We stippen nogmaals aan dat deze kosten niet automatisch worden aanvaard door de fiscus.
Specifieke vermelding van deze kosten
Het verdient de voorkeur om de forfaitaire terugbetalingen los te koppelen van de kostennota’s die werkelijke uitgaven verantwoorden en van het bedrag van het loon.
De terugbetaling van kosten maakt immers geen deel uit van het loon en er worden dus geen socialezekerheidsbijdragen of belastingen op geheven. Sommige ondernemingen maken misbruik van dit systeem door een loonsverhoging te vermommen als een terugbetaling van kosten om socialezekerheidsbijdragen en belastingen te ontwijken.
De werkgever heeft er dus belang bij om een solide dossier op te bouwen of, beter nog, een voorafgaand akkoord (ruling) te sluiten met de fiscus.
Meer informatie over wat moet worden vermeld op de aan de werknemer uitgereikte sociale documenten vindt u onder de vraag "Moet het bedrag van de vergoeding voor de terugbetaling van kosten op de sociale documenten worden vermeld?".