Verplichte vermeldingen
Het proces-verbaal moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:
- De identiteit van de verbaliserende ambtenaar, de hoedanigheid waarin hij optreedt en de administratie waartoe hij behoort
- De bepaling waaraan de verbaliserende ambtenaar zijn bevoegdheid tot optreden ontleent
- De plaats en datum van de inbreuk
- De identiteit van de vermeende dader en van de betrokkenen
- De bepaling van de wetten en reglementen waarop inbreuk werd gepleegd
- Een beknopt relaas van de feiten met betrekking tot de gepleegde inbreuken
- De datum en plaats van opmaak van het proces-verbaal, het eventuele verband met andere processen-verbaal en eventueel de inventaris van de bijlagen
Bewijskracht
Principe: bijzondere bewijskracht
Het proces-verbaal heeft een bijzondere bewijskracht. De feiten die erin vermeld staan, gelden immers tot het bewijs van het tegendeel. Deze bijzondere bewijskracht geldt evenwel enkel indien de vermoedelijke dader en eventueel de werkgever [1] binnen een termijn van 14 dagen een afschrift van het proces-verbaal hebben ontvangen.
Deze termijn begint in principe te lopen de dag na die waarop het laatste constitutieve element van de inbreuk wordt vastgesteld [2]. Het geven van een waarschuwing of het verlenen van een termijn om zich in regel te stellen, vormen geen vaststelling van de inbreuk voor de toepassing van de termijn.
Uitzondering: gewone bewijskracht
Indien de termijn van 14 dagen niet werd gerespecteerd, verliest het proces-verbaal zijn bijzondere bewijskracht. Dit wil evenwel niet zeggen dat het volledig nutteloos wordt. De feiten die erin opgenomen zijn, kunnen immers nog steeds als element in de procedure gebruikt worden, maar dan louter als inlichtingen.
Draagwijdte
De materiële vaststellingen die gedaan zijn in het proces-verbaal en de bijzondere bewijskracht die eraan vast hangt, gelden niet enkel in de zaak waarvoor de inspecteur het proces-verbaal heeft opgesteld, maar kunnen eveneens door andere inspecteurs van dezelfde dienst, van andere inspectiediensten of door de ambtenaren belast met het toezicht op naleving van een andere wetgeving gebruikt worden.
Zo wordt vermeden dat de vaststellingen van een inbreuk zonder gevolg zouden blijven, omdat de inspecteur die ze deed niet bevoegd is voor die specifieke wetgeving of dat er bij elke controle inspecteurs van alle diensten zouden moeten aanwezig zijn of dat een werkgever meerdere keren “lastig gevallen” wordt omdat elke inspectiedienst op een ander moment vaststellingen zou komen doen.
Termijn om zich in regel te stellen
Indien de inspecteur de overtreder een waarschuwing geeft en vraagt om zich binnen een bepaalde termijn in regel te stellen en hiervan het bewijs te verschaffen, dan mag pas een proces-verbaal opgemaakt worden nadat de regularisatietermijn verstreken is [3].
[1] Deze is immers burgerlijk aansprakelijk voor de daden van zijn werknemers.
[2] Wanneer de vervaldag, die inbegrepen is in de termijn, een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt deze verplaatst naar de eerstvolgende werkdag.
[3] Indien er meerdere inbreuken werden vastgesteld, kan de inspectie voor de verschillende inbreuken verschillende regularisatietermijnen bepalen.