De werkgever moet uitdrukkelijk van deze mogelijkheid op te hoogte worden gesteld. Hiertoe wordt hem een aangetekende brief gestuurd waarin hij wordt uitgenodigd zijn verweermiddelen in te dienen.
Verplichte vermeldingen
Deze brief moet de volgende gegevens bevatten:
- De referenties van het proces-verbaal tot vaststelling van de inbreuk en houdende het relaas van de feiten die aan de basis liggen van de aanvang van de procedure
- Het recht van de overtreder om zijn verweermiddelen schriftelijk of mondeling in te dienen binnen een termijn van 30 dagen te rekenen van de dag van de kennisgeving[1]
- Het recht om zich te laten bijstaan door een raadsman
- Het adres van de bevoegde administratie waar de overtreder zijn dossier kan inzien, alsmede de openingsuren gedurende dewelke hij hiervoor bij de bevoegde administratie terecht kan
- Het recht van de overtreder of van zijn raadsman op een afschrift van het dossier
- De adressen en openingsuren van de gewestelijke kantoren van de administraties die belast zijn het toezicht op de desbetreffende wetgeving, met het oog op de indiening van de verweermiddelen
- Het postadres en het e-mailadres van de bevoegde administratie alsook de openingsuren ervan, met het oog op de indiening van de verweermiddelen.
Indien de overtreder de aangetekende brief niet gaat afhalen binnen de vastgestelde termijn, kan de bevoegde administratie hem ter informatie nog een tweede uitnodiging om zijn verweermiddelen in te dienen, toesturen via een gewone brief. Deze tweede brief doet evenwel geen nieuwe termijn van 30 dagen lopen.
Indiening van de verweermiddelen
De verweermiddelen kunnen zowel schriftelijk (ook per mail) als mondeling worden ingediend.
De mondelinge indiening kan zowel bij de bevoegde administratie (de Directie van de Administratieve Geldboeten in Brussel) als bij de gewestelijke kantoren ingediend worden. Deze laatste geven dit dan onverwijld door.
Inzage in het dossier
De werkgever of zijn raadsman kan steeds inzage krijgen in het dossier waarin de inbreuken die tot een administratieve geldboete kunnen leiden, opgenomen zijn. Hij kan er ook een kopie van maken, maar hij moet dan wel zelf voor de kosten hiervan opdraaien.
[1] Dit is de dag dat de aangetekende brief door de postdiensten aangeboden is aan de geadresseerde in persoon, op zijn hoofdverblijfplaats of op de maatschappelijke zetel.