Principe
In het kader van zijn onderzoek naar de “onvrijwillige” aard van de werkloosheid van de werknemer, heeft de RVA het recht om naar de ontslagmotivering te vragen [1]. U heeft er dan ook alle belang bij om ervoor te zorgen dat de motieven die in de ontslagmotivering opgenomen zijn, dezelfde zijn als deze die u vermeldt op de C4. Zo vermijdt u aangeklaagd te worden wegens schriftvervalsing of sociale fraude.
We raden u dan ook aan de ontslagmotivering op te maken op hetzelfde moment als u de C4 invult, ook al heeft de werknemer op dat moment nog niet om een ontslagmotivering verzocht. Gezien de termijnen voorzien in de procedure is het immers mogelijk dat u pas enige tijd nadat het ontslag gegeven werd, de ontslagmotivering dient op te maken en bestaat de kans dat u dan niet meer exact weet wat u op het C4-formulier heeft ingevuld.
C4 als ontslagmotivering
In een arrest van 26 september 2017 heeft het Arbeidshof van Luik geoordeeld [2] dat de wet niet verbiedt dat het antwoord op de vraag ‘juiste oorzaak van de werkloosheid’ op het C4-formulier kan gelden als een spontane schriftelijke ontslagmotivering door de werkgever, waardoor deze laatste in principe niet meer verplicht is op het verzoek tot ontslagmotivering van de werknemer in te gaan.
Toch adviseren wij om op veilig te spelen en een eventueel verzoek van de ontslagen werknemer toch te beantwoorden bij aangetekende brief binnen de voorziene termijn van twee maanden.
Opdat het antwoord op de C4 hiervoor kan dienen, moet dit echter specifiek en persoonlijk zijn en de nodige elementen bevatten die de werknemer toelaten om de concrete redenen die tot zijn ontslag hebben geleid, te kennen en te beoordelen. Vage, onpersoonlijke of stereotype formules zijn uitgesloten. De vermelding ‘werknemer voldoet niet’ zonder verdere verduidelijking en zonder andere concrete elementen waarnaar wordt verwezen (bv. eerdere verwittigingen), volstaat volgens het Arbeidshof dan ook niet als spontane schriftelijke ontslagmotivering.
Hetzelfde geldt voor de loutere vermelding « economische redenen ».
Het arbeidshof in Luik oordeelde in een arrest van 8 november 2019 dat de in casu op het formulier C4 vermelde reden “Economische redenen. Niet meer genoeg inkomsten om de lonen te betalen” op adequate wijze beantwoordde aan de vereiste van een concrete motivering in de zin van CAO nr. 109.
Ons advies : stel u niet tevreden met de reeds overgemaakte ontslagreden op het C4, maar volg de formele procedure en stuur de ontslagen werknemer een aangetekend antwoord binnen de twee maanden na zijn verzoek.
Let er tegelijk op dat uw ontslagmotivering coherent is met de opgegeven redenen op het C4.
Een tip kan dan ook zijn om de volledige ontslagmotivering alvast op te maken op het ogenblik waarop u de C4 invult (ook al heeft de werknemer op dat moment nog niet om een ontslagmotivering verzocht). Alle elementen liggen dan nog vers in het geheugen.
[1] De RVA heeft enkel het recht naar de formele ontslagmotivering te vragen. Indien u als werkgever spontaan tot ontslagmotivering bent overgegaan buiten de verplichte procedure van CAO nr. 109 om, mag de RVA dit document niet opvragen.
[2] Het Hof heeft dit bevestigd in een ander arrest van 8 november 2019.