Hij dient ook de kosten terug te betalen die de werknemer voor zijn rekening genomen heeft in het kader van de huisarbeid, meer bepaald de kosten voor elektriciteit, gas, telefoon, internetverbinding, …. We herinneren eraan dat de arbeidsovereenkomst moet vermelden hoe deze kosten terugbetaald zullen worden.
De terugbetaling van deze kosten is niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en evenmin aan bedrijfsvoorheffing. Er zijn twee mogelijke pistes:
Vergoeding van 10% van het loon
Indien deze vermelding niet in de arbeidsovereenkomst of in een collectieve arbeidsovereenkomst die deze materie regelt, opgenomen werd, wordt het bedrag van die kosten forfaitair vastgesteld op 10% van de brutobezoldiging van de werknemer. Deze laatste kan evenwel aan de hand van bewijsstukken te allen tijde aantonen dat de werkelijk gedragen kosten hoger zijn dan dit forfait en op die manier de terugbetaling ervan verkrijgen. Deze terugbetaling dekt niet de kosten voor de werkinstrumenten en -middelen die door de werkgever verstrekt moeten worden!
Opgelet, de werkgever en de werknemer moeten duidelijke afspraken hebben gemaakt in verband met het loon dat op de prestaties geleverd in het kader van de huisarbeid betrekking heeft. Wanneer de werkgever en de werknemer dergelijke afspraken hebben gemaakt, zal de RSZ een forfaitaire vergoeding van 10% van het brutoloon aanvaarden voor de kosten die de huisarbeider maakt voor rekening van zijn werkgever, voor zover die 10% uitsluitend wordt berekend op het deel van het loon dat op de huisarbeid betrekking heeft én dat uitdrukkelijk werd overeengekomen tussen de partijen [1].
Wanneer de werknemer een globaal loon geniet en de partijen dus geen afspraken hebben gemaakt over het loon m.b.t. tot de prestaties geleverd in het kader van de huisarbeid, zal de RSZ de 10%-regeling niet aanvaarden. In dat geval kan de werkgever eventueel wel een forfaitaire bureauvergoeding betalen.
Bureauvergoeding
De werkgever kan er ook voor opteren aan zijn werknemer die aan huisarbeid doet een bureauvergoeding toe te kennen, waarvan het RSZ-vrije bedrag momenteel 151,70 euro [2] bedraagt (voor latere aanpassingen, zie onze Sleutelbedragen/terugbetaling van kosten RSZ).
Dit bedrag wordt geacht verwarmingskosten, elektriciteit, telefoon, klein bureaugereedschap,… te dekken. Wanneer de werkgever meer betaalt dan 151,70 euro, moet hij aan de hand van bewijsstukken kunnen aantonen dat de werknemer effectief meer kosten heeft gemaakt. Zo niet, dan wordt het verschil tussen de toegekende vergoeding en 151,70 euro als loon beschouwd.Het forfait van 151,70 euro moet niet geproratiseerd worden.
Opgelet, een bureauvergoeding mag alleen worden toegekend aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren (bv. één dag per week, elke dag twee uur, één volledige week per maand,….), en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever.
De bureauvergoeding en de vergoeding van 10% van het loon mogen uiteraard niet allebei toegekend worden.
Volledigheidshalve vestigen we nog uw aandacht op het volgende: wanneer een werknemer formeel huisarbeider is en dus met de werkgever afspraken heeft gemaakt over het loon, kan de werkgever deze werknemer de bureauvergoeding toekennen als blijkt dat de 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op de huisarbeid, lager ligt dan die bureauvergoeding.
[1] In dit geval moet op grond van artikel 1315 van het Burgerlijk Wetboek de persoon die de uitvoering van de verbintenis vordert, ook het bewijs daarvan leveren. De werknemer moet dus bewijzen dat hij voor een bepaalde periode heeft thuisgewerkt, indien hij een kostenvergoeding wenst te ontvangen. De werkgever die een reeds betaalde kostenvergoeding terugvordert, moet op grond van artikel 1315 BW het bewijs leveren van de betaling en van het feit dat de werknemer niet had thuisgewerkt. (Hof van Cassatie van 27 februari 2017).
[2] Voor latere wijzigingen zie onze Actuele bedragen/ Terugbetaling van kosten (RSZ).