In het kort
- Werknemers zijn soms verplicht om werkkledij te dragen. Niet naleving kan een dringende reden voor ontslag vormen.
- De werkgever moet de werkkledij gratis ter beschikking stellen, onderhouden en reinigen. Via een algemeen verbindend verklaarde cao kan afgeweken worden van die regel door te bepalen dat de werknemer recht heeft op een premie of vergoeding om zelf te zorgen voor de aanschaf en het onderhoud van de werkkledij.
- Als werkgever heeft u er voordeel bij om te zorgen voor een goede naleving rond het dragen van veiligheidsmateriaal.
- Een conventionele kledijvergoeding is niet onderworpen aan RSZ, noch aan belastingen.
Verplichting van de werknemer
Uw werknemer moet in principe werkkledij dragen
De codex over het welzijn op het werk bepaalt in welke gevallen de werknemer verplicht is om werkkledij te dragen. Het niet dragen van de verplichte werk- of veiligheidskledij kan een geldige reden zijn voor een ontslag om dringende reden.
Wat is 'werkkledij'?
Niet alle werkgerelateerde kledij is werkkledij. Onder werkkledij valt alle specifieke kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden beschouwd en die ervoor zorgt dat werknemers hun eigen kleding niet vuil maken of beschadigen. Denk bijvoorbeeld aan een werkoverall.
Uw werknemers zijn verplicht om werkkledij te dragen tijdens hun normale activiteit, tenzij:
- De risicoanalyse uitwijst dat dit niet nuttig is en aantoont dat de aard van de activiteit niet bevuilend is
- Wanneer de werknemers reeds een uniform of gestandaardiseerde kledij moeten dragen
Werkkledij moet beantwoorden aan een reeks voorwaarden. Zo moet het onder meer alle veiligheids-, gezondheids- en kwaliteitswaarborgen bieden.
Veiligheidskledij en uniformen zijn geen werkkledij
Veiligheidskledij (synoniem: beschermende kledij) valt niet onder de definitie van werkkledij, maar behoort tot de categorie van persoonlijke beschermingsmiddelen. Veiligheidskledij beschermt de werknemers tegen risico’s, zoals een slechte zichtbaarheid, en is in sommige sectoren verplicht.
Bijvoorbeeld: signalisatiekleding, een veiligheidshelm, gehoorbescherming, veiligheidshandschoenen
Uniformen (synoniem: gestandaardiseerde kledij) vallen ook niet onder de noemer ‘werkkledij’. Het is kleding die voorgeschreven wordt door een algemene cao en toegelaten is door het bevoegd paritair comité wegens gebruiken die eigen zijn aan het beroep.
Bewakingsagenten, hotelpersoneel en airhostessen dragen uniforme kledij omdat het eigen is aan het beroep dat ze uitoefenen.
Personen met publieke functies moeten evenmin werkkledij dragen, aangezien ze uitgerust zijn met een uniform.
Ontslag om dringende reden bij niet-naleving
Wanneer een werknemer de veiligheidsvoorschriften niet naleeft, kan dat een dringende reden tot ontslag uitmaken.
Wanneer de werknemer de geldigheid van de dringende reden zou betwisten, heeft de rechter altijd het laatste woord. De rechter zal hierbij rekening houden met de concrete omstandigheden. Wanneer het niet de eerste keer is dat de werknemer een overtreding begaat, kan dat als verzwarende omstandigheid gezien worden.
In de rechtspraak werden volgende gevallen aanvaard als een dringende reden tot ontslag:
- Een werknemer die geen veiligheidshandschoenen draagt tijdens schilderwerken en hierdoor zijn eigen gezondheid in gevaar brengt. De werknemer kende bovendien noch de precieze giftigheidsgraad van de producten, noch de absolute noodzaak om de handschoenen te dragen, terwijl hij de schilderwerken nochtans gewoonlijk uitvoert.
- Het niet dragen van een mondmasker in een voedselverwerkend bedrijf, terwijl het arbeidsreglement duidelijke bepalingen bevat rond het niet respecteren van hygiëne- en (voedsel)veiligheidsregels
- Het niet naleven van de veiligheidsmaatregelen door de werknemer die lid is van het comité voor preventie en bescherming op het werk
Onze tip
Neem 'het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften' op als verbodsbepaling in uw arbeidsreglement. Omschrijf een inbreuk op die verbodsbepaling vervolgens als één van de motieven voor een ontslag om dringende reden.
Verplichtingen van de werkgever
Gratis werkkledij ter beschikking stellen
Als werkgever bent u verplicht om aan uw werknemer de materialen ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk. Dat geldt ook voor de werkkledij. Die moet u vanaf het begin van de werkzaamheden kosteloos ter beschikking stellen. U moet er tevens voor zorgen dat de werkkledij wordt onderhouden en gereinigd. U mag dat laatste ook toevertrouwen aan een gespecialiseerde firma.
Wat in principe niet mag, is uw werknemers opdragen om hun werkkledij zelf te onderhouden en te reinigen, ook niet tegen betaling van een premie of een vergoeding. Op dat verbod bestaat wel een uitzondering. U kunt via een algemeen verbindend verklaarde cao de werknemer het recht toekennen op een premie of vergoeding om zelf te zorgen voor de aankoop, de reiniging, de herstelling, het onderhoud en de hernieuwing van de werkkledij. Zo'n cao mag enkel afgesloten worden wanneer:
- De werkgever in de onderneming een risicoanalyse heeft uitgevoerd
- Uit de resultaten van die risicoanalyse blijkt dat de werkkledij geen risico vormt voor de gezondheid van de werknemer en zijn directe omgeving
In PC 124 geldt de cao van 14 mei 2009 betreffende de reiniging en het onderhoud van werkkledij.
In het PC 302 geldt de cao van 23 oktober 2007 betreffende de werkuniformen.
Bewustmaking en toezicht
Wijs uw werknemers op het belang van werk- en veiligheidskledij en maak hen bewust van de ernst van de risico’s waaraan ze blootgesteld zijn op het werk.
Zie tot slot streng toe op de naleving van de veiligheidsregels. Wanneer de sociale inspectie bij een controle vaststelt dat de veiligheidsregels niet gerespecteerd worden door de werknemers, riskeert u boetes en in het ergste geval gevangenisstraffen.
Door streng toe te zien op de naleving van de veiligheidsregels, verkleint u ook de kans op een (zwaar) arbeidsongeval in uw onderneming. Bovendien riskeert u bij een arbeidsongeval een hogere premie te moeten betalen aan uw arbeidsongevallenverzekeraar. Hoe meer arbeidsongevallen er zich voordoen, hoe groter immers het risico voor de verzekeraar.
Onze tip
Neem bepalingen rond het gebruik en het onderhoud van de ter beschikking gestelde werkkleding alsook het dragen van verplichte werkkledij uitdrukkelijk op in uw arbeidsreglement.
Sociale en fiscale behandeling van werkkledij en kledijvergoeding
U kunt voor een bepaald gedeelte van het brutoloon werkkledij als voordeel in natura betalen. Hierop betaalt u sociale bijdragen en wordt bedrijfsvoorheffing ingehouden.
Vergoedingen inzake werkkledij op basis van een cao worden uitgesloten uit het loonbegrip.
U bent geen sociale en fiscale bijdragen verschuldigd op bedragen als terugbetaling van beroepskosten.
Privégebruik van werkkledij
Mag uw werknemer de werkkledij ook buiten de werkuren gebruiken? Dan moet die kledij gedeeltelijk als een voordeel in natura beschouwd worden. Er moet dan een opsplitsing gemaakt worden tussen het beroeps- en het privégebruik. Op het gedeelte voor privégebruik worden dan socialezekerheidsbijdragen berekend en bedrijfsvoorheffing ingehouden.
Houd hierbij rekening met de regels rond betaling in natura:
- Een gedeelte van de bezoldiging mag in natura worden betaald wanneer dit gebruikelijk of wenselijk is door de aard van de activiteit of van het beroep.
- Als u een gedeelte van het loon in natura betaalt, moet u dit schriftelijk vastleggen in de arbeidsovereenkomst op het ogenblik van de aanwerving.
- Volgens de loonbeschermingswet mag het gedeelte in natura niet hoger zijn dan 20% van het totale brutoloon (voordelen in natura inbegrepen)
Geen RSZ noch bedrijfsvoorheffing op vergoedingen voor werkkledij
Betaalt u uw werknemers een premie of een vergoeding om werkkledij aan te kopen en te onderhouden, op basis van een cao? Dan wordt die conventionele terugbetaling niet gezien als loon. Bijgevolg is hierop geen RSZ verschuldigd. Op fiscaal vlak wordt die terugbetaling gezien als ‘kost eigen aan de werkgever’, zodat u het bedrag fiscaal kunt aftrekken. Hierop is evenmin bedrijfsvoorheffing verschuldigd.
Opgelet, er is wel belasting verschuldigd op de kledijvergoeding (toegekend op basis van een sectorale cao) die u toekent aan bedienden die een bijzonder verzorgd voorkomen moeten vertonen, omdat ze in contact staan met cliënteel.
Wat doet Securex voor u?
Heeft u nog vragen over dit thema? Dan kunt u uw Securex Legal Advisor contacteren via myHR@securex.be.
Securex kan u bijstaan in het nalezen van uw arbeidsreglement.
Lees ook: Dragen van hoofddoek en neutraliteitsbeleid: een stand van zaken
Bronnen
- Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten
- Codex over het welzijn op het werk, titel 3 van boek IX
- Koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders
- Wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers
- WIB 1992
