Telewerkt jouw werknemer vanuit het buitenland na 31 december? Houd dan zeker rekening met enkele aandachtspunten.
Waar moeten de socialezekerheidsbijdragen betaald worden?
Aandachtspunten:
- Vergeet de Limosa-aangifte niet te verrichten indien je een buitenlandse werkgever bent en indien jouw werknemer (deels) in België werkzaam is
- Denk na over jouw werkorganisatie vanaf 1 juli 2023, wanneer de overgangsperiode zal aflopen
Principe
De regel inzake sociale zekerheid is dat socialezekerheidsbijdragen in slechts één staat worden betaald. Het algemene principe bepaalt dat deze bijdragen moeten worden betaald in de staat waar de werknemer werkt.
Werkt jouw werknemer bijvoorbeeld vanuit Denia? Dan zou je bijdragen moeten betalen aan de Italiaanse sociale zekerheid. Dat zou heel wat administratieve rompsomp opleveren. In de praktijk is dat voor de meeste werkgevers zelfs een onmogelijke opdracht.
Er bestaan ook specifieke regels voor werknemers die gelijktijdig in twee staten werken. Als de werknemer deels in zijn woonstaat werkt zal hij of zij daar in principe onderworpen zijn als daar een substantieel deel van de activiteiten worden verricht (minstens 25%).
Indien jouw werknemer vanuit zijn residentie in Denia werkt en slechts één keer per maand in België komt werken, zou je bijdragen moeten betalen aan de Italiaanse sociale zekerheid. Je zal lezen dat gedurende een overgangsperiode die net werd verlengd, jouw werknemer in deze situatie in België onderworpen kan blijven.
Tolerantie tijdens de coronacrisis
Rekening houdend met de pandemie werd beslist dat telewerkperiodes in het buitenland uitzonderlijk niet in aanmerking worden genomen om te bepalen welke socialezekerheidswetgeving van toepassing is. Deze periodes hebben dus geen impact hebben op de aansluiting bij de sociale zekerheid. Deze tolerantie wegens “overmacht” was slechts van toepassing tot 30 juni 2022.
Nieuwe overgangsperiode tot eind 2022 verder verlengd
Een nieuwe overgangsperiode ving aan op 1 juli 2022 en loopt tot 31 december 2022. Deze periode zal dezelfde gevolgen hebben als de coronamaatregelen en zal ook van toepassing zijn op nieuwe telewerksituaties. Deze periode wordt nu verder verlengd tot 30 juni 2023.
De werknemer die in het buitenland telewerkt voor meer dan 25% van zijn activiteiten kan dus onderworpen blijven in de staat waar zijn werkgever zijn zetel heeft tot 30 juni 2023.
Jouw werknemer werkt voor een Belgisch bedrijf en telewerkt vier dagen per week in zijn/haar woonplaats in Frankrijk. In principe zou hij of zij onderworpen moeten zijn aan de sociale zekerheid in Frankrijk. Dankzij de overgangsperiode kan hij of zij onderworpen blijven in België.
Als jouw werknemer met jou overeenkomt om deze werkorganisatie vanaf juli 2023 te behouden, zal hij of zij evenwel onderworpen zijn in Frankijk, en dat voor alle arbeidsprestaties. Dat wordt immers bepaald door het Europese reglement dat deze materie regelt.
Een andere oplossing: uw werknemer detacheren
Je kan de onderwerping aan de buitenlandse sociale zekerheid vermijden via een detachering voor de periode van 'telewerkvakantie'. In dat geval blijven jouw werknemers onderworpen aan de Belgische sociale zekerheid. Je dient echter op het voorhand een detacheringsaanvraag in te dienen en het formulier A1 aan jouw werknemers te overhandigen.
Controleer ook of de lidstaat waar uw werknemer gaat telewerken geen bijkomende verplichtingen oplegt aan werkgevers die werknemers detacheren. Deze voorwaarden kunnen immers van land tot land variëren.
Jouw werknemers willen telewerken vanuit een land dat buiten de Europese Economische Ruimte, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk is gelegen? Ga dan zeker na of een detachering mogelijk is.
Limosa opnieuw verplicht sinds 1 juli 2022
De overgangsperiode is enkel van toepassing op de sociale zekerheid, en niet op de Limosa-verplichting.
Deze melding is vereist voor telewerk in België in dienst van een buitenlandse werkgever, bijvoorbeeld bij hybride werken (gedeeltelijk in België en gedeeltelijk in de gebouwen van de werkgever) of een tijdelijke opdracht in België. Deze verplichting was tijdelijk opgeschort wegens de COVID-19 overmacht situatie die is afgelopen op 30 juni 2022.
Indien je normaal gezien een Limosa-melding moet verrichten, was deze formaliteit opnieuw verplicht sinds 1 juli 2022.
Waar wordt jouw werknemer belast?
Aandachtspunt:
Let er op dat jouw werknemer tijdens het telewerk minder dan 183 dagen per jaar in het buitenland verblijft
Principe
Het principe inzake belastingen is hetzelfde als bij socialezekerheidsbijdragen: een werknemer wordt belast in het land waar hij werkt.
Dat betekent dat jouw werknemer die gedurende een maand in Denia werkt zijn inkomen zou moeten aangeven in Italië, en daar ook belastingen zou moeten betalen. Bovendien zou je de bedrijfsvoorheffing voor die maand moeten berekenen en afhouden volgens de Italiaanse wetgeving. Dat zou zowel jou als jouw werknemer een enorme bijkomende administratieve last opleveren.
Afwijkende regeling voor grensarbeiders tijdens de pandemie
In het kader van de strijd tegen het coronavirus en om de nadelige gevolgen op fiscaal gebied te neutraliseren heeft België minnelijke akkoorden gesloten met de buurlanden (Duitsland, Nederland, Frankrijk en Luxemburg).
Op basis van die akkoorden worden werkdagen die thuis moeten worden gepresteerd wegens de maatregelen die in het kader van de strijd tegen het coronavirus zijn genomen, tijdelijk en fictief beschouwd als werkdagen in het land waar de beroepsactiviteit normaal wordt uitgeoefend. De lonen van grensarbeiders worden dus nog steeds in het buitenland belast.
Opgelet! Deze akkoorden liepen af op 30 juni 2022.
Stelsel van toepassing sinds 1 juli 2022
Sinds 1 juli 2022 werden de bepalingen van de verdragen ter vermijding van dubbele belasting, die van toepassing waren vóór de Covid-akkoorden, opnieuw toegepast. Bijgevolg zullen de bezoldigingen voor de dagen die thuis werden gepresteerd in principe worden belast in de woonstaat van de betrokken werknemer.
Concreet betekent dit dat je als werkgever geen bedrijfsvoorheffing meer kan inhouden op de bezoldigingen van jouw grensarbeiders indien zij thuis werken (of in het land van hun residentie).
Voorbeeld : jouw Nederlandse grensarbeider werkt thuis. De bezoldigingen voor deze telewerkdagen worden sinds 1 juli 2022 belast moeten in Nederland, de woonstaat.
Voor de sociale zekerheidsbijdragen worden de bijzondere regels binnen de EER, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk op Europees niveau vastgelegd. Op het vlak van de belastingen is dat niet het geval. Je zal dus steeds moeten nagaan wat het dubbel belastingverdrag tussen België en het telewerkland voorziet.
Wat met de arbeidsongevallenverzekering?
Aandachtspunten:
1. Leg schriftelijk vast waar en wanneer jouw werknemer in het buitenland telewerkt
2. Check met jouw arbeidsongevallenverzekeraar of de polis arbeidsongevallen bij telewerk in het buitenland dekt
Leg de plaats en de uren van het telewerk schriftelijk vast
In de arbeidsongevallenwet wordt duidelijk bepaald dat ook arbeids(weg)ongevallen tijdens het telewerk als een arbeidsongeval beschouwd worden.
Dat betekent dat jouw werknemers verzekerd zijn als er tijdens het telewerk een ongeval gebeurt. Dat geldt ook als ze bijvoorbeeld tijdens de middagpauze een broodje gaan halen en een ongeval hebben met de fiets.
Je moet wel kunnen aantonen dat jouw werknemer op die dag telewerkte. Om dat bewijs te leveren moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:
- De plaats of de plaatsen waar jouw werknemer telewerkt moeten schriftelijk vastgelegd worden
- In dat document leg je ook vast tijdens welke uren jouw werknemer telewerkt
Heb je de plaats en de uren van het telewerk niet schriftelijk vastgelegd? Dan wordt er vermoed dat jouw werknemers telewerken op de plaats waar ze gewoonlijk telewerken. Dat is meestal hun thuisadres. En er wordt van uit gegaan dat ze telewerken tijdens de uren waarop ze normaal op kantoor zouden werken.
Tijdens een telewerkvakantie kan het vermoeden dat jouw werknemer telewerkt van de plaats waar hij normaal telewerkt niet worden toegepast.
Je moet dus duidelijk afspreken waar en wanneer jouw werknemer in het buitenland telewerkt. Dat doe je best in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Zonder dat bewijs wordt het heel wat moeilijker om aan te tonen dat er sprake was van een arbeidsongeval tijdens de telewerkvakantie.
Raadpleeg jouw verzekeraar
Maar dat is niet het enige waar je moet op letten. Je moet ook altijd nagaan met jouw arbeidsongevallenverzekeraar of arbeidsongevallen bij telewerk in het buitenland wel gedekt worden in de polis. Dat is immers niet altijd het geval.
En wat met de arbeidsovereenkomst?
Aandachtspunt:
De Belgische arbeidsovereenkomst en de telewerkpolicy zijn ook van toepassing op telewerkers in het buitenland
Tijdens de telewerkvakantie in het buitenland blijft de Belgische arbeidsovereenkomst bestaan.
Dat betekent ook dat jouw telewerkpolicy van toepassing blijft. Jouw werknemers die in het buitenland telewerken, moeten dus nog steeds tijdens de Belgische kantooruren bereikbaar zijn.
Jouw werknemer kan dus niet beslissen om van 6 tot 10 uur ’s ochtends te werken en opnieuw van 16 tot 20 uur om tussen 10 en 16 uur op het strand te liggen.
Wat doet Securex voor jou?
Als je nog vragen hebt over het telewerk in het buitenland of telewerk in het algemeen, kan je onze consultants contacteren op consultinglegal@securex.be
Heb je vragen over een detachering of het betalen van belastingen in het buitenland? Dan staan onze collega’s van het International Mobility Team voor jou klaar. Je contacteert hen via international.mobility@securex.eu.
Bron
- Bericht van de RSZ over de beslissing van 14 juni 2022 van de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de nationale socialezekerheidsstelsels
- Bericht van de RSZ van 17 november 2022 over de beslissing om deze maatregel te verlengen
