Nieuwe bedragen buitenlandse dienstreizen van kracht

Een kost eigen aan de werkgever

Werknemers en bedrijfsleiders die voor het werk in jouw opdracht verplaatsingen maken naar het buitenland, moeten vaak extra kosten maken voor eten, drinken, de plaatselijke metro, enz. Zulke kosten zijn ten laste van jou als werkgever. Dat wil zeggen dat de terugbetaling ervan in principe niet als loon wordt beschouwd.

Je zou de werkelijke kosten kunnen terugbetalen op basis van ingediende bonnetjes, maar je mag ook gebruik maken van de forfaits die de FOD Buitenlandse zaken toekent aan haar ambtenaren die voor het werk naar het buitenland gaan. Die forfaits worden namelijk ook in de privésector aanvaard.

Als je kiest voor een forfaitaire vergoeding en je leeft bovendien enkele voorwaarden na, dan zijn er op die terugbetaling geen sociale bijdragen en geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd. Sociaal en fiscaal worden die forfaitaire vergoedingen dan immers als een ‘kost eigen aan de werkgever’ (ernstige normen) beschouwd.

Welk forfait mag je toekennen voor buitenlandse dienstreizen?

Je hebt als werkgever de keuze tussen twee forfaitaire dagbedragen:

• Ofwel pas je het algemeen forfait van 37,18 euro per dag toe, ongeacht het land van de dienstreis
• Ofwel pas je de dagelijkse forfaitaire vergoeding uit de zogenaamde ‘landenlijst’ toe, die verschilt van land tot land. Je vindt deze lijst bij de downloads op deze pagina

Bedragen in de landenlijst: korte of lange buitenlandse dienstreizen?

Kies je voor de dagelijkse forfaitaire vergoeding uit de landenlijst, dan zal je zien dat er twee categorieën zijn.

• Categorie 1 bevat de hoogste bedragen. Je mag die gebruiken in geval van korte buitenlandse dienstreizen
• Categorie 2 bevat lagere bedragen. Die gelden in geval van lange buitenlandse dienstreizen

Hoe weet je nu of een dienstreis kort of lang is? Het antwoord vind je in de volgende tabel:

Welke kosten dekt het forfait buitenlandse dienstreizen?

Een dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de kosten voor maaltijden en andere kleine uitgaven. Enkele voorbeelden:

• Ontbijt, middagmaal, diner
• Versnaperingen
• Drank
• Plaatselijk vervoer
• Telefonie

Geen forfait voor vliegtuig en logement

Huisvestingskosten en de reiskosten van en naar het buitenland vallen niet onder dit forfait. Als je werknemer bijvoorbeeld hotelkosten of vliegtuigtickets heeft voorgeschoten, zal je die enkel kunnen terugbetalen op basis van bewijsstukken. Het terugbetaalde bedrag moet overeenstemmen met de werkelijke kosten.

Hier wordt het wat misleidend, als je de landenlijst van de overheid gebruikt in de privésector. De forfaitaire bedragen in de kolom ‘maximale logementsvergoeding’ in de landenlijst zijn niet van toepassing in de privésector. Ze zijn enkel bedoeld voor terugbetalingen die de FOD Buitenlandse zaken aan ambtenaren doet.

Wat als de maaltijd in de hotelkosten inbegrepen is?

In werkelijkheid zal een hotelrekening soms niet alleen de kost van de kamer omvatten, maar ook een ontbijt, middagmaal en/of avondmaal. Wanneer je dan het werkelijke bedrag van de verblijfskosten (bv. hotelrekening) terugbetaalt terwijl je ook een dagelijkse forfaitaire vergoeding toekent, betaal je eigenlijk twee keer maaltijdkosten terug.

Dat is niet de bedoeling. De forfaits van de FOD Buitenlandse zaken schrijven daarom voor dat je de dagelijkse forfaitaire vergoedingen moet verminderen met de volgende percentages:

• 35% van de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor het middagmaal
• 45% van de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor het avondmaal

Over de ontbijtkosten bestaat sinds kort onduidelijkheid. Vroeger stond er vermeld dat je het dagforfait moest verminderen met 15%, wanneer er al ontbijtkosten inbegrepen zijn in de werkelijke verblijfskosten (bv. hotelrekening) die je terugbetaalt. De FOD Buitenlandse zaken vermeldt nu echter dat die 15% voortaan vervat zitten in de logementsvergoeding. Die forfaitaire logementsvergoeding mag je echter niet gebruiken in de privésector (zie hoger). Het is dus afwachten op een verduidelijking van de FOD Financiën.

Ons advies

In afwachting van een omzendbrief van de FOD Financiën die meer duidelijkheid brengt, kan je veiligheidshalve nog steeds 15% aftrekken van het dagforfait.

Opgelet als je maaltijdcheques blijft betalen

Wat als je werknemer een bonnetje binnenbrengt voor andere maaltijden en dranken, bijvoorbeeld een restaurantbezoek buiten het hotel? Of andere kleine uitgaven zoals een plaatselijke taxirit? Die kosten worden al gedekt door de forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen. Je kan ze dus niet nog een keer terugbetalen.

Veel werkgevers denken er niet aan, maar maaltijdcheques dienen ook om maaltijdkosten te vergoeden. Blijf je maaltijdcheques doorbetalen tijdens de buitenlandse dienstreis van je werknemer of bedrijfsleider? Dan moet je de  forfaitaire vergoeding verminderen met jouw tussenkomst als de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheques (enkel het patronale deel dus).

Wat doet Securex voor jou?

Je ziet het, het terugbetalen van kosten bij buitenlandse dienstreizen kan eindigen in een complexe rekenoefening. Heb je hier nog een vraag over? Jouw Securex Legal Advisor helpt je graag verder via myHR@securex.be.

Twijfel je na het lezen van dit artikel of de onkostenvergoedingen in jouw onderneming wel wettelijk in orde zijn? Speel dan op zeker en laat een audit laten afnemen door Securex Consulting. Mail naar consultinglegal@securex.be en we geven je graag meer info. 

Bronnen

• Ministerieel besluit van 10 januari 2023 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, Belgisch Staatsblad van 15 februari 2023
• Circulaire 2018/C/8 van 22 januari 2018 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt