Kosten eigen aan de werkgever
Werknemers en bedrijfsleiders die op jouw vraag werkverplaatsingen doen naar het buitenland, maken vaak extra kosten voor eten, drinken, de plaatselijke metro enz. Die kosten zijn voor jouw rekening als werkgever. Dat betekent dat de terugbetaling ervan in principe niet als loon wordt beschouwd.
Je kunt de werkelijke kosten terugbetalen op basis van kostennota’s, maar je kunt je ook baseren op de forfaitaire bedragen die de FOD Buitenlandse Zaken toekent aan zijn ambtenaren die voor het werk naar het buitenland reizen. Die forfaitaire bedragen zijn ook toegestaan in de privésector.
Als je kiest voor een forfaitaire vergoeding en bepaalde voorwaarden naleeft, is deze vergoeding vrijgesteld van sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Vanuit sociaal en fiscaal oogpunt worden de forfaitaire vergoedingen beschouwd als kosten eigen aan de werkgever (ernstige normen).
Meer info: Dienstreizen naar het buitenland: alles wat je moet weten
Nieuwe forfaits vanaf 1 augustus 2025
Als werkgever kan je kiezen tussen twee forfaitaire dagbedragen:
- Ofwel pas je het algemeen forfait van 37,18 euro per dag toe, ongeacht het land van de dienstreis.
- Ofwel pas je de dagelijkse forfaitaire vergoeding uit de landenlijst toe, die verschilt van land tot land.
Op 1 augustus 2025 is in het Belgisch Staatsblad een nieuwe lijst gepubliceerd met forfaitaire bedragen voor dienstreizen naar het buitenland. Je vindt deze lijst bij de downloads op deze pagina.
De nieuwe bedragen op de landenlijst gelden vanaf 1 augustus 2025. Ze kunnen echter ook worden gebruikt voor al goedgekeurde verplaatsingen die op die datum nog niet zijn uitgevoerd, op voorwaarde dat ze voordeliger zijn voor de werknemer of bedrijfsleider.
Het bedrag 37,18 euro per dag, dat al van toepassing was vóór 1 augustus 2025, blijft onveranderd.
Goed om te weten
Je kunt altijd de forfaits raadplegen die van toepassing waren vóór 1 augustus 2025 in ons artikel van 11 juli 2025.
Wat doet Securex voor jou?
Heb je een vraag over de terugbetaling van kosten tijdens dienstreizen in het buitenland? Neem contact op met je Securex Legal Advisor op het volgende adres: myHR@securex.be. Je advisor zal je graag helpen.
Vraag je je af of de terugbetalingen van kosten in je onderneming wettelijk in orde zijn? Speel dan op zeker en laat een audit uitvoeren door Securex Consulting. Mail naar consultinglegal@securex.be. We geven je graag meer informatie.
Bron
