Principe van de forfaitaire dagvergoedingen
Wanneer je werknemers of bedrijfsleiders voor het werk naar het buitenland reizen, mag je hun gemaakte kosten, onder bepaalde voorwaarden, terugbetalen zonder dat daar RSZ of bedrijfsvoorheffing op verschuldigd is. De forfaitaire dagvergoedingen (landenlijst) gelden voor de federale ambtenaren, maar worden ook aanvaard in de privésector.
Deze vergoedingen dekken de kosten voor maaltijden en andere kleine uitgaven.
Lees meer: “Dienstreizen naar het buitenland: alles wat je moet weten”
Nieuwe bedragen sinds 1 augustus 2025
Sinds 1 augustus 2025 gelden nieuwe forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland. Ze vervangen de vergoedingen die van toepassing waren sinds februari 2023.
Lees meer: ‘Dienstreizen naar het buitenland: nieuwe vergoedingen vanaf 1 augustus 2025’
Enkele nieuwigheden
Vereiste minimumduur van een buitenlandse dienstreis
Voor dienstreizen waarbij vertrek en terugkeer binnen dezelfde 24 uur plaatsvinden, mocht je tot en met 31 december 2024 enkel een volledige dagvergoeding belastingvrij toekennen als de afwezigheid minstens 10 uur bedroeg. De nieuwe circulaire schrapt deze voorwaarde retroactief vanaf 1 januari 2025.
Een voorbeeld:
Sophie maakt in opdracht van haar werkgever een dienstreis naar Noord-Frankrijk. Zij vertrekt op dinsdag 18 november 2025 om 8 uur vanuit Brussel en keert diezelfde dag, meteen na haar opdracht, terug. Ze komt om 17 uur opnieuw aan in Brussel. Sophie krijgt geen andere vergoedingen zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques.
In dit voorbeeld mag een belastingvrije vergoeding van 95 euro (zie landenlijst) worden toegekend, zelfs al is Sophie minder dan 10 uur afwezig.
Dagen van vertrek en terugkeer
Voor dienstreizen van meer dan 24 uur én voor buitenlandse verblijven van meer dan 30 dagen mocht de dagvergoeding tot en met 31 december 2024 slechts voor 50% worden toegekend op de dagen van vertrek en terugkeer.
Die halve dagvergoedingen moesten wel niet procentueel verminderd worden wanneer de huisvestingskosten door de werkgever werden terugbetaald en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.
De nieuwe circulaire bepaalt nu dat de forfaitaire dagvergoeding niet langer moet worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer en dit (retroactief) vanaf 1 januari 2025.
Op de 'volledige' verblijfsvergoeding moeten dan wel nog de procentuele verminderingen worden toegepast wanneer afzonderlijk terugbetaalde huisvestingskosten ook bepaalde maaltijden (35% voor de lunch en 45% voor het avondmaal) of kleine uitgaven (20%) bevatten.
Een voorbeeld:
Maurice wordt door zijn werkgever uitgezonden naar Frankrijk en Spanje voor het uitvoeren van marktonderzoek. Hij vertrekt op 1 september 2025 vanuit Brussel (vaste plaats van tewerkstelling) naar Frankrijk waar hij in Parijs verblijft. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.
Op 21 september 2025 reist hij door naar Spanje waar hij in Madrid verblijft. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 9 oktober 2025 is hij terug in België.
Maurice krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).
De volgende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt:
- 21 dagen (van 1 - 21 september 2025) x (57 euro – 45 %) = 658,35 euro
- 18 dagen (van 22 september 2025 - 9 oktober 2025) x 45 euro = 810 euro
De werkgever mag een totale vergoeding van 1.468,35 euro toekennen aan Maurice.
Wat doet Securex voor jou ?
Heb je vragen over buitenlandse dienstreizen? Neem dan zeker contact op met jouw Securex Legal Advisor via myHR@securex.be
