Recent werd een nieuwe lijst met forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen gepubliceerd. Sinds 1 augustus 2025 gelden er nieuwe forfaitaire bedragen in de landenlijst voor buitenlandse dienstreizen.
In het kort
Alleen sedentaire werknemers die af en toe buitenlandse opdrachten uitvoeren, komen in aanmerking voor forfaitaire vergoedingen voor korte reizen (categorie 1)
Omdat de RSZ zich afstemt op de fiscale regels voor vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland, zijn de volgende richtlijnen zowel vanuit sociaal als fiscaal oogpunt van toepassing.
Kosten eigen aan de werkgever
Werknemers en bedrijfsleiders die op jouw vraag werkverplaatsingen doen naar het buitenland, maken vaak extra kosten voor eten, drinken, de plaatselijke metro, enz. Deze kosten zijn voor jouw rekening als werkgever. Dit betekent dat de terugbetaling ervan in principe niet als loon wordt beschouwd.
Je kunt de werkelijke kosten terugbetalen op basis van kostennota’s, maar je kunt je ook baseren op de forfaitaire bedragen die de FOD Buitenlandse Zaken toekent aan zijn ambtenaren die voor het werk naar het buitenland reizen. Deze forfaitaire bedragen zijn ook toegestaan in de privésector.
Als je kiest voor een forfaitaire vergoeding en bepaalde voorwaarden naleeft, is deze vergoeding vrijgesteld van sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Vanuit sociaal en fiscaal oogpunt worden deze forfaitaire betalingen beschouwd als eigen kosten van de werkgever (ernstige normen).
Welk forfait kan je toekennen voor dienstreizen naar het buitenland?
Als werkgever kan je kiezen tussen twee forfaitaire dagbedragen:
- Ofwel pas je het algemeen forfait van 37,18 euro per dag toe, ongeacht het land van de dienstreis;
- Ofwel pas je de dagelijkse forfaitaire vergoeding uit de landenlijst toe, die verschilt van land tot land. Je vindt deze lijst bij de downloads op deze pagina
De forfaitaire bedragen in de landenlijst voor dienstreizen naar het buitenland zijn van toepassing sinds 15 februari 2023.
Bedragen van de landenlijst: korte of lange dienstreizen naar het buitenland?
Als je kiest voor de forfaitaire dagvergoeding van de landenlijst zie je dat er twee categorieën zijn.
- Categorie 1 bevat de hoogste bedragen. Je kunt ze gebruiken voor korte dienstreizen naar het buitenland
- Categorie 2 bevat lagere bedragen. Deze bedragen gelden voor lange dienstreizen naar het buitenland
Hoe weet je of het een korte of lange dienstreis is? Het antwoord op deze vraag is te vinden in de onderstaande tabellen:
Korte buitenlandse dienstreizen
| Type | Korte dienstreis buitenland |
| Kenmerken | Minimaal 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag) en maximaal 30 kalenderdagen. |
| Aanvullende voorwaarden | Werknemers en bedrijfsleiders moeten een sedentaire functie uitoefenen. Dit betekent dat verplaatsingen van en naar het buitenland geen deel mogen uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteiten. |
| Bedrag | Dagelijkse forfaitaire vergoeding volgens categorie 1 van de landenlijst |
Lange buitenlandse dienstreizen
| Type | Lange buitenlandse dienstreis |
| Kenmerken | Meer dan 30 kalenderdagen |
| Aanvullende voorwaarden |
|
| Bedrag | Dagelijkse forfaitaire vergoeding volgens categorie 2 van de landenlijst |
Categorie 1 - enkel voor sedentaire werknemers met occasionele opdrachten
De RSZ heeft onlangs een verduidelijking over dienstreizen naar het buitenland toegevoegd aan zijn administratieve instructies.
Er staat nu dat de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor korte dienstreizen naar het buitenland (categorie 1) alleen kan worden toegekend als er sprake is van ‘echte dienstreizen naar het buitenland’.
Deze voorwaarde is niet nieuw. De fiscus had die voorwaarde al in het verleden vastgelegd. Wat bedoelt de RSZ dan met ‘echte dienstreizen’?
Voor sedentaire werknemers
Categorie 1 zijn werknemers of bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en in deze context af en toe een dienstenreis naar het buitenland maken.
Bijgevolg komen werknemers voor wie verplaatsingen naar en van het buitenland een wezenlijk deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit niet in aanmerking.
Voor dienstreizen
Wanneer de fiscus het heeft over een ‘buitenlandse dienstreis’ bedoelt hij een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst van de werkgever.
Eventuele vrijwillige verlengingen van reizen door de werknemer worden dus niet beschouwd als dienstreizen.
Welke kosten dekt het forfait voor buitenlandse dienstreizen?
Een dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de kosten voor maaltijden en andere kleine uitgaven. Enkele voorbeelden:
- Middagmaal en avondmaal (anders dan vroeger worden ontbijtkosten niet langer beschouwd als een deel van de 'dagelijkse forfaitaire vergoeding')
- Versnaperingen
- Drank
- Plaatselijk vervoer
- Telefonie
Geen forfait voor vliegtuig en logies
Huisvestingskosten en de reiskosten van en naar het buitenland vallen niet onder dit forfait. Als je werknemer bijvoorbeeld hotelkosten of vliegtuigtickets heeft voorgeschoten, kan je die enkel terugbetalen op basis van bewijsstukken. Het terugbetaalde bedrag moet overeenkomen met de werkelijke kosten.
Hier kan je de bal misslaan als je de landenlijst van de overheid gebruikt in de privésector. De forfaitaire bedragen in de kolom ‘maximale logementsvergoeding’ van de landenlijst zijn niet van toepassing in de privésector. Ze zijn enkel bedoeld voor terugbetalingen die de FOD Buitenlandse Zaken aan ambtenaren doet.
Wat als de maaltijd in de hotelkosten inbegrepen is?
Soms omvat een hotelrekening niet alleen de kost van de kamer, maar ook een ontbijt, middagmaal en/of avondmaal. Wanneer je dan het werkelijke bedrag van de verblijfskosten (bv. hotelrekening) terugbetaalt terwijl je ook een dagelijkse forfaitaire vergoeding toekent, betaal je eigenlijk twee keer maaltijdkosten terug.
Dat is niet de bedoeling. De forfaits van de FOD Buitenlandse Zaken schrijven daarom voor dat je de dagelijkse forfaitaire vergoedingen moet verminderen met de volgende percentages:
- 35% van de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor het middagmaal
- 45% van de vaste dagvergoeding voor het avondmaal
- 20% voor kleine uitgaven (in plaats van 15%)
Aangezien de ontbijtkosten niet langer worden beschouwd als een deel van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, moet er geen procentuele vermindering worden toegepast wanneer de ontbijtkosten zijn inbegrepen in de logieskosten die door de werkgever of de vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen.
Opgelet als je maaltijdcheques blijft betalen
Wat als je werknemer een bonnetje binnenbrengt voor andere maaltijden en dranken, bijvoorbeeld een restaurantbezoek buiten het hotel? Of voor andere kleine uitgaven zoals een plaatselijke taxirit? Die kosten worden al gedekt door de forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen. Je kan ze dus niet nog een keer terugbetalen.
Veel werkgevers staan er niet bij stil, maar maaltijdcheques dienen ook om maaltijdkosten te vergoeden. Blijf je maaltijdcheques doorbetalen tijdens de buitenlandse dienstreis van je werknemer of bedrijfsleider? Dan moet je de forfaitaire vergoeding verminderen met jouw tussenkomst als werkgever in het bedrag van de maaltijdcheques (enkel het werkgeversaandeel dus).
Wat doet Securex voor jou?
Zoals je ziet, kan het terugbetalen van kosten bij buitenlandse dienstreizen aanleiding geven tot een complexe rekenoefening. Heb je hier nog vragen over? Contacteer je Legal Advisor Securex op het adres: myHR@securex.be. Je advisor zal je graag helpen.
Twijfel je na het lezen van dit artikel of de onkostenvergoedingen in jouw onderneming wel wettelijk in orde zijn? Speel dan op zeker en laat een audit uitvoeren door Securex Consulting. Mail naar consultinglegal@securex.be. We geven je graag meer informatie.
Bronnen
- Administratieve instructies RSZ - 2025/2 > Het loonbegrip
- Circulaire 2023/C/61 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen
- Ministerieel besluit van 10 januari 2023, Belgisch Staatsblad van 15 februari 2023
- Circulaire 2018/C/8 van 22 januari 2018 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt
- Circulaire nr. Ci.RH.241/598.417 (AAFisc23/2011) van 15.4.2011
