Maar laat dat u niet ontmoedigen, want deze maatregelen zijn bedoeld om sociale fraude en oneerlijke concurrentie te bestrijden. Als u ze goed opvolgt, blijft u niet alleen makkelijker uit het vizier van de inspectiediensten, maar voorkomt u ook financiële nachtmerries met nalatige (onder)aannemers.
1. Iedereen die op de werf werkt geregistreerd?
Alle personen die onroerende werken uitvoeren op een werf, moeten zich verplicht vooraf dagelijks registreren. Dat gebeurt via de applicatie checkin@work van de RSZ.
Die verplichting geldt enkel voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, waarbij het totaalbedrag van het project gelijk is aan of hoger is dan 500.000 euro (exclusief BTW). Als tegenprestatie voor die extra administratieve last, zijn in er uw sector fiscale gunstmaatregelen uitgewerkt.
Construbadge
Het dragen van de Construbadge in de bouwsector is verplicht. Het is bedoeld als visueel identificatiemiddel op de bouwplaats. Zowel de arbeiders van Belgische bedrijven als de arbeiders van buitenlandse bedrijven moeten de Construbadge gebruiken.
De Construbadge wordt afgeleverd door het Fonds voor bestaanszekerheid van de sector. Deze badge kan ook geïntegreerd worden in de elektronische systemen die uw onderneming voor de aanwezigheidsregistratie gebruikt (zie hierboven).
2. Werken vooraf aangegeven?
Aannemers van onroerende werken moeten vóór het begin van de werken vaak een online aangifte van werken doen, via de portaalsite van de sociale zekerheid. Of u werken wel of niet moet aangeven, hangt af van het prijskaartje en van het aantal onderaannemers.
Als u de werken correcte aangeeft, kan de RSZ vlotter zien dat u (hopelijk) in orde bent met enkele verplichtingen die we elders in dit artikel bespreken:
- De aanwezigheidsregistratie (zie vorige stap)
- De inhoudingsplicht (zie volgende stap)
- Identificeren van de opdrachtgever en de onderaannemer(s), en ramen van de kostprijs van de werken
Lees meer over de aangifte van werken in onze informatiefiche.
3. Heeft uw medecontractant sociale/fiscale schulden?
Mogen we u een kleine tip geven, die grote drama’s kan vermijden? Controleer eerst of uw (onder)aannemer sociale en fiscale schulden heeft, en betaal dan pas de factuur. Doet u dat niet, dan riskeert u aansprakelijk te worden voor de onbetaalde schulden van uw (onder)aannemer!
Via twee databanken kunt eenvoudig nagaan of zulke schulden bestaan op het moment dat u de factuur betaalt:
- Sociale schulden: via de portaalsite van de sociale zekerheid
- Fiscale schulden: via de website van de FOD Financiën of via de rubriek My Minfin.
Als er schulden zijn, dan heeft u een inhoudingsplicht. Als uw inhoudingen niet of niet correct gebeuren, dan bent u hoofdelijk aansprakelijk.
4. Abnormaal lage prijzen? Vraag garanties op papier!
Hanteert uw rechtstreekse (onder)aannemer abnormaal lage prijzen? Dan kan dit een signaal zijn dat uw medecontractpartij zijn werknemers niet volgens de minimumlonen in de bouwsector betaalt, of nog, niet alle verplichte loonvoordelen toekent. Weet dat u in die gevallen hoofdelijk verantwoordelijk kunt worden om het loontekort bij te passen, zelfs al gaat het niet om uw eigen werknemers! Daarnaast moet u uiteraard ook zelf het juiste loon betalen aan uw eigen werknemers.
Als u abnormale prijzen opmerkt, adviseren wij u om een schriftelijke verklaring te eisen van uw rechtstreekse onderaannemer. Zo’n verklaring ontslaat u van financiële aansprakelijkheid, als het de volgende garanties bevat:
- Uw medepartij bevestigt dat hij aan zijn werknemers het verschuldigde minimumloon en alle verplichte loonvoordelen betaalt, en dit in de toekomst ook zal blijven doen
- De verklaring bevat de gegevens van de internetsite van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg waarin de inlichtingen betreffende het loon zijn opgenomen
Hulp nodig voor het opmaken van deze verklaring? Raadpleeg uw Securex Legal Advisor en stuur een mail naar myHR@securex.be.
5. Bleef de tijdelijke werkloosheid binnen de grenzen?
Werkgevers die jaarlijks meer dan 110 kalenderdagen per werknemer economische werkloosheid inroepen, moeten een responsabiliseringsbijdrage betalen aan de RSZ. In dat geval spreekt de wetgever namelijk van overdreven gebruik van economische werkloosheid.
Wanneer u bovendien derden inschakelt om het werk uit te voeren, terwijl uw arbeiders economisch werkloos zijn, riskeert u een sanctie. U moet voor de betrokken dagen dan het normale loon betalen aan uw arbeiders. De redenering is dan immers dat er geen gebrek aan werk was buiten uw wil om.
Wat met tijdelijke werkloosheid omwille van corona-overmacht?
Momenteel maken weinig werkgevers gebruik van economische werkloosheid, omdat er een zeer soepele aanvraagprocedure geldt voor tijdelijke werkloosheid omwille van coronaovermacht. Ook hier moet u echter kunnen verantwoorden aan de RVA waarom er tijdelijke werkloosheid nodig was in uw onderneming. Deze vorm van tijdelijke werkloosheid loopt in principe af op 31 maart 2022.
Wenst u meer te weten over de tijdelijke werkloosheid, en de economische werkloosheid voor arbeiders in het bijzonder? Lees onze informatie op Lex4You.
6. Voldoende RSZ-voorschotten betaald?
Iedere werkgever die meer dan 4.000 euro per kwartaal aan socialezekerheidsbijdragen betaalt aan de RSZ, moet voorschotten op de bijdragen betalen.
Maar de werkgevers uit de bouwsector die procentuele voorschotten betalen, moeten een forfaitair maandelijks voorschot van 700 euro per bijkomende arbeider vanaf de derde arbeider betalen, en dit bovenop de normale voorschotten en op dezelfde data.
Deze bijkomende betaling is enkel verschuldigd indien het arbeiderspersoneel tussen het refertekwartaal (k - 4) en het einde van de voorlaatste maand vóór de betaling van het voorschot met minstens 3 arbeiders toegenomen is.
Het eerste voorschot van het tweede kwartaal van 2022 moet u op 5 mei 2022 betalen. Stelde u op 31 maart 2022, twee maanden vóór 5 mei 2022, minstens 3 arbeiders meer tewerk dan op 30 juni 2021? Dan moet u vanaf die derde bijkomende arbeider een forfaitair voorschot van 700 euro betalen.
Goed opvolgen is dus de boodschap. Een werkgever die een arbeider heeft aangeworven op 31 maart 2022 en daarmee een toename van het arbeiderspersoneel met minstens 3 arbeiders heeft bereikt ten opzichte van 30 juni 2021, de laatste dag van het refertekwartaal (k - 4), zal voor deze arbeider ten laatste op 5 mei 2022 een eerste voorschot van 700 euro moeten betalen.
7. Arbeiders geïnformeerd over mobiliteitsvergoeding?
Het bedrag van de mobiliteitsvergoeding moet op de loonfiche worden vermeld. U bent daarnaast verplicht om maandelijks een schriftelijk detail af te geven aan de arbeider, dat het volgende vermeldt:
- Het aantal werkelijk afgelegde kilometers
- Het toegekende bedrag
Uw syndicale afvaardiging kan u vrijstellen van die verplichting.
Indien u aangesloten bent bij het Sociaal Secretariaat Securex, staat het toegekende bedrag op de loonfiche vermeld. U kan dankzij onze portaaltool het aantal kilometers per dag ingeven, en op basis hiervan een document afdrukken.
8. U bent een buitenlandse aannemer? Let op de extra verplichtingen
De buitenlandse werkgever die personeel naar België detacheert, moet aan een aantal specifieke verplichtingen voldoen, bovenop de algemene verplichtingen.
Stel een verbindingspersoon aan
Vóór het begin van de detachering moet u een verbindingspersoon aanduiden in uw Limosa-aangifte. Die persoon is het vaste aanspreekpunt bij wie de Belgische inspectiediensten steeds de noodzakelijke documenten kunnen opvragen.
Hou een reeks documenten ter beschikking van de inspectie
Wanneer de inspectiediensten er om vragen, moet u enkele specifieke documenten kunnen bezorgen om een doeltreffende controle mogelijk te maken. Vraag naar meer info bij uw Securex Legal Advisor of Consultant.
9. Heeft u een doordacht arbeidsreglement?
Met een correct ingevuld arbeidsreglement vermijdt u verrassing bij een inspectie. Maar zo’n reglement is zoveel meer dan een loutere administratieve verplichting.
Wij raden aan om het te gebruiken als dé verzamelplaats van heldere afspraken met uw medewerkers. Zo neemt u als het ware een verzekering tegen misverstanden en zorgt u voor een goede verstandhouding met uw personeel.
Onze Securex Legal Advisors en Consultants zetten u graag op weg! Leestip: Doorstaat uw arbeidsreglement een inspectie?
10. Wees voorbereid voor de flitscontroles van de maand mei
Zoals ieder jaar stelde de SIOD (de sociale inlichtingen- en opsporingsdienst) een actieplan op om de sociale en fiscale fraude te bestrijden.
‘Flitscontroles’ zijn voorzien in uw sector gedurende de maand mei.
Maar geen paniek:
- Op onze e-Shop vindt u al heel wat modellen die u nodig heeft om in orde te zijn
- Op de site van de SIOD vindt u een checklist, die aangeeft waarmee u bij een controle rekening moet houden
- Tenslotte kunt u ook steeds een volledige audit vragen via consultinglegal@securex.be. Wij screenen dan de documenten in uw onderneming, zodat u op beide oren kunt slapen.
