Een constante bij filtscontroles is de controle op de deeltijdse arbeid. Die vorm van arbeid is aan heel wat administratieve formaliteiten onderworpen. Daarom is het niet zo verwonderlijk dat een werkgever wel eens zondigt tegen de regels op deeltijdse arbeid.
Om problemen te vermijden, zetten we alvast de 9 belangrijkste checks voor u op een rijtje. Deze regels gelden ongeacht hoe de deeltijdse arbeid wordt gepresteerd.
1. Is er sprake van deeltijdse arbeid?
Hoewel er in het arbeidsrecht geen definitie van het begrip 'deeltijdse arbeid' bestaat, kunnen we deeltijdse arbeid omschrijven als arbeid die vrijwillig en regelmatig gedurende een kortere duur dan de normale arbeidsduur in de onderneming wordt verricht. Een deeltijdse werknemer is dus een werknemer wiens normale arbeidsduur lager is dan die van een voltijdse werknemer in een vergelijkbare situatie.
Er bestaan dus allerlei vormen van deeltijdse arbeid, zoals bijvoorbeeld:
- In een vierdagenstelsel werken in plaats van in een vijfdagenstelsel
- Vijf halve dagen per week werken
- In de eerste week drie dagen werken en in de tweede week vier dagen werken
Opgelet: ook als een werknemer ouderschapsverlof of tijdskrediet neemt, wordt hij of zij als deeltijder beschouwd.
2. Schriftelijke overeenkomst opstellen
De deeltijdse arbeidsovereenkomst moet individueel en schriftelijk worden opgesteld en dit ten laatste wanneer de overeenkomst start.
3. Uurrooster vermelden
Het uurrooster (of het nu een vast of variabel rooster is) moet in de arbeidsovereenkomst worden vermeld. Als niet enkel de arbeidsduur, maar ook het uurrooster variabel is, moet dat uit de arbeidsovereenkomst blijken. Zo moet u de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur vermelden. Bovendien moet dat rooster vastgesteld worden volgens de regels van het arbeidsreglement.
Sinds 2017 is het niet meer verplicht om alle deeltijdse uurroosters in het arbeidsreglement op te nemen. Maar opgelet, niet alle formaliteiten zijn verdwenen.
4. Arbeidsduur naleven
De arbeidsduur moet minstens een derde van de voltijdse arbeidsduur bedragen. Hierop bestaan wel enkele uitzonderingen. Zo kan een deeltijdse werknemer in bepaalde gevallen minder dan een derde van de voltijdse arbeidsduur presteren.
De werkperiode mag niet korter zijn dan drie uur. Hierop zijn sectorale afwijkingen mogelijk (zie Paritaire comités).
5. Geen discriminatie
Een deeltijdse werknemer heeft recht op dezelfde loon- en arbeidsvoorwaarden als een voltijder en dit pro rata zijn arbeidsduur.
6. Voorrang bij een voltijdse vacature
Wist u dat wanneer er in uw bedrijf een voltijdse betrekking vrij komt, uw deeltijdse werknemers hiervoor voorrang hebben, en dat u hen daarover schriftelijk moet inlichten?
Doet u dat niet en gaat het om een deeltijder met een inkomensgarantie-uitkering (IGU)? Dan moet u hiervoor mogelijk een responsabiliseringbijdrage betalen.
7. Kopie van deeltijdse contracten bewaren
Hoewel het niet meer verplicht is om alle uurroosters in het arbeidsreglement te vermelden, moet er wel nog steeds een kopie van de deeltijdse arbeidsovereenkomsten worden bewaard. Die kopie kunt u ook in elektronische vorm bewaren.
8. Afwijkingsregister invullen
Ook het afwijkingsregister bestaat nog steeds. Indien een deeltijdse werknemer uren presteert die voor of na het overeengekomen uur aanvangen, moet u als werkgever deze uren apart registeren in een controledocument of afwijkingsregister. Dat moet u ook doen als de uren worden verricht buiten het geplande werkrooster, of als er van werkrooster wordt gewisseld.
Juridisch gezien volstaat het niet dat het afwijkingsregister bijvoorbeeld op het einde van de dag of één keer per week wordt ingevuld. Het moet onmiddellijk worden ingevuld. Het afwijkingsregister kan een papieren register zijn, maar u kunt ook kiezen voor een tijdsregistratiesysteem via badge. Het volstaat dat het systeem kan geraadpleegd worden op een toegankelijke plaats.
9. Variabele roosters tijdig bekendmaken
Sinds 2017 werd de bekendmaking door de werkgever van de variabele werkroosters aan deeltijdse tewerkgestelde werknemers vereenvoudigd. Toch moeten deze werkroosters nog steeds ten minste 5 werkdagen vooraf ter kennis worden gebracht van de werknemers. In uw sector kan die periode korter zijn. Dat is bijvoorbeeld in de horeca gebeurd. In de arbeidsdeal sprak de regering af om deze termijn van 5 werkdagen op te trekken naar 7 werkdagen. Ook dan blijven sectorale afwijkingen mogelijk. Deze nieuwe regel is wel nog niet officieel.
Niet alle checks afgevinkt?
Dan is dit een ideaal moment om dit met uw Securex Legal Advisor te bespreken, via myhr@securex.be
Wilt u liever een volledige audit of nazicht van uw dossier? Dat kan ook, onze consultants staan u graag bij via consultinglegal@securex.be.
